Księgowość

Bilans to podstawowy element sprawozdania finansowego. Pełni on rolę nie tylko formalno-rachunkową, weryfikacyjną czy uzgodnieniową, ale także sprawozdawczą.

Warto wyjaśnić, więc czym w ogóle jest bilans? Co składa się na pozycje bilansu i czym one są? Kiedy należy go sporządzić?

Rachunkowość jednostki prowadzącej księgi rachunkowe

Jednostka, która dobrowolnie lub obowiązkowo prowadzi księgi rachunkowe musi stosować zasady związane z prowadzeniem ksiąg i wykonywać wszelkie obowiązki, do których obliguje ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 zwanej dalej ustawą o rachunkowości).

Rachunkowość jednostki prowadzącej księgi rachunkowe obejmuje:

• przyjęte zasady (politykę) rachunkowości,
• prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,
• okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
• wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,
• sporządzanie sprawozdań finansowych (w tym bilans),
• gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą,
• poddanie badaniu, składanie do właściwego rejestru sądowego, udostępnianie i ogłaszanie sprawozdań finansowych w przypadkach przewidzianych ustawą.

Bilans i zadania bilansu

Jednym z obowiązków jednostki prowadzącej księgi rachunkowe jest sporządzenie sprawozdania finansowego. Bilans jest obligatoryjną częścią składową sprawozdania finansowego. Sam bilans jest tak naprawdę zestawieniem odpowiednio (tematycznie) zaprezentowanych sald kont księgowych, ale według ustawowego podziału na konkretne sekcje, do których należą konkretne konta oraz oczywiście ich saldo. Bilans to informacja dla przedsiębiorcy, kontrahentów, urzędu skarbowego, ZUS, GUS, banków, leasingodawców i całej masy innych podmiotów o sytuacji finansowo-majątkowej przedsiębiorcy.

Bilans w dużym skrócie to skondensowana informacja o posiadanym majątku rzeczowym, majątku finansowym, o kapitałach jednostki, zysku lub stracie oraz wszelkich zobowiązań jednostki wobec kontrahentów, urzędów, wspólników, innych podmiotów, ale i należnościach, czyli kwotach należnych dla jednostki.

Zadaniem bilansu jest dostarczenie informacji o sytuacji finansowo-majątkowej jednostki różnym podmiotom w przypadku:

1. oceny wiarygodności dokonywanej przez kontrahentów,
2. ubiegania się o kredyt, leasing,
3. analizy i kontroli dokonywanej przez organy podatkowe, organy kontroli podatkowej,
4. zmiany formy prawnej,
5. momentu przed przekształceniem, restrukturyzacją podmiotu,
6. momentu przed połączeniem podmiotów,
7. dla celów analizy dokonywanej przez akcjonariuszy, udziałowców, podmioty powiązane,
8. dla tradycyjnych, własnych celów kontrolnych,
9. pozostałych przyczyn.

Zgodnie z art. 45 ust. 2 ustawy o rachunkowości  (zwanej dalej ustawą o rachunkowości) obowiązkowymi elementami każdego sprawozdania finansowego są:

• bilans,
• rachunek zysków i strat,
• informacja dodatkowa, obejmująca wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia.

Tak, więc bilans jest jedną z najważniejszych części składowych sprawozdania finansowego. Jednostka zawsze, gdy sporządza obowiązkowo lub dobrowolnie sprawozdanie finansowe wówczas zawsze obligatoryjnie sporządza bilans, rachunek zysków i strat oraz wprowadzenie i informację dodatkową do sprawozdania finansowego.

Natomiast w myśl art. 45 ust. 3 ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe obejmuje ponadto zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym oraz rachunek przepływów pieniężnych u:

• jednostki innej niż jednostka mikro i jednostka mała oraz jednostka typu związki zawodowe, organizacje pracodawców, izby gospodarcze, przedstawicielstwa przedsiębiorców zagranicznych, społeczno-zawodowe organizacje rolników, organizacje samorządu zawodowego, organizacje samorządu gospodarczego rzemiosła i Polskie Biuro Ubezpieczycieli Komunikacyjnych,
• jednostki sektora finansów publicznych, która w poprzedzającym roku obrotowym, za który sporządzono sprawozdania finansowe, spełniła co najmniej dwa warunki (średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło, co najmniej 50 osób, suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 3 125 000 euro, przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 6 250 000 EUR),
• alternatywnej spółki inwestycyjnej.

Kiedy należy sporządzić sprawozdanie finansowe

Sprawozdanie finansowe (w tym oczywiście bilans) sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych. Ustawowe dni zamknięcia ksiąg rachunkowych oraz dni otwarcia ksiąg zaprezentowano w poniżej tabeli. Należy pamiętać, iż w przypadku jednostek kontynuujących działalność salda końcowe kont księgowych (bilans zamknięcia) na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych to to samo, co salda początkowe na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych (bilans otwarcia).

Ustawowe dni obligatoryjnego otwarcia i zamknięcia ksiąg rachunkowych
Dzień, na który jednostka otwiera księgi rachunkowe W ciągu 15 dni od dnia zaistnienia tych zdarzeń	Dzień, na który jednostka zamyka księgi rachunkowe Nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia zaistnienia tych zdarzeń
Dzień rozpoczęcia działalności, którym jest dzień pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym	Dzień kończący rok obrotowy
Na początek każdego następnego roku obrotowego	Dzień zakończenia działalności jednostki, w tym również jej sprzedaży, zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego, o ile nie nastąpiło jego umorzenie
Dzień zmiany formy prawnej	Dzień poprzedzający zmianę formy prawnej
Dzień wpisu do rejestru połączenia jednostek lub podziału jednostki, powodujących powstanie nowej jednostki (jednostek)	W jednostce przejmowanej na dzień połączenia związanego z przejęciem jednostki przez inną jednostkę, to jest na dzień wpisu do rejestru tego połączenia
Dzień rozpoczęcia likwidacji lub ogłoszenia upadłości	Dzień poprzedzający dzień podziału lub połączenia jednostek, jeżeli w wyniku podziału lub połączenia powstaje nowa jednostka, to jest na dzień poprzedzający dzień wpisu do rejestru połączenia lub podziału
	Dzień poprzedzający dzień postawienia jednostki w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości
	Na inny dzień bilansowy określony odrębnymi przepisami

Warto podkreślić, iż jednostka nie ma obowiązku zamykania ksiąg rachunkowych, a więc sporządzania sprawozdania finansowego w sytuacji przekształcenia spółki osobowej oraz spółki cywilnej w inną spółkę osobową, a także spółki kapitałowej w inną spółkę kapitałową albo połączenia jednostek, gdy w myśl ustawy o rachunkowości rozliczenie połączenia następuje metodą łączenia udziałów i nie powoduje powstania nowej jednostki.

Jak widać sprawozdanie finansowe w tym bilans jest obowiązkowym elementem wszystkich jednostek prowadzących księgi rachunkowe. Bilans jest efektem – wynikiem zamknięcia ksiąg rachunkowych na konkretny moment (dzień) a zatem przedstawia on salda zamknięcia kont księgowych na konkretny dzień.

Powyższe oznacza, iż z bilansem powiązane są konta księgowe, więc bilans to stan kont księgowych na konkretny dzień.

Co zawiera bilans

Bilans zawiera zestawienie końcowych sald kont księgowych uporządkowanych według ustawowych zakresów informacji. Należy w tym miejscu zaznaczyć, iż bilans to końcowa informacja o zmianach, jakie nastąpiły w ciągu roku obrotowego. W ciągu roku obrotowego ma miejsce przecież szereg zdarzeń gospodarczych (transakcji zakupu, sprzedaży, operacji zapłat, wpłat, różnego rodzaju korekt, wystąpienia pewnych zjawisk, wystąpienia różnych innych okoliczności np. zniszczenie środka trwałego na skutek powodzi itd.).

Bilans pokazuje, zatem końcowy skutek wszystkich operacji gospodarczych, które miały miejsce w roku obrotowym, ale to nie wszystko. Bilans nie ogranicza się tylko do roku obrotowego.

Bilans to informacja ciągła. Co to oznacza? Pomimo, iż jest on sporządzany na konkretny dzień i zawiera wynik końcowy operacji gospodarczych zaistniałych w ciągu roku obrotowego to dodatkowo zawiera stany końcowe poprzedniego roku obrotowego.

Bilans to zestawienie aktywów i pasywów jednostki, odzwierciedlające jej sytuację majątkowo-finansową na określony dzień, zwany dniem bilansowym. Sporządzany jest na początek (bilans otwarcia) oraz na koniec (bilans zamknięcia) okresu sprawozdawczego. Bilans otwarcia przedstawia salda początkowe kont na pierwszy dzień roku obrotowego, natomiast bilans zamknięcia ukazuje salda końcowe na ostatni dzień tego roku. Salda końcowe wynikają z połączenia sald początkowych oraz zdarzeń gospodarczych zaistniałych w trakcie roku, uwzględniając ich wpływ na wynik finansowy jednostki.

BILANS ZAMKNIĘCIA	=	BILANS OTWARCIA
SALDA (stany końcowe) KONT KSIĘGOWYCH NA OSTATNI DZIEŃ POPRZEDNIEGO ROKU OBROTOWEGO		SALDA (stany początkowe) KONT KSIĘGOWYCH NA PIERWSZY DZIEŃ KOLEJNEGO ROKU OBROTOWEGO

Warto przedstawić jeszcze jedno zestawienie.

BILANS OTWARCIA	+	OPERACJE GOSPODARCZE WYSTĘPUJĄCE W TRAKCIE BIEŻĄCEGO ROKU OBROTOWEGO	=	BILANS ZAMKNIĘCIA
SALDA (stany początkowe) KONT KSIĘGOWYCH NA PIERWSZY DZIEŃ BIEŻĄCEGO ROKU OBROTOWEGO				SALDA (stany końcowe) KONT KSIĘGOWYCH NA OSTATNI DZIEŃ BIEŻĄCEGO ROKU OBROTOWEGO

Należy podkreślić, że każdy bilans zawiera dane nie tylko za zamknięty rok obrotowy, ale także za rok go poprzedzający. Warto teraz zaznajomić się, co oznaczają poszczególne pozycje bilansu.

Ogólna charakterystyka bilansu

Sprawozdanie finansowe a konkretnie jego część, czyli bilans ma określony wzór. To, jaki wzór stosować określa ustawa o rachunkowości i odnosi się do załączników ustawy. Przykładowo banki korzystają z innego wzoru bilansu, zakłady ubezpieczeń z jeszcze innego.

Z innych wzorów bilansu korzystają jednostki mikro a z innego jednostki małe korzystające z uproszczeń. Jeden z najczęściej stosowanych wzorów bilansu jest przedstawiony w załączniku nr 1 do ustawy o rachunkowości i to on będzie tutaj omówiony.

Podstawowa zasada bilansu, a więc równowagi polega na tym, iż aktywa muszą być równe pasywom.

SUMA AKTYWÓW	=	SUMA PASYWÓW
Zasada ta obowiązuje nie tylko na dzień sporządzenia bilansu, ale od początku prowadzenia ksiąg rachunkowych do dnia likwidacji jednostki, a więc przez cały czas trwania przedsiębiorstwa.

W tym miejscu należy podkreślić, iż w zależności od typu i wielkości jednostki bilans może zawierać inne pozycje; bardziej uproszczone lub bardziej rozszerzone. Najwięcej firm jest zobligowana do sporządzenia bilansu według załącznika nr 1 ustawy o rachunkowości a więc bilansu, który zawiera zakres informacji dla jednostek innych niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji.

Bilans składa się z aktywów i pasywów.

Na główne kategorię aktywów wchodzą:

1. AKTYWA TRWAŁE
   • Wartości niematerialne i prawne
   • Rzeczowe aktywa trwałe
   • Należności długoterminowe
   • Inwestycje długoterminowe
2. AKTYWA OBROTOWE
   • Zapasy
   • Należności krótkoterminowe
   • Inwestycje krótkoterminowe
   • Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe
3. NALEŻNE WPŁATY NA KAPITAŁ (FUNDUSZ) PODSTAWOWY
4. UDZIAŁY (AKCJE) WŁASNE.

Na główne kategorię pasywów wchodzą:

1. KAPITAŁ (FUNDUSZ) WŁASNY
   • Kapitał (fundusz) podstawowy
   • Kapitał (fundusz) zapasowy
   • Kapitał (fundusz) z aktualizacji wyceny
   • Pozostałe kapitały (fundusze) rezerwowe
   • Zysk (strata) z lat ubiegłych
   • Zysk (strata) netto
   • Odpisy z zysku netto w ciągu roku obrotowego (wielkość ujemna)
2. ZOBOWIĄZANIA I REZERWY NA ZOBOWIĄZANIA
   • Rezerwy na zobowiązania
   • Zobowiązania długoterminowe
   • Zobowiązania krótkoterminowe
   • Rozliczenia międzyokresowe

Widać wyraźnie, iż aktywa bilansu skupiają:

1. zasoby rzeczowego i niematerialnego majątku jednostki (środki trwałe, także w budowie, wartości niematerialne i prawne czy koszty prac rozwojowych, wartość firmy),
2. wszelkie należności od różnych podmiotów (długoterminowe, krótkoterminowe od podmiotów powiązanych i niepowiązanych),
3. wszelkie inwestycje w rzeczowy i finansowy majątek trwały i obrotowy,
4. zapasy materiałów, towarów, produkcji w toku, zaliczek na nie,
5. rozliczenia bankowe, kasy zakładowej, inne,
6. należne wpłaty na kapitał podstawowy,
7. udziały (akcje własne).

Z kolei, pasywa bilansu skupiają:

1. różnego rodzaju kapitały i wpłaty na nie tzn. podstawowy, zapasowy, rezerwowy,
2. kapitał z aktualizacji wyceny (różnego rodzaju nadwyżki w wartościach aktywów m.in. finansowych),
3. zysk (stratę) z lat ubiegłych,
4. zysk (stratę) netto z roku obrotowego,
5. odpisy z zysku netto w ciągu roku obrotowego (wielkość ujemna),
6. rezerwy na zobowiązania na świadczenia emerytalne, z tytułu odroczonego podatku dochodowego, pozostałe,
7. zobowiązania długoterminowe wobec podmiotów powiązanych i niepowiązanych z tytułu kredytów, pożyczek, emisji dłużnych papierów, wekslowe, inne tego typu,
8. zobowiązania krótkoterminowe wobec podmiotów powiązanych i niepowiązanych z tytułu dostaw towarów lub usług, podatków, składek ZUS, innych zobowiązań publicznych, kredytów, pożyczek, emisji dłużnych papierów, wekslowe, inne tego typu zobowiązania finansowe, pozostałe,
9. rozliczenia międzyokresowe przychodów,
10. ujemna wartość firmy.

Wzór bilansu według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości przedstawiono w poniższym linku (pozycje bilansu):

https://druki.gofin.pl/podglad/dzial/134/druk/990/wersja/4905

Autor:

Krzysztof Ulicki

Źródła:

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120) [z dnia 14.04.2025].

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163) [z dnia 14.04.2025].

Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 2805) [z dnia 14.04.205].

Ustawa z dnia 15.09.2000 r. Kodeks spółek handlowych (Dz. U. z 2024 r. poz. 18) [z dnia 14.04.2025].

Ustawa z dnia 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2024 r. poz. 1061) [z dnia 14.04.2025].

KOMUNIKAT MINISTRA FINANSÓW z dnia 27 grudnia 2018 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia aktualizacji Krajowego Standardu Rachunkowości Nr 7 „Zmiany zasad (polityki) rachunkowości, wartości szacunkowych, poprawianie błędów, zdarzenia następujące po dniu bilansowym – ujęcie i prezentacja” [z dnia 14.04.2025].

KOMUNIKAT MINISTRA ROZWOJU FINANSÓW z dnia 4 stycznia 2018 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia aktualizacji Krajowego Standardu Rachunkowości Nr 9 „Sprawozdanie z działalności” [z dnia 14.04.2025].

KOMUNIKAT MINISTRA ROZWOJU FINANSÓW z dnia 28 lipca 2021 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia aktualizacji Krajowego Standardu Rachunkowości Nr 14 „Kontynuacja działalności oraz rachunkowość jednostek przy braku kontynuowania działalności” [z dnia 14.04.2025].

Przedsiębiorcy często mają do czynienia z odsetkami ustawowymi, choć nie zawsze zdają sobie z tego sprawę. Odsetki te różnią się od odsetek naliczanych z tytułu zaległości podatkowych czy składkowych. Warto więc zadać kilka pytań: czym właściwie są odsetki ustawowe? W jaki sposób się je oblicza? Na co należy zwrócić szczególną uwagę?

Czym są odsetki

Odsetki to swoistego rodzaju dodatkowa opłata, która może mieć charakter typowo sankcyjny to znaczy doliczana jest z uwagi na opłacenie po terminie różnego rodzaju zobowiązań. Odsetki mogą też przybrać charakter wynagrodzenia tytułem udostępnienia kapitału dla innego podmiotu. W praktyce gospodarczej podatnicy najczęściej spotykają się z odsetkami o charakterze podatkowym albo ustawowym.

Czym będą odsetki ustawowe?

Ustawa z dnia 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2024 r. poz. 1061 zwana dalej Kodeksem Cywilnym) zawiera w sobie wyjaśnienie tego zagadnienia.

Odsetki ustawowe

Odsetki ustawowe można podzielić generalnie na dwie grupy:

1. odsetki naliczane z uwagi na opóźnienie w uregulowaniu zobowiązań z tytułu transakcji handlowych bądź innych zobowiązań niepodatkowych.
2. odsetki naliczane w sytuacji, gdy jedna ze stron udostępnia kapitał drugiej stronie i pobiera za to wynagrodzenie właśnie w postaci odsetek.

Ustawowe odsetki kapitałowe, czyli z tytułu udostępnienia kapitału

Jednym z dwóch typów odsetek ustawowych są odsetki z tytułu udostępnienia kapitału, czyli odsetki kapitałowe. Stanowią one wynagrodzenie wobec wykorzystania cudzego kapitału. Ten rodzaj odsetek został uregulowany w art. 359 Kodeksu Cywilnego. Odsetki od sumy pieniężnej (z tytułu udostępnionego kapitału) są należne tylko wtedy, gdy wynika to:

1. z czynności prawnej,
2. z ustawy,
3. z orzeczenia sądu,
4. z decyzji innego właściwego organu.

– stanowią wynagrodzenie z tytułu korzystania z cudzego kapitału a konkretnie wynagrodzenie od pozostałej do spłaty części tego kapitału.

UWAGA! Minister Sprawiedliwości na mocy obwieszczenia, w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” ogłasza wysokość odsetek ustawowych.

Wysokość odsetek kapitałowych najczęściej określają strony umowy. Gdyby jednak tak się nie stało wówczas obowiązuje stawka ustawowa nie większa jednak niż stawka maksymalna. W sytuacji, gdy wysokość odsetek kapitałowych nie jest określona np. w umowie to na ich wysokość będzie składać się suma stopy referencyjnej NBP i 3,5 punktów procentowych.

Aktualna stopa referencyjna NBP wynosi 5,75 % i jeżeli doda się do tego 3,5% daje to łącznie 9,25% w skali roku.

Zatem aktualna łączna stopa procentowa odsetek kapitałowych w ww. przypadku wynosi 9,25% w skali roku. Należy też wspomnieć o dopuszczalnej maksymalnej wartości odsetek kapitałowych, bowiem regulacje o odsetkach maksymalnych nie mogą być w żaden sposób ograniczone. Maksymalna wysokość odsetek kapitałowych w skali roku nie może być wyższa niż dwukrotność wysokości odsetek ustawowych. Natomiast jeżeli w umowie określono odsetki kapitałowe większe niż maksymalne to należne odsetki będą wyłącznie te maksymalne.

Odsetki kapitałowe płatne są:

1. co roku z dołu w przypadku rocznego terminu płatności spłaty kapitału (raz w ciągu roku),
2. jednocześnie z zapłatą kapitału w sytuacji krótszego niż rok terminu płatności.

Odsetki kapitałowe występują najczęściej przy pożyczkach, kredytach czy różnego rodzaju inwestycjach.

Odsetki ustawowe z tytułu opóźnień w płatnościach

Druga grupa odsetek ustawowych dotyczy sytuacji, gdy odsetki są naliczane wobec zapłaty kontrahenta po upływie terminu płatności. Ich kwota będzie zależna od długości okresu czasu, od upływu terminu płatności do dnia zapłaty włącznie.

Zgodnie z art. 481 Kodeksu Cywilnego jeżeli dłużnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego, wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia, chociażby nie poniósł żadnej szkody i chociażby opóźnienie było następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi.

UWAGA! Minister Sprawiedliwości na mocy obwieszczenia, w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” ogłasza wysokość odsetek ustawowych za opóźnienie.

Stopę odsetek za opóźnienie w płatnościach określają strony umowy. Gdyby jednak jej nie ustaliły, wówczas odsetki ustawowe za opóźnienie są równe sumie stopy referencyjnej NBP i 5,5 punktów procentowych. Jednakże, gdy wierzytelność jest oprocentowana według stopy wyższej, wierzyciel może żądać odsetek za opóźnienie według tej wyższej stopy.

Aktualna stopa referencyjna NBP wynosi 5,75 % i jeżeli doda się do tego 5,5% daje to łącznie 11,25% w skali roku. Zatem aktualna łączna stopa procentowa odsetek kapitałowych w ww. przypadku wynosi 11,25% w skali roku.

Należy też wspomnieć o dopuszczalnej maksymalnej wartości odsetek. Podobnie jak powyżej maksymalna wysokość odsetek za opóźnienie nie może w stosunku rocznym przekraczać dwukrotności wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie. W sytuacji, gdy kwota odsetek za opóźnienie przekracza wysokość ww. odsetek maksymalnych wówczas należne są odsetki maksymalne.

Warunki spisanej umowy pomiędzy stronami nie mogą w żaden sposób ograniczać przepisów o odsetkach maksymalnych za opóźnienie.

UWAGA! Zgodnie z art. 115 Kodeksu Cywilnego w sytuacji, gdy koniec terminu do wykonania czynności przypada na dzień uznany ustawowo za wolny od pracy lub na sobotę, termin upływa następnego dnia, który nie jest dniem wolnym od pracy ani sobotą.

W tej grupie odsetek ustawowych za płatność po terminie należy jeszcze wymienić odsetki za opóźnienie w zapłacie w transakcjach handlowych. Są one stosowane, gdy w odniesieniu w danej transakcji handlowej stronami są podmioty określone w art. 2 ustawy z dnia 8.03.2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1790) a więc:

• przedsiębiorcy – osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą a także działalność rolniczą,
• podmioty prowadzące działalność, o której mowa w art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców,
• podmioty, o których mowa w art. 4, art. 5 ust. 1 i art. 6 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1710, 1812, 1933 i 2185 oraz z 2023 r. poz. 412 i 825) – zamawiający, będący jednostkami sektora publicznego, zamawiający subsydiowani, także podmioty wykonujące działalność sektorową, pozostałe podmioty,
• osoby wykonujące wolny zawód,
• oddziały i przedstawicielstwa przedsiębiorców zagranicznych,
• przedsiębiorcy z państw członkowskich Unii Europejskiej, państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) – stron umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym lub Konfederacji Szwajcarskiej.

UWAGA! Minister Rozwoju i Technologii ogłasza na drodze obwieszczenia informację w sprawie wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych.

Wysokość odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych, od dnia 1 stycznia 2025 r. do dnia 30 czerwca 2025 r., wynosi:

• 13,75 % w stosunku rocznym ‒ w przypadku transakcji handlowych, w których dłużnikiem jest podmiot publiczny będący podmiotem leczniczym,
• 15,75 % w stosunku rocznym ‒ w przypadku transakcji handlowych, w których dłużnikiem nie jest podmiot publiczny będący podmiotem leczniczym.

Odsetki ustawowe z tytułu nieterminowych płatności niepodatkowych oblicza się w następujący sposób.

ODSETKI USTAWOWE	=	suma zaległości x liczba dni zwłoki w zapłacie	x	stopa odsetek
		365 dni

Odsetki ustawowe za płatność zobowiązań niepodatkowych po terminie należy liczyć od pierwszego dnia po terminie płatności wynikającym z umowy lub faktury. Odsetki ustawowe za nieterminowe płatności zobowiązań niepodatkowych oblicza się od kwoty należnej do zapłaty, a więc od kwoty brutto. W razie zwłoki dłużnika w zapłacie wierzyciel poza odsetkami może żądać naprawienia ewentualnej szkody na zasadach ogólnych.

Przykład 1

Przedsiębiorca nabył od innego przedsiębiorcy towary handlowe o wartości 15.000 zł brutto. Wraz z towarami otrzymał fakturę wystawioną dnia 10.01.2025r. o terminie płatności 17.01.2025r.

Nabywca uregulował fakturę jednak 14.03.2025r.

Liczba dni płatności po terminie: 63 dni licząc od 11.01.2025r. do 14.03.2025r.

Obliczenie odsetek ustawowych:

(15 000 zł x 63 dni) / 365 dni x 15,75% = 407,77 zł

Sprzedawca ma prawo w takim wypadku doliczyć nabywcy odsetki ustawowe w kwocie 407,77 zł.

Przykład 2

Osoba fizyczna na podstawie umowy sprzedaży zbyła samochód osobowy o wartości 39.000 zł. Termin płatności wynikający z umowy to 03.03.2025r.

Osoba fizyczna będąca nabywcą zapłaciła za samochód dnia 17.03.2025r.

Liczba dni płatności po terminie: 14 dni licząc od 04.03.2025r. do 17.03.2025r.

Obliczenie odsetek ustawowych:

(39 000 zł x 14 dni) / 365 dni x 11,25% = 168,29 zł

Osoba fizyczna sprzedająca samochód ma prawo w takim wypadku doliczyć nabywcy odsetki ustawowe w kwocie 168,29 zł.

Przykład 3

Pracownik nie otrzymał wynagrodzenia w terminie do dnia 10.03.2025r. Kwota należnego wynagrodzenia to 8 000 zł brutto.  Pracodawca wypłacił wynagrodzenia dnia 17.03.2025r.

Liczba dni płatności po terminie: 7 dni licząc od 11.03.2025r. do 17.03.2025r.

Obliczenie odsetek ustawowych:

(8 000 zł x 7 dni) / 365 dni x 11,25% = 17,26 zł

Pracodawca poza należnym wynagrodzeniem powinien wypłacić pracownikowi odsetki ustawowe w kwocie 17,26 zł.

UWAGA! W przypadku zapłaty starszych zaległości przy obliczaniu odsetek ustawowych należy wziąć pod uwagę stopę procentową odsetek obowiązującą we wszystkich odcinkach czasu, w jakich utrzymywała się dana zaległość aż do dnia zapłaty.

Wykaz odsetek ustawowych poza ww. obwieszczeniami można także znaleźć na stronach Regionalnych Izb Obrachunkowych.

Autor:

Krzysztof Ulicki

Źródła:

Obwieszczenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 16 października 2023 r. w sprawie wysokości odsetek ustawowych (M.P. poz. 1122) [z dnia 02.04.2025].

Obwieszczenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 16 października 2023 r. w sprawie wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie (M.P. poz. 1123) [z dnia 02.04.2025].

Obwieszczenie Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 19 grudnia 2024r. w sprawie wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych [z dnia 02.04.2025].

Ustawa z dnia 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2024 r. poz. 1061) [z dnia 02.04.2025].

Ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1710, 1812, 1933 i 2185 oraz z 2023 r. poz. 412 i 825) [z dnia 02.04.2025].

Ustawa z dnia 8.03.2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1790) [z dnia 02.04.2025].

Biuletyn Informacji Publicznej Izby Obrachunkowej w Krakowie [z dnia 02.04.2025].

Aktualne stopy referencyjne na stronach Narodowego Banku Polskiego [z dnia 02.04.2025]

Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą najczęściej rozpoczyna prowadzenie ewidencji księgowej od Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR). Może jednak zdarzyć się, że w miarę rozwoju przedsiębiorstwa konieczna będzie zmiana formy ewidencji księgowej. Kiedy może wystąpić taka sytuacja?

Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów jest prowadzona, gdy przedsiębiorca:

• rozlicza się na zasadach ogólnych według skali podatkowej lub liniowo,
• prowadzi działalność gospodarczą indywidualnie albo w formie spółki cywilnej osób fizycznych, spółki jawnej osób fizycznych, spółki partnerskiej lub przedsiębiorstwa w spadku,
• przychody netto (bez VAT) z działalności gospodarczej albo przychody spółki nie przekroczyły w poprzednim roku 2,5 mln euro.

Dla potrzeb przeliczenia wartości wyrażonej w euro istotny jest kurs walut z 1 października roku poprzedniego, który w roku 2024 wyniósł 4,2846. Limit na 2025r. wynosi zatem 10 711 500 zł.

W przypadku, gdy przedsiębiorca zweryfikuje wielkość przychodów za poprzedni rok i stwierdzi, że przekroczył wskazany wyżej limit, jest zobowiązany do prowadzenia ksiąg rachunkowych (pełnej księgowości) od początku następnego roku obrotowego.

Zgodnie z art. 19 ustawy o rachunkowości, jednostka, która nie prowadziła wcześniej ksiąg rachunkowych, jest zobowiązana sporządzić wykaz aktywów i pasywów (inwentarz). Pozycje inwentarza powinny odpowiadać poszczególnym pozycjom bilansu otwarcia. Spis ten powinien zawierać podstawowe pozycje, które następnie będą mogły być przetworzone na bilans otwarcia dla ksiąg rachunkowych.

Po stronie aktywów podstawowe pozycje inwentarza to:

• wartości niematerialne i prawne,
• środki trwałe,
• zapasy, tj. znajdujące się w posiadaniu przedsiębiorcy materiały i towary na dzień zakończenia ewidencji w postaci KPiR,
• należności,
• środki pieniężne.

Po stronie pasywów będą to:

• zobowiązania,
• kredyty (także kredyty w rachunku bankowym),
• kapitał właściciela.

Ze względu na specyfikę prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów, ustalenie informacji potrzebnych do sporządzenia zestawienia może wymagać dodatkowej pracy. Wszystkie kwoty ustalamy na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji w KPiR, czyli najczęściej na ostatni dzień roku.

Najłatwiej ustalić wartości związane z zasobami w postaci środków trwałych. Bez względu na rodzaj prowadzonej ewidencji księgowej, zasady prowadzenia ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych są takie same. W tym przypadku niezbędne będzie wprowadzenie do ksiąg rachunkowych wartości początkowe z tabeli środków trwałych oraz wartości dotychczasowych umorzeń.

W kolejnych krokach konieczne jest ustalenie, jakie zobowiązania i należności pozostają nierozliczone na dzień zakończenia prowadzenia KPiR. Będą to zatem faktury dokumentujące zarówno sprzedaż i zakup nieopłacone do końca roku prowadzenia uproszczonej ewidencji księgowej. Do tej kategorii należą także zobowiązania z tytułu nieopłaconych podatków, składek ZUS czy innych zobowiązań budżetowych. Oczywiście może to być także należność budżetowa związana np. z nadpłatą podatku do urzędu skarbowego.

Jeśli przedsiębiorstwo posiada zapasy w postaci niesprzedanych towarów, produktów czy materiałów niewykorzystanych w procesie produkcyjnym, należy je również ująć w zestawieniu. Stanowią one majątek firmy, który podlega wykazaniu w bilansie otwarcia ksiąg rachunkowych. W przypadku prowadzenia KPiR na koniec roku podatnik zobowiązany jest przeprowadzić inwentaryzację dla potrzeb ustalenia podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym. Te informacje można a nawet trzeba wykorzystać na potrzeby przygotowania zestawienia do otwarcia ksiąg rachunkowych.

Przedsiębiorca zobowiązany jest także zweryfikować stan środków pieniężnych w kasie i na rachunku bankowym. Te wartości również podlegają wykazaniu w bilansie otwarcia ksiąg rachunkowych. W przypadku firmowego konta bankowego może zdarzyć się, że przedsiębiorca korzysta z kredytu w rachunku. Saldo konta będzie zatem wartością ujemną. W takim przypadku informacja powinna być wykazana po stronie pasywów bilansu.

Zasadą prowadzenia ksiąg handlowych jest zasada podwójnego zapisu, zgodnie z którą każda operacja gospodarcza musi być ujęta na co najmniej dwóch kontach księgowych, po przeciwnych stronach (Winien i Ma) oraz w tej samej kwocie. W konsekwencji suma wprowadzonych kwot do bilansu otwarcia po stronie pasywów i aktywów musi być równa. Jednym z elementów bilansu otwarcia jest kapitał podstawowy, który informuje o źródłach finansowania majątku firmy. W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, zobowiązanej do prowadzenia ksiąg handlowych z powodu przekroczenia określonych limitów, kapitał ten stanowi wkład własny właściciela. W inwentarzu będzie to różnica między sumą aktywów a pasywów. Wartość tę wprowadzamy do odpowiedniej pozycji bilansu otwarcia jako kapitał właściciela.

Przykład Inwentarza

Inwentarza sporządzony na dzień 31.12.2024
LP Składniki majątku	Wartość	Wartość
1. Środki trwałe	475 000,00	195 000,00
a) budynek magazynowy dotychczasowe umorzenie b) samochód dostawczy dotychczasowe umorzenie	350 000,00 125 000,00	150 000,00 45 000,00
2. Zapasy -towary	11 000,00
towar X towar Y towar Z	5 000,00 2 500,00 3 500,00
3. Należności krótkoterminowe z tyt. dostaw	8 450,00
kontrahent X kontrahent Y	6 500,00 1 950,00
4. Inwestycje krótkoterminowe	4 850,00
środki pieniężne w kasie i na rachunku	4 850,00
5. Zobowiązania długoterminowe		60 000,00
kredyt w rachunku		60 000,00
6. Zobowiązania krótkoterminowe		11 350,00
a) zobowiązanie wobec dostawcy X zobowiązanie wobec dostawcy Y b) niewypłacone wynagrodzenie za poprzedni miesiąc		1 500,00 1 850,00 8 000,00
7. Kapitał podstawowy/ właścicielski		232 950,00
	Aktywa	Pasywa
Razem	499 300,00	439 300,00

Autor:

Beata Tęgowska

Dowód księgowy w księgach rachunkowych stanowi najważniejsze źródło udokumentowanego zdarzenia gospodarczego, które miało miejsce w jednostce. Dowód księgowy to tak naprawdę dowód źródłowy.

Dowód księgowy musi spełniać określone cechy, aby został uznany za podstawę dokonania zapisu (księgowań) w księgach rachunkowych, czyli za dokument na podstawie, którego można dokonać zaksięgowania zdarzenia gospodarczego.

Czym jest dowód księgowy w świetle ustawy o rachunkowości

W nawiązaniu do art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (zwanej dalej ustawą o rachunkowości) jednostka prowadząca księgi rachunkowe ma obowiązek m.in.:

• ujmować w tych księgach zapisy zdarzeń (operacji gospodarczych) w porządku chronologicznym i systematycznym na podstawie dowodów księgowych, oraz
• gromadzić i przechowywać dowody księgowe oraz pozostałą dokumentację przewidzianą ustawą o rachunkowości.

Zatem jednym z obowiązków jednostki jest ujęcie w jej księgach rachunkowych okresu sprawozdawczego każdego zdarzenia, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym a ujęcia dokonuje się na podstawie dowodów księgowych.

Czym jest w takim razie dowód księgowy?

UWAGA! Dowód księgowy zwany w ustawie o rachunkowości też dowodem źródłowym to każdy dokument, który rzeczywiście stwierdza dokonanie operacji gospodarczej i może stanowić podstawę zapisu operacji gospodarczych w księgach rachunkowych (zawiera formalne ustawowe elementy). Niemniej nie każdy dokument może być podstawą do zapisu operacji gospodarczych w księgach rachunkowych.

Elementy, jakie powinien zawierać dowód księgowy
Lp.	Elementy
1	Rodzaj dowodu i jego numer identyfikacyjny
2	Nazwy oraz adresy stron dokonujących operacji gospodarczej
3	Opis operacji oraz jej wartość (określoną także w jednostkach naturalnych)
4	Data dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także data sporządzenia dowodu
5	Podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów

Co w takim razie ma znaczenie, iż dany dokument może stanowić dowód księgowy? Dowód księgowy to przede wszystkim dokument źródłowy dokumentujący wystąpienia zdarzenia gospodarczego. Należy podkreślić, iż dowodem księgowym mogą być dokumenty księgowe, dokumenty wewnętrzne jednostki i inne. Dowodem księgowym mogą być dokumenty elektroniczne, papierowe, ale też i pozostałe. Jakie są, więc wymogi formalne dowodu księgowego?

Są jednak wyjątki od reguły.

Dokumenty stanowiące dowody księgowe, które mogą nie zawierać niektórych ustawowych elementów
Okoliczność w drodze wyjątku	Wykaz elementów
W sytuacji, gdy wynika to z odrębnych przepisów	rodzaj i dowód i jego numer identyfikacyjny nazwy oraz adresy stron dokonujących operacji gospodarczej opis operacji oraz jej wartość (określoną także w jednostkach naturalnych) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów
W sytuacji, gdy wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych	stwierdzenie weryfikacji i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja, a więc wskazanie wszystkich niezbędnych kont księgowych dla zaksięgowania operacji gospodarczej) a także podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania
W sytuacji, gdy w toku przetwarzania w rachunkowości danych wyrażonych w jednostkach naturalnych nastąpi ich wycena, która następnie zostanie wydrukowana	Wartość w dowodzie księgowym

Dowód księgowy będzie to, zatem dowód źródłowy, który spełnia ww. cechy, jest zgodny z faktycznym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentuje, jest kompletny, i zawiera powyżej wymienione elementy formalne wolne od błędów rachunkowych.

UWAGA! Dowód księgowy wyrażony w walutach obcych powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie.

Rodzaje dowodów księgowych

Ustawa o rachunkowości w art. 20, 21 oraz 22 wyróżnia kilka istotnych podziałów dowodów.

Dowody księgowe mogą pochodzić od źródeł:

• zewnętrznych (obcych) – są to dowody otrzymane od kontrahentów,
• zewnętrznych (własnych) – są to dowody przekazywane w oryginale kontrahentom,
• wewnętrznych – są to dowody dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Należy w tym miejscu podkreślić, iż jednostka może również samodzielnie sporządzać dowody księgowe.

Dowody księgowe sporządzone przez jednostkę
Rodzaj dokumentów	Charakterystyka
Zbiorcze	Dowody księgowe służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione
Korygujące	Dowody księgowe wystawiane celem korekty już wystawionych dokumentów
Zastępcze	Dowody księgowe wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego
Rozliczeniowe	Dowody księgowe zawierające już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych

Jeżeli jednostka prowadzi księgi rachunkowe przy użyciu komputera (systemu księgowego) dowody źródłowe to także zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach.

Niemniej dokonane w systemie księgowym zapisy księgowe (uznane za dowody księgowe) muszą spełniać poniższe warunki:

• być czytelne i trwale zapisane w systemie księgowym,
• zawierać elementy dowodu księgowego,
• umożliwiać zidentyfikowanie źródła ich pochodzenia oraz osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie,
• umożliwić sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów,
• być chronione w miejscu ich powstania, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres 5 lat.

UWAGA! Jeżeli jednostka nie ma możliwości pozyskania zewnętrznych – obcych dowodów źródłowych, wówczas kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Powyższe nie dotyczy operacji gospodarczych nabycia opodatkowanych podatkiem VAT a także operacji skupu metali nieżelaznych od ludności.

Korekty dowodów księgowych

Jak już wyżej wskazano dowody księgowe muszą być kompletne i rzetelne, a więc przedstawiać operację gospodarczą dokonaną przez jednostkę zgodnie z rzeczywistym jej przebiegiem.

UWAGA! Bardzo ważną kwestią jest, iż niedopuszczalne jest dokonywanie wymazywania i przeróbek w dowodach księgowych. Wystawca dowodu księgowego (dowodu źródłowego) dokonuje jego korekty poprzez wystawienie dokumentu korygującego do tego dowodu księgowego.

Dowody księgowe powinny być, zatem wolne od błędów rachunkowych. Zdarza się jednak, iż zawierają różnego rodzaju pomyłki. Jak je skorygować?

Jeżeli jednostka zauważy błędy w swoich wewnętrznych dowodach księgowych wówczas może dokonać korekty przez:

• skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, oraz
• wpisanie treści poprawnej i daty poprawki, oraz
• złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej.

Należy podkreślić, iż nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr. Jeżeli natomiast jednostka zauważy błędy w dowodach księgowych zewnętrznych obcych lub własnych, wówczas musi wysłać do wystawcy tego dokumentu pismo zawierające sprostowanie błędnego dokumentu wraz z uzasadnieniem tegoż sprostowania.

Warto pamiętać, iż gdy zdarzenie gospodarcze zostało udokumentowane kilkoma dowodami księgowymi, wówczas kierownik jednostki musi ustalić tryb postępowania w zakresie księgowania lub nie, konkretnych dowodów księgowych.

Moment przed zaksięgowaniem dowodu księgowego w księgach rachunkowych

Na koniec warto na chwilę zatrzymać się w momencie, kiedy jednostka otrzymuje lub wystawia dowód księgowy. Dokumenty te ma już przed sobą (czy to w formie papierowej czy elektronicznej). Zanim jednak przystąpi do księgowania powinna pamiętać o kilku praktycznych kwestiach.

UWAGA! Jednostka powinna sposób (procedurę) weryfikacji dowodów księgowych i ich kwalifikację do dekretacji opisać w polityce rachunkowości. Oczywiście procedura weryfikacji, ujęcia w księgach dowodów księgowych będzie zależna od rodzaju prowadzonej działalności a także typu dokumentów źródłowych oraz obszaru kontroli dowodów księgowych.

Przed ujęciem dowodu w księgach rachunkowych jednostka powinna:

1. sprawdzić czy dowód księgowy zawiera wszystkie formalne elementy,
2. sprawdzić czy rozliczenie w dowodzie księgowym jest poprawne (czy przypadkiem nie ma tam błędów natury rachunkowej np. sumy kwot, mnożenia itp.),
3. sprawdzić poprawność wystawienia dowodu księgowego – pozostałe elementy, które powinny zawierać (także podpisów uprawnionych osób, jeżeli powinny na nim figurować),
4. zweryfikować czy dowód księgowy dokumentuje zdarzenie gospodarcze zgodnie ze stanem faktycznym.

UWAGA! W aktualnym stanie prawnym jednostka może zrezygnować z zamieszczania na dowodzie księgowym adnotacji o weryfikacji i dekretacji danego dowodu. Dzieje się tak, dlatego, iż systemy księgowe oferują sporządzenie powyższych danych dokumentujących weryfikację oraz dekretację dowodów księgowych a także ustalenie powiązań z innymi dowodami oraz identyfikację osób sporządzających, wprowadzających dowód księgowy.

Na koniec należy zaznaczyć, iż gdy jednostka dysponuje dowodem księgowym wyrażonym w walucie obcej to na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta ma ona obowiązek zapewnić wiarygodne przetłumaczenie dowodów wskazanych do kontroli na język polski.

Autor:

Krzysztof Ulicki

Źródła:

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120) [z dnia 27.03.2025].

KOMUNIKAT MINISTRA FINANSÓW z dnia 27 grudnia 2018 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia aktualizacji Krajowego Standardu Rachunkowości Nr 7 „Zmiany zasad (polityki) rachunkowości, wartości szacunkowych, poprawianie błędów, zdarzenia następujące po dniu bilansowym – ujęcie i prezentacja” [z dnia 27.03.2025].

Ustawa z dnia 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2024 r. poz. 1061) [z dnia 27.03.2025].

Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą korzystają z różnego rodzaju ulg podatkowych, które mogą obniżyć osiągnięty dochód oraz powodują w niektórych przypadkach powstania nadpłaty w podatku dochodowym od osób fizycznych PIT. To z kolei umożliwia wnioskowanie o zwrot tegoż podatku.

Jedną z ulg, z których podatnicy często korzystają jest ulga termomodernizacyjna. Od 2025r. nastąpiły w niej zmiany w postaci aktualizacji rodzajów wydatków na towary i usługi możliwych do odliczenia w ramach ulgi termomodernizacyjnej.

Co to jest ulga termomodernizacyjna

Ulga termomodernizacyjna to możliwość odliczenia od dochodu na etapie sporządzania zeznania rocznego wydatków na termomodernizację jednorodzinnego budynku mieszkalnego.

UWAGA! Odliczeniu w ramach ulgi termomodernizacyjnej nie podlegają wydatki w części, w jakiej zostały: sfinansowane dotacjami ze środków Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej lub wojewódzkich funduszy ochrony środowiska i gospodarki wodnej lub zwrócone podatnikowi w jakiejkolwiek formie; zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, odliczone od przychodu w ryczałcie lub uwzględnione przez podatnika w związku z korzystaniem z innych ulg podatkowych.

Podatnik, który otrzymał dofinansowanie do przedsięwzięcia termomodernizacyjnego ma obowiązek pomniejszyć o te dofinansowanie kwotę poniesionych wydatków. Odliczeniu podlega wtedy różnica pomiędzy kwotą wydatków a otrzymanym dofinansowaniem.

W sytuacji, gdy podatnik po złożeniu zeznania, w którym odliczył wydatki na termomodernizację otrzyma dofinansowanie, wówczas powinien zwiększyć dochód (zmniejszyć stratę) podatkowy w zeznaniu za rok otrzymania dofinansowania lub złożyć korektę zeznania rocznego, w którym odliczył wydatki na termomodernizację.

Kto jest beneficjentem ulgi termomodernizacyjnej

Z ulgi termomodernizacyjnej mogą skorzystać dwie grupy osób fizycznych, które są właścicielem lub współwłaścicielem ukończonego (oddanego do użytkowania) budynku mieszkalnego jednorodzinnego, chodzi o:

1. osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą albo
2. osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej,

– które w roku podatkowym poniosły wydatki na materiały budowlane, urządzenia i usługi, związane z realizacją przedsięwzięcia termomodernizacyjnego w tym budynku, które zostanie zakończone w okresie 3 kolejnych lat, licząc od końca roku podatkowego, w którym poniesiono pierwszy wydatek.

Powyższe oznacza, iż podatnik może dokonywać wydatków na przedsięwzięcie termomodernizacyjne w kolejnych 3 latach i odliczać je w ramach korzystania z ulgi termomodernizacyjnej, ale w trzecim roku przedsięwzięcie musi być zakończone. Odliczenia wydatków na przedsięwzięcie termomodernizacyjne podatnik dokonuje za rok podatkowy, w którym dokonał wydatków (bez możliwości dzielenia ulgi).

UWAGA! Za datę poniesienia wydatku uważa się dzień wystawienia faktury. Podatnik będący właścicielem jednorodzinnego budynku mieszkalnego powinien postarać się, aby sprzedawca wystawiał faktury dotyczące wydatków na termomodernizację na jego imię i nazwisko.

Warto w tym miejscu postawić sobie pytanie, czym jest jednorodzinny budynek mieszkalny.

UWAGA! Zgodnie z art. 3 pkt 2a ustawy z dnia 7.07.1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2023 r. poz. 682 Dz. U. z 2024 r. poz. 725) budynek mieszkalny jednorodzinny to budynek wolno stojący albo budynek w zabudowie bliźniaczej, szeregowej lub grupowej, służący zaspokajaniu potrzeb mieszkaniowych, stanowiący konstrukcyjnie samodzielną całość, w którym dopuszcza się wydzielenie nie więcej niż dwóch lokali mieszkalnych albo jednego lokalu mieszkalnego i lokalu użytkowego o powierzchni całkowitej nieprzekraczającej 30% powierzchni całkowitej budynku.

W przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą chodzi o osoby fizyczne, które wybrały ryczałt, skalę podatkową albo podatek liniowym, jako formę opodatkowania przychodów z działalności gospodarczej.

Z ulgi tej nie skorzystają, więc wspólnicy spółek sp. z o.o., komandytowych, komandytowo-akcyjnych, akcyjnych, prostych spółek akcyjnych. Natomiast z ulgi tej nie skorzystają także wspólnicy spółki jawnej, która stała się podatnikiem CIT.

Zasady funkcjonowania ulgi termomodernizacyjnej

Ustawodawca wyraźnie zaznacza w art. 26h ust. 3 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163 zwanej dalej ustawą o PDOF), że wysokość wydatków na przedsięwzięcie termomodernizacyjne ustala się na podstawie faktur wystawionych przez podatnika (sprzedawcę) podatku od towarów i usług niekorzystającego ze zwolnienia z VAT, czyli przez sprzedawcę – czynnego podatnika VAT.

Wydatki na przedsięwzięcie termomodernizacyjne uprawnieni podatnicy mogą odliczyć w rozliczeniu rocznym za rok dokonania tych wydatków pod warunkiem jednak, iż przedsięwzięcie zostało ukończone:

• podatnicy stosujący ryczałt dokonają odliczenia od przychodu do opodatkowania poprzez wpisanie sumy ww. wydatków w załączniku PIT-O do zeznania PIT-28,
• podatnicy stosujący skalę podatkową dokonają odliczenia od dochodu do opodatkowania poprzez wpisanie sumy ww. wydatków w załączniku PIT-O do zeznania PIT-36,
• podatnicy stosujący podatek liniowy dokonają odliczenia od dochodu do opodatkowania poprzez wpisanie sumy ww. wydatków w załączniku PIT-O do zeznania PIT-36L.

Podatnicy, którzy zrealizowali przedsięwzięcie termomodernizacyjne w 2024r.

UWAGA! Osoby fizyczne oraz przedsiębiorcy zwolnieni z VAT odliczają wydatki na przedsięwzięcie termomodernizacyjne udokumentowane fakturą w kwotach brutto. Przedsiębiorcy będący czynnymi podatnikami VAT odliczają wydatki na przedsięwzięcie termomodernizacyjne udokumentowane fakturą w kwotach: netto, jeżeli poniesione wydatki były opodatkowane podatkiem VAT, o ile podatek ten nie został odliczony,brutto, jeżeli poniesione wydatki były opodatkowane podatkiem VAT, a podatnik nie odliczył podatku VAT.

Kwota odliczenia w ramach ulgi termomodernizacyjnej nie może przekroczyć sumy 53 000 zł. Limit ten dotyczy łącznie wszystkich realizowanych przedsięwzięć termomodernizacyjnych w poszczególnych budynkach, których podatnik jest właścicielem lub współwłaścicielem.

UWAGA! Zgodnie z art. 26h ust. 4 ustawy o PDOF w przypadku, gdy wydatki na przedsięwzięcie termomodernizacyjne podlegające odliczeniu są większe niż osiągnięty roczny dochód to pozostała część tych wydatków podlega odliczeniu w kolejnych latach, nie dłużej jednak niż przez 6 lat, licząc od końca roku podatkowego, w którym poniesiono pierwszy wydatek.

W roku poniesienia wydatków na przedsięwzięcie termomodernizacyjne podatnik musi ująć łączną sumę wszystkich wydatków. Nie ma tutaj możliwości odliczenia części ulgi i pozostawienia kwoty wolnej od podatku w skali podatkowej i odliczenie pozostałej kwoty ulgi w kolejnym roku. Niestety kwota ulgi wpływa na niewykorzystanie kwoty wolnej od podatku (jeżeli oczywiście kwota ulgi przewyższa osiągnięty dochód w tej części – w części dochodu zwolnionego z podatku).

Niewykorzystaną kwotę ulgi będzie można odliczyć w kolejnych latach nie dłużej jednak niż przez 6 lat licząc od końca roku podatkowego, w którym poniesiono pierwszy wydatek. Jeżeli podatnik nie ukończy przedsięwzięcia termomodernizacyjnego w ciągu 3 lat wówczas będzie musiał doliczyć kwoty wydatków wcześniej odliczone do dochodu za rok podatkowy, w którym upłynął ten termin.

UWAGA! Ulga termomodernizacyjna ma charakter jednorazowy tzn. jeden podatnik lub współwłaściciel ma prawo jeden raz skorzystać z tej ulgi.

Co w przypadku, gdy podatnik złożył już zeznania roczne, ale nie odliczył wydatków na termomodernizację?

UWAGA! Podatnik, który złożył zeznanie roczne, ale nie odliczył wydatków na przedsięwzięcie termomodernizacyjne ma prawo złożyć korektę tego zeznania, w której ujmie ww. wydatki.

Zasady funkcjonowania ulgi termomodernizacyjnej w przypadku wspólności majątkowej małżonków

W wielu okolicznościach oboje małżonków we wspólnocie majątkowej są współwłaścicielami jednorodzinnego domu mieszkalnego.

UWAGA! Jeżeli oboje małżonkowie są współwłaścicielami i panuje między nimi wspólność majątkowa (dom zostały nabyty do wspólności majątkowej w czasie jej trwania) wówczas każdy z nich dysponuje limitem wydatków na termomodernizację w kwocie 53.000 zł. Powoduje to, że łącznie mogą wydać 106 000 zł na wydatki termomodernizacyjne i też ta kwota będzie podlegać odliczeniu.

Warto w tym miejscu zaznaczyć, iż faktura za wydatki na termomodernizację może być wystawiona na obojga małżonków albo na każdego z nich bądź tylko na jednego małżonka. Ma to jednak też swoje konsekwencje.

Jeżeli pomiędzy małżonkami istnieje wspólność majątkowa a dom został nabyty w trakcie jej trwania do majątku wspólnego wówczas, gdy faktura dot. wydatków na termomodernizację wystawiona jest:

1. na obojga małżonków wówczas oboje mogą odliczyć po 50% z takiej faktury, ale do wysokości limitu 53 000 zł na każdego małżonka,
2. tylko na jednego z małżonków wówczas odliczenia może dokonać jeden lub drugi małżonek w dowolnej proporcji, ale do wysokości limitu 53 000 zł na każdego z małżonków,
3. na każdego małżonka odrębnie wówczas małżonkowie dokonują odliczenia według wysokości wydatków przypadających na każdego z nich, ale oczywiście do wysokości limitu – 53 000 zł na każdego z małżonków.

Warto dodać, iż małżonkowie, którzy nabyli dom w trakcie trwania rozdzielności majątkowej – są zobligowani do pozyskania od sprzedawcy faktur wystawionych odrębnie na każdego z małżonków. W tej sytuacji limit odliczenia na każdego z małżonków wynosi 53 000 zł. W tym miejscu należy zadać sobie pytanie, jakie wydatki mogą być odliczone w ramach skorzystania z ulgi termomodernizacyjnej.

Zmiany w 2025 roku w zakresie wydatków na materiały budowlane i urządzenia możliwych do odliczenia w ramach ulgi termomodernizacyjnej

Na mocy art. 26h ust. 10 ustawy o PDOF wydatki możliwe do odliczenia w ramach ulgi termomodernizacyjnej określono w drodze rozporządzenia Ministra Inwestycji i Rozwoju z dnia 21.12.2018 r. w sprawie określenia wykazu rodzajów materiałów budowlanych, urządzeń i usług związanych z realizacją przedsięwzięć termomodernizacyjnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 273). Trzeba podkreślić, iż z dniem 01.01.2025r. nastąpiły w nim istotne zmiany. Aktualny wykaz wydatków na materiały budowlane przedstawiono poniżej.

Wydatki na materiały budowlane i urządzenia możliwe do odliczenia w ramach ulgi termomodernizacyjnej

Materiały budowlane wykorzystywane do docieplenia przegród budowlanych, płyt balkonowych oraz fundamentów wchodzące w skład systemów dociepleń lub wykorzystywane do zabezpieczenia przed zawilgoceniem

Węzeł cieplny wraz z programatorem temperatury i układem automatycznej regulacji pogodowej

Kocioł przeznaczony wyłącznie do spalania biomasy

Przyłącze do sieci ciepłowniczej lub sieci gazowej wykorzystującej, jako źródło energii biogaz lub biometan

Materiały budowlane wchodzące w skład: instalacji ogrzewczej, instalacji przygotowania ciepłej wody użytkowej, systemu ogrzewania elektrycznego

Pompa ciepła wraz z infrastrukturą niezbędną do jej funkcjonowania, pod warunkiem, że pompa ta jest częścią instalacji wykorzystywanej do ogrzewania pomieszczeń lub przygotowania ciepłej wody użytkowej

Kolektor słoneczny wraz z infrastrukturą niezbędną do jego funkcjonowania

Ogniwo fotowoltaiczne wraz z infrastrukturą niezbędną do jego funkcjonowania

Magazyn energii lub magazyn ciepła wraz z infrastrukturą niezbędną do ich funkcjonowania

System zarządzania energią

Stolarka okienna i drzwiowa, w tym okna, okna połaciowe wraz z systemami montażowymi, drzwi balkonowe, bramy garażowe, powierzchnie przezroczyste nieotwieralne

Materiały budowlane składające się na system wentylacji mechanicznej wraz z odzyskiem ciepła lub odzyskiem ciepła i chłodu

Zmiany w 2025 roku w zakresie wydatków na usługi możliwych do odliczenia w ramach ulgi termomodernizacyjnej

Ustawodawca w ww. rozporządzeniu zmodyfikował z dniem 01.01.2025r. wykaz wydatków dotyczących usług podlegających odliczeniu w ramach ulgi termomodernizacyjnej.

Wydatki na usługi możliwe do odliczenia w ramach ulgi termomodernizacyjnej

Wykonanie: audytu energetycznego budynku przed realizacją przedsięwzięcia termomodernizacyjnego,analizy termograficznej budynku,dokumentacji projektowej związanej z pracami termomodernizacyjnymi,ekspertyzy ornitologicznej i chiropterologicznej

Docieplenie przegród budowlanych lub płyt balkonowych, lub dachów, lub fundamentów

Montaż węzła cieplnego wraz z programatorem temperatury i układem automatycznej regulacji pogodowej

Montaż i wymiana stolarki okiennej i drzwiowej, w tym okien, okien połaciowych wraz z systemami montażowymi, drzwi balkonowych, drzwi zewnętrznych, bram garażowych, powierzchni przezroczystych nieotwieralnych

Wymiana elementów istniejącej instalacji ogrzewczej lub instalacji przygotowania ciepłej wody użytkowej lub wykonanie nowej instalacji wewnętrznej ogrzewania lub instalacji przygotowania ciepłej wody użytkowej

Montaż: pompy ciepła oraz infrastruktury niezbędnej do jej funkcjonowania, pod warunkiem, że pompa ta jest częścią instalacji wykorzystywanej do ogrzewania pomieszczeń lub przygotowania ciepłej wody użytkowej, kolektora słonecznego oraz infrastruktury niezbędnej do jego funkcjonowania,systemu wentylacji mechanicznej z odzyskiem ciepła z powietrza wywiewanego,ogniwa fotowoltaicznego oraz infrastruktury niezbędnej do jego funkcjonowania, magazynu energii lub magazynu ciepła oraz infrastruktury niezbędnej do ich funkcjonowania, systemu zarządzania energią

Uruchomienie i regulacja źródła ciepła oraz analiza spalin

Wykonanie przyłącza do sieci ciepłowniczej lub sieci gazowej wykorzystującej, jako źródło energii biogaz lub biometan

Regulacja i równoważenie hydrauliczne instalacji

Demontaż źródła ciepła na paliwo stałe

Podatnik złożył już zeznanie roczne, co z ulgą?

Jeżeli podatnik złożył już zeznanie roczne, ale zapomniał dokonać odliczenia wydatków na termomodernizację, to może tego jeszcze dokonać składając po prostu korektę tego zeznania. W korekcie tej ujmie wydatki na termomodernizację w załączniku PIT-O.

Autor:

Krzysztof Ulicki

Źródła:

Ustawa z dnia 7.07.1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2023 r. poz. 682 Dz. U. z 2024 r. poz. 725) [z dnia 24.03.2025].

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163) [z dnia 24.03.2025].

Rozporządzenie Ministra Inwestycji i Rozwoju z dnia 21.12.2018 r. w sprawie określenia wykazu rodzajów materiałów budowlanych, urządzeń i usług związanych z realizacją przedsięwzięć termomodernizacyjnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 273) [z dnia 24.03.2025].

Podatek liniowy to jedna z popularniejszych form opodatkowania dochodów z działalności gospodarczej. Łączy w sobie niektóre cechy skali podatkowej, ale różni się od niej w istotnych aspektach.

Charakterystyka podatku liniowego

Podatek liniowy jest jedną z dostępnych form opodatkowania dochodów osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą. Mogą go wybrać osoby prowadzące działalność w formie:

1. jednoosobowej działalności gospodarczej (również zatrudniające pracowników),
2. wspólników spółki cywilnej,
3. wspólników spółki jawnej,
4. wspólników spółki partnerskiej.

Podatek liniowy obejmuje:

1. dochody z działalności gospodarczej (pozarolniczej),
2. dochody ze specjalnej produkcji rolnej.

W przeciwieństwie do skali podatkowej, podatek liniowy nie jest domyślną formą opodatkowania. Aby go wybrać, podatnik (zarówno kontynuujący działalność, jak i ją rozpoczynający) musi złożyć oświadczenie w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym uzyskał pierwszy przychód w danym roku kalendarzowym. Może to zrobić w formie:

• aktualizacji wniosku CEIDG (online lub w urzędzie),
• pisemnego oświadczenia w urzędzie skarbowym.

Podatek liniowy charakteryzuje się zastosowaniem jednej stałej stawki podatkowej wynoszącej 19% dochodu.

Ustalanie dochodu do opodatkowania

Dochód w podatku liniowym ustala się podobnie jak w przypadku skali podatkowej, ale z jedną istotną różnicą – brak jest kwoty wolnej od podatku. Dochód oblicza się według wzoru:
Przychody z działalności − Koszty uzyskania przychodów − Składki ZUS społeczne = Dochód do opodatkowania podatkiem liniowym.

UWAGA! Podatek liniowy nie obejmuje jakiejkolwiek kwoty wolnej od podatku tak jak ma to miejsce w skali podatkowej.

Nie wszyscy podatnicy mogą wybrać podatek liniowy. Zgodnie z art. 9a ust. 3 ustawy o PDOF, podatnik traci prawo do stosowania podatku liniowego, jeśli uzyskuje przychody ze świadczenia usług na rzecz:

Ograniczenia w stosowaniu podatku liniowego

1. byłego lub obecnego pracodawcy,
2. w zakresie czynności wykonywanych w ramach stosunku pracy w danym roku podatkowym.

W przypadku utraty prawa do opodatkowania liniowego podatnik musi:

1. obliczyć zaliczki na podatek dochodowy według skali podatkowej od początku roku,
2. uiścić należne zaliczki wraz z odsetkami za zwłokę.

Cechy podatku liniowego w 2025 roku

Podatek liniowy w 2025 roku wyróżnia:

1. Stała stawka podatku – 19%, niezależnie od wysokości dochodu.
2. Możliwość odliczenia zapłaconych składek ZUS społecznych.
3. Możliwość odliczenia strat podatkowych z ostatnich 5 lat.
4. Możliwość odliczenia składki zdrowotnej (do rocznego limitu 12 900 zł).
5. Brak kwoty wolnej od podatku.
6. Brak możliwości rozliczenia jako osoba samotnie wychowująca dziecko.
7. Brak możliwości rozliczenia wspólnie z małżonkiem.
8. Elastyczność w wyborze sposobu obliczania zaliczek na podatek dochodowy (miesięczne, kwartalne lub uproszczone).
9. Ograniczona liczba ulg podatkowych.

UWAGA! Niektóre ulgi, takie jak ulga na dziecko czy ulga rehabilitacyjna, nie są dostępne przy podatku liniowym. Można jednak skorzystać z ulg takich jak termomodernizacyjna, na nowe technologie, czy ulga na zabytki.

Zaliczki na podatek liniowy

Podatnik stosujący podatek liniowy musi wpłacać zaliczki na podatek dochodowy w trakcie roku. Do wyboru są trzy formy:

1. Zaliczki miesięczne – dostępne dla każdego podatnika.
2. Zaliczki kwartalne – dostępne dla:
   • małych podatników PIT (przychód ze sprzedaży w 2024 roku nieprzekraczający 8 569 200 zł),
   • osób rozpoczynających działalność gospodarczą.
3. Zaliczki uproszczone – ustalane na podstawie dochodu z poprzedniego roku lub sprzed dwóch lat (niedostępne dla nowych przedsiębiorców).

Terminy płatności zaliczek kwartalnych:

• I kwartał – do 20 kwietnia,
• II kwartał – do 20 lipca,
• III kwartał – do 20 października,
• IV kwartał – do 20 stycznia następnego roku.

Składka zdrowotna w podatku liniowym

Składka zdrowotna wynosi 4,9% dochodu z działalności gospodarczej. Jeśli dochód nie występuje lub jest bardzo niski, składka wynosi minimalnie:

• 381,78 zł (w roku składkowym 2024),
• 314,96 zł (w roku składkowym 2025).

Minimalna składka zdrowotna za rok 2025 wyniesie 3 846,34 zł.

Dochód będący podstawą składki zdrowotnej nie może być pomniejszony o straty podatkowe z poprzednich lat ani ulgi podatkowe.

Podsumowanie

Podatek liniowy w 2025 roku to atrakcyjna forma opodatkowania dla przedsiębiorców osiągających wysokie dochody, ale niekorzystna dla tych, którzy chcieliby korzystać z licznych ulg podatkowych. Jego stała stawka 19% jest jednak prostą i przewidywalną alternatywą dla skali podatkowej.

Autor:

Krzysztof Ulicki

Źródła:

1. art. 9a ust. 3 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 226 [z dnia 2025.01.20]
2. art. 44 ust. 3h ustawy o PDOF [z dnia 2025.01.20
3. art. 44 ust. 6b ustawy o PDOF [z dnia 2025.01.20]

Niektórzy przedsiębiorcy z różnych powodów decydują się na wycofanie pojazdu firmowego z działalności gospodarczej. Mowa tu o sytuacji, w której wycofywany pojazd jest środkiem trwałym w działalności. Wycofanie pojazdu firmowego z działalności nie jest najczęstszym zdarzeniem gospodarczym tym bardziej istotne jest jakie skutki podatkowe wystąpią w tego typu sytuacji.

Czym jest środek trwały

Ustawodawca wymienił cechy środka trwałego m.in. w art. 22a do 22m ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 226 zwanej dalej ustawą o PDOF). W powyższych przepisach zakupiony do firmy składnik majątku będzie stanowił środek trwały, jeżeli:

• stanowi on własność lub współwłasność podatnika prowadzącego działalność,
• został nabyty lub wytworzony we własnym zakresie,
• jest on kompletny i zdatny do użytku,
• będzie używany w działalności i na cele działalności,
• będzie użytkowany dłużej niż 12 miesięcy.

UWAGA! Składnik majątku sklasyfikowany jako środek trwały musi być wprowadzony do ewidencji środków trwałych. Przed rozpoczęciem jego amortyzowania musi być dla niego ustalony prawidłowy (dozwolony) sposób amortyzacji: jednorazowy,rozłożony w czasie według odpowiedniej stawki amortyzacji.

Jeżeli jednak podatnik zdecyduje o tym, aby nie wprowadzać zakupionego składnika majątku do firmy wówczas może go ująć bezpośrednio w koszty uzyskania przychodu, jednakże tylko jeżeli jego wartość początkowa (cena nabycia) będzie wynosiła 10 000 zł lub poniżej.

Wycofanie pojazdu firmowego z działalności a podatek dochodowy od osób fizycznych

Należy w pierwszej kolejności nadmienić, iż aby można było mówić o wycofaniu środka trwałego z działalności to ten składnik majątku musi być nabyty i wprowadzony do działalności (ewidencji środków trwałych). Wprowadzenie składnika majątku do firmy może nastąpić m.in. na podstawie nabycia, aportu, otrzymania darowizny, spadku i na podstawie innych form nabycia.

Analizując przepisy od art. 10 do 20 ustawy o PDOF należy wspomnieć, iż prawodawca nie wymienił czynności wycofania pojazdu firmowego stanowiącego środek trwały z działalności jako czynności podlegającej opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Zatem wycofanie pojazdu firmowego będącego środkiem trwałym z działalności nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Potwierdza to m.in. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w wydanej interpretacji indywidualnej z dnia 24.06.2022r. o sygn. 0114-KDIP2-2.4011.348.2022.4.SP w której wskazuje, że „(…) Należy także stwierdzić, że przekazanie środka trwałego (w tym przypadku samochodu osobowego) na cele prywatne nie wywołuje żadnych skutków podatkowych po Pana stronie w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych. Przeniesienie nie stanowi zbycia składnika majątkowego, ponieważ nadal pozostaje Pan jego właścicielem. (…)”.

Sama czynność wycofania pojazdu firmowego z działalności będącego środkiem trwałym w tej firmie nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

UWAGA! Wycofanie z działalności nie w pełni zamortyzowanego środka trwałego wymaga od podatnika zaprzestania dokonywania odpisów amortyzacyjnych w miesiącu następnym po miesiącu wycofania. To oznacza, że ostatni odpis amortyzacyjny będzie dokonany w miesiącu wycofania środka trwałego.

Sprzedaż środka trwałego, który został już wycofany, to odrębny temat, który omówimy w innej publikacji.

Wycofanie pojazdu firmowego z działalności a podatek VAT

Wycofanie środka trwałego – pojazdu firmowego z działalności gospodarczej podlega opodatkowaniu podatkiem VAT. Zatem sytuacja wygląda inaczej aniżeli w kwestii opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2024 r. poz. 361 zwanej dalej ustawą o VAT) opodatkowaniu podatkiem VAT podlega m.in. odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium RP.

Z kolei zgodnie z art. 7 ust. 2 ustawy o VAT odpłatna dostawa to także przekazanie nieodpłatnie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa, w szczególności:

• przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia,
• wszelkie inne darowizny

– jeżeli podatnikowi przysługiwało w całości lub w części, prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z tytułu jego nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych.

Zatem wycofanie z działalności pojazdu firmowego stanowiącego środek trwały w firmie będzie opodatkowane podatkiem VAT, ponieważ czynność wycofania na gruncie podatku VAT jest traktowana tak jak odpłata dostawa towarów. Najistotniejsze jest jednak to czy podczas nabycia pojazdu firmowego do firmy przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT w części lub w całości (nawet jeśli podatnik nie skorzystała z tego prawa i nie dokonał odliczenia podatku VAT). Jeżeli jednak nie przysługiwało to prawo to nie będzie podlegało opodatkowaniu podatkiem VAT.

UWAGA! Jeżeli podatnik wycofa z działalności środek trwały przy zakupie, którego nie miał prawa do odliczenia podatku VAT to przy jego wycofaniu nie będzie zobligowany do doliczenia podatku VAT.

Wycofanie pojazdu firmowego, będącego środkiem trwałym, przez czynnego podatnika VAT podlega obowiązkowemu opodatkowaniu podatkiem VAT w przypadku, gdy:

• miał prawo do odliczenia części lub całości podatku VAT naliczonego od zakupu tego pojazdu albo części składowych do tego pojazdu (dotyczy tylko części zwiększających jego wartość a nie dotyczy standardowych wydatków eksploatacyjnych).

Jeżeli natomiast czynny podatnik VAT nie miał prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego od zakupu pojazdu firmowego bowiem nabył go na podstawie umowy kupna-sprzedaży lub faktury VAT-MARŻA i nie nabywał części składowych zwiększających jego wartość to czynność wycofania pojazdu firmowego – środka trwałego z działalności nie będzie podlegała opodatkowaniu podatkiem VAT. Powyższe stanowisko potwierdza Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w wydanej interpretacji indywidualnej z dnia 24.07.2023r. o sygn. 0112-KDIL1-3.4012.354.2023.1.AKR w której wskazuje, iż „(…) Oznacza to, że nieodpłatne przekazanie towarów uznaje się za odpłatną dostawę towarów, jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do odliczenia podatku naliczonego w związku z ich nabyciem, importem lub wytworzeniem, w tym części składowych.

Odnosząc przedstawiony opis sprawy do przepisów podatku od towarów i usług należy stwierdzić, że wycofanie samochodu osobowego z działalności gospodarczej przez Pana podlega opodatkowaniu tym podatkiem zgodnie z art. 7 ust. 2 ustawy. Jak wynika z opisu sprawy, samochód został wprowadzony do ewidencji środków trwałych oraz przysługiwało Panu prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w związku z nabyciem samochodu osobowego. W rezultacie wycofanie samochodu osobowego z działalności gospodarczej na cele prywatne, stanowi czynność podlegającą opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 w związku z art. 7 ust. 2 ustawy. (…)”.

Przykład 1

Czynny podatnik VAT prowadzi działalność gospodarczą polegającą na sprzedaży odzieży używanej. W miesiącu 03/2021r. zakupił do firmy na podstawie faktury VAT-MARŻA auto osobowe. Samochód był użytkowany w trybie mieszanym (w działalności i prywatnie). W czasie jego użytkowania podatnik odliczał 50% podatku VAT naliczonego z faktur dotyczących wydatków eksploatacyjnych auta, do których należały m.in. części samochodowe, paliwo, naprawy, opłaty za przejazd autostradą, badania techniczne, inne koszty. Podatnik nie nabywał części składkowych podwyższających wartość samochodu. W okresie 10/2024r. podatnik wycofał z działalności samochód. W tej sytuacji wycofanie samochodu nie będzie podlegało opodatkowaniu VAT z uwagi na to, iż podatnikowi przy jego nabyciu na podstawie faktury VAT-MARŻA nie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT. Wycofanie samochodu pozostanie także bez skutków podatkowych wobec podatku dochodowego od osób fizycznych.

Przykład 2

Czynny podatnik VAT prowadzący działalność administrowania systemami komputerowymi nabył w miesiącu 09/2020r. samochód osobowy. Zakup został dokonany na podstawie faktury a podatnik odliczył z niej 50% podatku VAT naliczonego. Po ponad 4 latach użytkowania w trybie mieszanym podatnik chce wycofać auto z działalności. W miesiącu 10/2024r. dokonał jego wycofania. Czynność wycofania będzie w tym wypadku opodatkowania podatkiem VAT. Wobec tego podatnik ma obowiązek ustalić wartość wycofanego samochodu na cele ujęcia w JPK_V7X. Wartość ta to wartość rynkowa tego typu samochodu przypadająca na dzień jego wycofania z działalności. Jeśli chodzi o podatek dochodowy od osób fizycznych to wycofanie nie będzie powodowało obowiązku opodatkowania tym podatkiem.

UWAGA! Wycofanie środka trwałego z działalności to zmiana przeznaczenia jego użytkowania z używania w działalności jako składnik majątku na używanie poza działalnością, a więc użytek prywatny.

Wycofanie pojazdu firmowego z działalności a korekta podatku VAT naliczonego, odliczonego przy zakupie

W sytuacji, gdy podatnik zmienił przeznaczenie swojego środka trwałego użytkowanego w działalności wówczas może nastąpić obowiązek dokonania korekty podatku VAT naliczonego, odliczonego przy nabyciu (jeżeli przy zakupie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT). Wycofanie pojazdu firmowego z działalności przy zakupie, którego przysługiwało prawo do odliczenia VAT jest zmianą przeznaczenia (względem podatku VAT). Należy pamiętać, iż miesiąc wycofania pojazdu firmowego określa się jako miesiąc dokonania przez podatnika zmiany przeznaczenia.

Zgodnie z art. 90b ust. 1 ustawy o VAT jeżeli w terminie 5 lat, licząc od miesiąca zakupu środka trwałego (pojazd firmowy):

1. nastąpi zmiana jego wykorzystywania na użytkowanie mieszane (wykorzystywanie i do celów działalności gospodarczej i do celów innych niż działalność gospodarcza) – podatnik jest zobligowany do dokonania korekty kwoty podatku VAT naliczonego odliczonej przy nabyciu, imporcie lub wytworzeniu tego pojazdu,
2. nastąpi zmiana jego wykorzystywania na wykorzystywanie wyłącznie do działalności gospodarczej (użytek z odliczaniem 100% podatku VAT) – podatnik jest uprawniony do dokonania korekty kwoty podatku VAT naliczonego odliczonego przy nabyciu środka trwałego.

Czynny podatnik VAT, który wycofuje pojazd firmowy z działalności przy zakupie, którego (także przy nabyciu części składowych do tego pojazdu zwiększających jego wartość) miał prawo do odliczenia całości lub części podatku VAT naliczonego wówczas będzie zobowiązany do dokonania korekty tego odliczonego przy nabyciu podatku VAT naliczonego. Wszystko jednak zależy od wartości pojazdu i okresu czasu jaki upłynął od momentu wycofania. Szczegóły przedstawiono w poniższej tabeli.

UWAGA! Zgodnie z art. 90b ust. 6 ustawy o VAT w przypadku pojazdów samochodowych o wartości początkowej: 1) nieprzekraczającej 15 000 zł – korekta podatku VAT naliczonego jest dokonywana, gdy zmiana przeznaczenia jego wykorzystywania (np. wycofanie) nastąpi w ciągu 12 miesięcy od miesiąca, w którym pojazd został nabyty, zaimportowany lub oddany do użytkowania 2) przekraczającej 15 000 zł – korekta podatku VAT naliczonego jest dokonywana, gdy zmiana przeznaczenia jego wykorzystywania (np. wycofanie) nastąpi w ciągu 60 miesięcy od miesiąca, w którym pojazd został nabyty, zaimportowany lub oddany do używania ten pojazd samochodowy.

Jeżeli podatnik nie miał prawa do odliczenia podatku VAT przy nabyciu pojazdu firmowego wówczas oczywiście nie ma obowiązku dokonania jego korekty.

Wycofanie pojazdu firmowego z działalności a składka zdrowotna

Wycofanie pojazdu firmowego z działalności gospodarczej będącego środkiem trwałym w tej firmie nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. W momencie wycofania pojazdu firmowego nie powstaje więc przychód z działalności gospodarczej ani koszt uzyskania tego przychodu. To z kolei oznacza, że sama czynność wycofania nie spowoduje obowiązku naliczenia składki zdrowotnej. Dzieje się tak dlatego, iż obliczenie składki zdrowotnej zależne jest od przychodów i kosztów z działalności gospodarczej. Jeżeli z tytułu konkretnej czynności one nie zaistnieją to podatnik nie oblicza składki zdrowotnej. Tutaj warto nadmienić, iż w roku 2025 miała miejsce zmiana w obowiązku naliczania składki zdrowotnej od sprzedaży środków trwałych. To zagadnienie będzie jednak przedmiotem odrębnej publikacji.

Wycofanie pojazdu firmowego z działalności a przychód

W momencie sprzedaży wycofanego uprzednio pojazdu firmowego (środka trwałego):

1. jeżeli sprzedaż nastąpi przed upływem 6 lat od momentu jego wycofania wówczas podatnik ma obowiązek zaliczyć przychód z tej sprzedaży do przychodu z działalności gospodarczej oraz uwzględnić koszty uzyskania przychodów (niezamortyzowaną wartość pojazdu),
2. jeżeli sprzedaż nastąpi po upływie 6 lat od momentu jego wycofania wówczas podatnik nie rozpoznaje z tego tytułu przychodów ze sprzedaży (ani kosztów) ponieważ taka sprzedaż nie podlega już opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

Autor:

Krzysztof Ulicki

Źródła:

1. art. 22a do 22m ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 226 [z dnia 2025.01.13]
2. art. 10 do 20 ustawy o PDOF [z dnia 2025.01.13]
3. interpretacja indywidualna z dnia 24.06.2022r. o sygn. 0114-KDIP2-2.4011.348.2022.4.SP [z dnia 2025.01.13]
4. art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2024 r. poz. 361 [z dnia 2025.01.13]
5. art. 7 ust. 2 ustawy o VAT [z dnia 2025.01.13]
6. interpretacja indywidualna z dnia 24.07.2023r. o sygn. 0112-KDIL1-3.4012.354.2023.1.AKR [z dnia 2025.01.13]
7. art. 90b ust. 1 ustawy o VAT [z dnia 2025.01.13]
8. art. 90b ust. 6 ustawy o VAT [z dnia 2025.01.13]

Mianem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT) wg art. 13 ustawy o VAT „określa się wywóz towarów z terytorium kraju, w wykonaniu czynności określonych w art. 7, na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju”.

Zgodnie z art. 13 ustawy o VAT: „przez opodatkowaną WDT występuje, jeżeli dokonującym dostawy jest podatnik w rozumieniu art. 15 ustawy, do którego nie mają zastosowania zwolnienia podmiotowe z uwagi na wysokość osiągniętego obrotu. Transakcje te podlegają opodatkowaniu według stawki 0%, jednak przy zachowaniu szeregu warunków (o których szerzej mowa w dalszej części niniejszego rozdziału)”.

Jak wynika z powyższego zapisu, dostawa zakwalifikowana jako wewnątrzwspólnotowa jest bardzo korzystną opcją, ponieważ u dostawcy w kraju nie wystąpi obowiązek zapłaty podatku, a zostanie on przeniesiony na nabywcę mającego siedzibę lub miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium innego państwa UE. Przy czym trzeba podkreślić, iż polski dostawca zachowuje prawo do odliczenia podatku VAT związanego z WDT.

* Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów występuje, jeżeli dokonującym dostawy jest podatnik, zarejestrowany jako podatnik VAT UE (wyjątkowo wystąpi ona również bez tej rejestracji, jeżeli dostawa dotyczy nowych środków transportu).

Jakie warunki należy spełnić aby zakwalifikować dostawę jako WDT?
Są to przede wszystkim warunki dotyczące sprzedawcy, który musi być zarejestrowanym, czynnym podatnikiem VAT niekorzystającym ze zwolnienia przewidzianego dla drobnych przedsiębiorców.

Poniżej natomiast wymienione są warunki dotyczące nabywcy, który musi być:

1. podatnikiem podatku od wartości dodanej zidentyfikowanym dla potrzeb transakcji wewnątrzwspólnotowych na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, lub
2. osobą prawną niebędącą podatnikiem podatku od wartości dodanej, która jednak jest zidentyfikowana dla potrzeb transakcji wewnątrzwspólnotowych na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, lub
3. podmiotem niewymienionym powyżej, jeżeli przedmiotem dostawy są wyroby akcyzowe, które objęte są procedurą zawieszenia poboru akcyzy lub procedurą przemieszczania wyrobów akcyzowych z zapłaconą akcyzą, lub
4. innym podmiotem (niebędącym podatnikiem) jeżeli przedmiotem dostawy są nowe środki transportu.

Za wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na podstawie art. 13 ust. 3 ustawy o VAT uznaje się również nietransakcyjne przemieszczenie przez podatnika VAT, towarów należących do jego przedsiębiorstwa, z terytorium Polski na terytorium innego państwa członkowskiego. W przypadku tym wewnątrzwspólnotowa dostawa wystąpi, jeżeli towary zostały przez tego podatnika na terytorium Polski w ramach prowadzonego przedsiębiorstwa wytworzone, wydobyte, nabyte, w tym również w ramach wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów albo sprowadzone w ramach importu, jeżeli mają służyć działalności gospodarczej podatnika. W sytuacji gdy towary zostają przesunięte do zagranicznego magazynu, nawet gdy ich dostawa nastąpi w późniejszym terminie, również należy potraktować tę czynność jako wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Przykład
Na terytorium Niemiec polski podatnik posiada magazyn, z którego dokonuje dostaw na rzecz kontrahentów niemieckich. W grudniu podatnik wywiózł z Polski do tego magazynu towary na kwotę 300.000 zł. Mimo że towary nie były jeszcze przedmiotem sprzedaży, ich wywóz – w świetle art. 13 ust. 3 ustawy o VAT – traktowany jest jak wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów.

Podsumowując. Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów oznacza przeniesienie prawa do rozporządzania towarem jak właściciel, w wyniku, którego towar jest wysyłany lub transportowany przez sprzedającego, nabywcę lub na ich rzecz między krajami państw członkowskich (kraj wysyłki musi różnić się od kraju dostawy) w wykonaniu czynności opodatkowanych. Zaletą uznania dostawy za WDT jest stosowanie stawki 0% VAT w kraju (przy jednoczesnej możliwości odliczenia podatku VAT naliczonego). Podatek faktycznie rozliczać będzie nabywca w kraju, do którego towary są transportowane lub wysyłane.

Co nie stanowi WDT?
Przemieszczenia towarów nie uznaje się za wewnątrzwspólnotową dostawę towarów, w przypadku gdy:

• towary są instalowane lub montowane, z próbnym uruchomieniem lub bez niego, dla których miejscem dostawy jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju, jeżeli towary te są przemieszczane przez tego podatnika dokonującego ich dostawy lub na jego rzecz (oznacza to, że przemieszczenie dokonane przez nabywcę lub na jego rzecz i przeprowadzenie montażu lub instalacji może być uznane za WDT);
• przemieszczenie towarów następuje w ramach sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju;
• towary są przemieszczane na pokładach statków, samolotów lub pociągów w trakcie transportu pasażerskiego wykonywanego na terytorium Unii Europejskiej z przeznaczeniem dokonania ich dostawy przez tego podatnika na pokładach tych pojazdów;
• towary mają być przedmiotem eksportu towarów przez tego podatnika;
• towary mają być przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, dokonanej przez tego podatnika, jeżeli przemieszczenie towarów następuje na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium tego państwa członkowskiego, do którego dokonywana jest ta wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (wydanie w celu dokonania w przyszłości WDT z innego kraju wspólnoty);
• towary mają być przedmiotem wykonanych na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju na rzecz tego podatnika usług polegających na ich wycenie lub wykonaniu na nich prac, pod warunkiem że towary po wykonaniu tych usług zostaną z powrotem przemieszczone na terytorium kraju;
• towary mają być czasowo używane na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, w celu świadczenia usług przez podatnika posiadającego siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju, który przemieścił lub na rzecz którego przemieszczono te towary;
• towary mają być czasowo używane przez tego podatnika na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, nie dłużej jednak niż przez 24 miesiące, pod warunkiem że import takich towarów z terytorium państwa trzeciego z uwagi na ich przywóz czasowy byłby zwolniony od cła;
• przemieszczeniu podlega gaz w systemie gazowym, energia elektryczna w systemie elektroenergetycznym, energia cieplna lub chłodnicza przez sieci dystrybucji energii cieplnej lub chłodniczej.

* Jeżeli w/w okoliczności nie występują lub ustają to powoduje to obowiązek rozpoznania WDT.

WDT nie wystąpi przy opodatkowaniu na zasadach marży oraz w przypadku dostaw rozliczanych stawką 0% towarów wymienionych w art. 83 ust. 1 pkt 1,3,6,10,18 ustawy o VAT (dostawy statków, samolotów, towarów dla celów remontów tych jednostek oraz towarów dla celów dostaw na tych jednostkach).

Podatnicy zarejestrowani na terenie kraju, których przychody ze sprzedaży nie przekroczyły w poprzednim roku kwoty 200 000 zł są zwolnieni z obowiązku zapłaty podatku VAT. Nie muszą zatem rejestrować się na potrzeby rozliczenia i zapłaty podatku od sprzedaży. Do kwoty tej nie wlicza się kwoty podatku. Jest to tzw. zwolnienie podmiotowe. Szczegółowe zasady obowiązywania tego zwolnienia zawarte są w art. 113 ustawy o podatku od towarów i usług.

Jednocześnie ze zwolnienia tego nie mogą korzystać podatnicy, których siedziba działalności znajduje się poza krajem, ale na terenie UE. W Polsce bez względu na wysokość sprzedaży będą oni musieli rozliczyć VAT od pierwszej sprzedaży dokonanej na terytorium kraju. Ta zasada wprowadzała pewne utrudnienie administracyjne dla przedsiębiorcy i jak kosztowe związane z wypełnieniem dodatkowych obowiązków związane z rozliczeniem podatkowym.

Od stycznie 2025 roku zaczną obowiązywać przepisy, które umożliwią korzystanie ze zwolnienia dla przedsiębiorcy w ramach prowadzenia działalności na terenie Unii Europejskiej.

UWAGA!   Ze zwolnienia w VAT w Polsce korzystać będą małe przedsiębiorstwa mające siedzibę działalności gospodarczej w innym państwie członkowskim UE. Polskie małe przedsiębiorstwa będą mogły również korzystać ze zwolnienia z VAT w innych państwach członkowskich UE.

Jakie warunki trzeba spełnić, aby korzystać ze zmienionych przepisów w zakresie rozliczenia VAT?

Przedsiębiorca zamierzający skorzystać z nowych rozwiązań musi spełnić warunki związane z wysokością sprzedaży oraz procedurą zgłoszenia odpowiedniej informacji do Urzędu Skarbowego.

W zakresie limitu przychodów ze sprzedaży należy spełnić łącznie poniższe warunki:

1) całkowita roczna wartość dostaw towarów i świadczenia usług dokonanych przez podatnika w roku podatkowym, nie może  przekroczyć w poprzednim ani bieżącym roku podatkowym kwoty 100 000 euro;
2) wartość sprzedaży u tego podatnika, z wyłączeniem podatku, nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym kwoty  200 000zł  a w bieżącym proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności   w/w kwoty ;
3) podatnik nie dokonuje na terytorium kraju dostaw towarów ani świadczenia usług, o których mowa w art. 113 ust. 13.

Ponadto przedsiębiorca musi podjąć kroki administracyjne polegające na:
1) powiadomieniu państwa członkowskiego, na terytorium którego posiada siedzibę działalności gospodarczej, o zamiarze skorzystania ze zwolnienia na terytorium kraju oraz
2) uzyskaniu w państwie członkowskim, na terytorium którego posiada siedzibę działalności gospodarczej, indywidualnego numeru identyfikacyjnego zawierającego kod EX, zwanego dalej „numerem identyfikacyjnym EX”, na potrzeby korzystania ze zwolnienia na terytorium kraju.

Innymi słowy podatnik, który posiada siedzibę działalności na terenie Polski powinien złożyć do Drugiego US Warszawa-Śródmieście uprzednie powiadomienie, które zawierać powinno:

• dane podatnika,

• informację o państwie członkowskim, w których podatnik zamierza korzystać ze zwolnienia,

• dane dotyczące rocznego obrotu w UE w poprzednim i bieżącym roku podatkowym

Uwaga!   Podatnik powinien złożyć zgłoszenie rejestracyjne VAT-R, jeśli dotychczas nie dokonał rejestracji. Jeśli podatnik korzystał ze zwolnienia na podstawie art. 113 ustawy o podatku od towarów i usług nie miał obowiązku składania VAT -R.

Na podstawie złożonego powiadomienia naczelnik US weryfikuje dane przedsiębiorcy między innymi pod kontem prawa do skorzystania ze zwolnienia w innym kraju członkowskim. Jeśli uprawnienia podatnika zostaną potwierdzone przez kraj, w którym podatnik zamierza korzystać ze zwolnienia zostaje nadany podatnikowi numer EX.

Numer ten składa się z polskiego NIP poprzedzonego przedrostkiem PL, czyli kodem kraju oraz dodaniem oznaczenia EX na końcu, np. PL 0123456789 EX.

Kolejnym ważnym obowiązkiem podatnika, który stosuje zwolnienie podmiotowe z podatku VAT jest obowiązek składania kwartalnych informacji o wysokości obrotów osiągniętych w każdym z państw członkowskich UE za dany kwartał, w tym o wartości sprzedaży na terytorium kraju. Informacja taka powinna być składana w terminie miesiąca od końca kwartału (gdy ostatnim dniem terminu jest sobota lub dzień ustawowo wolny od pracy to jest to termin obowiązujący). Gdyby zaszła konieczność złożenia korekty należy złożyć ją niezwłocznie po zaistnieniu zdarzenia powodującego taki obowiązek.

Jak wcześniej wspomniano podatnik, aby skorzystać z procedury zwolnienia z VAT w innych krajach (procedura SME) musi weryfikować wysokość osiągniętych obrotów w kraju jak i w poszczególnych krajach UE, w których zgłosił się do tej procedury. Przekroczenie któregokolwiek limitu powoduje utratę prawa do zwolnienia z VAT.

Przykład

Podatnik złożył do urzędu skarbowego powiadomienie o zamiarze korzystania z procedury zwolnienia z podatku na terenie UE. Jego łączny obrót w Unii wynosi 80 000 euro. W powiadomieniu do US poinformował, iż zamierza między innymi korzystać ze zwolnienia na terenie Niemiec. Będzie mógł korzystać w tym kraju ze zwolnienia, jeśli jego obrót nie przekroczy łącznie kwoty 100 000 euro i obowiązującego limity w Niemczech. W przypadku, gdy roczny obrót na terytorium UE podatnika przekroczy kwotę 100 000 euro, podatnik w terminie 15 dni roboczych, licząc od dnia, w którym nastąpiło przekroczenie tej kwoty, składa informację kwartalną za okres od początku kwartału do dnia, w którym ta kwota została przekroczona.

Autor:

Beata Tęgowska

Źródła:

1. https://lexlege.pl/ustawa-o-podatku-od-towarow-i-uslug/art-113/ [z dnia 2024.12.30]

Przedsiębiorcy będący czynnymi podatnikami VAT ponoszą wydatki na cele działalności gospodarczej, z tytułu których chcieliby mieć prawo do odliczenia podatku VAT. Dlaczego jest to tak istotne?

Dlatego, że kiedy mogą odliczyć podatek VAT od dokonanych zakupów wówczas obniżają wysokość miesięcznego albo kwartalnego podatku VAT do zapłaty. Jednym z wydatków na cele firmowe u niektórych przedsiębiorców jest zakup artykułów spożywczych. Czy mają oni prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego od tego typu zakupów? Co to na to fiskus?

Artykuły spożywcze

Zakup artykułów spożywczych do firmy jest nierzadkim zjawiskiem. Mowa konkretnie nie o nabyciu usług gastronomicznych czy usług cateringowych. Nie ma tutaj mowy także o nabyciu świadczenia złożonego, które to może przyczynić się do bezproblemowego odliczenia podatku VAT. Chodzi tutaj o zakup typowych artykułów spożywczych takich jak m.in. kawa, herbata, mleko, woda, cukier, ciastka, owoce czy o inne podobne podstawowe produkty spożywcze. Występuje tu wiele wątpliwości na temat możliwości odliczenia podatku VAT od nabycia artykułów spożywczych.

Jednym z najistotniejszych pytań na jakie musi sobie odpowiedzieć przedsiębiorca przy zakupie artykułów spożywczych jest cel tych zakupów, przeznaczenie tych zakupów oraz czy jest w stanie racjonalnie uzasadnić poniesienia tego typu wydatku. O tym w dalszej części publikacji.

Prawo do odliczenia podatku VAT

Nawiązując do art. 86 ust. 1 ustawy o VAT czynny podatnik VAT ma prawo do odliczenia podatku VAT od dokonanego zakupu, jeżeli wydatek:

1. został przeznaczony na cele prowadzonej działalności gospodarczej oraz
2. został przeznaczony na sprzedaż w ramach tej działalności, która jest opodatkowana podatkiem VAT (nie jest zwolniona z VAT).

Kwota podatku VAT naliczonego możliwa do odliczenia wynika z otrzymanej faktury i dotyczy nabycia towarów lub usług czy wpłaty zaliczki.

Czynny podatnik VAT – nabywca ma prawo do odliczenia podatku VAT z otrzymanej faktury nie wcześniej niż w miesiącu, w którym powstał obowiązek opodatkowania VAT u sprzedawcy. Zatem nabywca zawsze musi spojrzeć na fakturę i ustalić w którym miesiącu powstał obowiązek opodatkowania VAT danej sprzedaży u sprzedawcy. Odliczenia podatku VAT naliczonego z faktury sprzedaży nie może dokonać wcześniej niż w tym ustalonym miesiącu. Czynny podatnik VAT – nabywca ma prawo do odliczenia podatku VAT nie wcześniej aniżeli w miesiącu, w którym otrzymał fakturę albo dokument celny.

W aktualnej linii interpretacyjnej fiskus stoi na stanowisku, że aby można było odliczyć podatek VAT od zakupu artykułów spożywczych typu kawa, herbata, mleko, woda, cukier, ciastka, inne podobne to te artykuły muszą być przeznaczone na sprzedaż opodatkowaną VAT w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Zatem musi wystąpić przyczynowo-skutkowy związek pomiędzy nabyciem artykułów spożywczych a dokonywaną sprzedażą firmową opodatkowaną VAT. Oznacza to, iż zakup musi mieć związek z przedmiotem prowadzonej działalności gospodarczej. Oczywiście związek uzyskiwanym przychodem może być pośredni (koszty ogólne, pozostałe) albo bezpośredni (materiały, towary, inne wydatki).

Natomiast czynny podatnik VAT nie będzie miał prawa do odliczenia podatku VAT od nabycia artykułów spożywczych, jeżeli służą one tylko potrzebom osobistym pracowników, kontrahentów. W takim wypadku fiskus stwierdza, że zakup ten nie jest w żaden sposób związany z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą. Ustawy podatkowe nie definiują co to jest potrzeba osobista. Potrzebą osobistą może być potrzeba konkretnego człowieka albo konkretnych ludzi. Potrzeba osobista nie będzie potrzebą większości a raczej potrzebą zindywidualizowaną, czyli po prostu prywatną.

Fiskus utrzymuje wciąż twierdzenie, że wydatki dotyczące potrzeb osobistych pracowników, kontrahentów nie mogą być podstawą do odliczenia podatku VAT, ponieważ nie są one związane z działalnością gospodarczą a dokładniej ze sprzedażą opodatkowaną VAT prowadzoną w ramach tej działalności. Potrzeby osobiste pracowników to takie, które nie można identyfikować z obowiązkami wykonywanymi w ramach umowy o pracę. Ich zaspokojenie to dobrowolna inicjatywa pracodawcy. Zupełnie odmiennie od potrzeb pracowniczych, ustanowionych przepisami m.in. ustawą z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465) czy rozporządzeń dotyczących praw pracowniczych, które to pracodawca jest zobowiązany zaspokoić. Czy wobec tego pracodawca (przedsiębiorca) może odliczyć podatek VAT od zakupu artykułów spożywczych?

Odliczenie VAT od zakupu artykułów spożywczych kwestionowane przez fiskusa

Resort Finansów wciąż obiera dość restrykcyjny kierunek w zakresie odliczania podatku VAT z tytułu zakupów różnego rodzaju artykułów spożywczych. Choć rzadko, ale jednak zdarzają się przypadki, iż zezwala na odliczenie podatku VAT o zakupu artykułów spożywczych.

Pierwszy analizowany przypadek to jednoosobowa działalność, w której przedsiębiorca organizuje w różnych miejscach w kraju przedstawienia artystyczne, wspomaga wystawienie przedstawień artystycznych, wynajmuje pojazdy samochodowe.

Realizacja przedstawienia artystycznego wiąże się z wynajęciem sal czy nabyciem całego spektaklu (sala, aktorzy, obsługa). W umowach jakie przedsiębiorca podpisuje teatry, inne instytucje, osoby realizujące wystąpienia, zamieszczają zapis o zapewnieniu artystom, aktorom i obsłudze sceny napojów, artykułów spożywczych i cateringu często z określeniem ilości posiłków bądź ich rodzajów. Zapis taki może zawierać zobowiązanie się organizatora do zapewnienia i dostarczenia do garderoby artykułów spożywczych takich jak: woda mineralna – 4 butelki po pół litra na osobę, kawa, herbata, karton soku owocowego, półmisek z owocami, drobne przekąski. Wymogi ekip co do wyżywienia są jak najbardziej zasadne z uwagi na to, iż w jednym dniu mogą być organizowane nawet 2 przedstawienia, pomiędzy którymi są krótkie przerwy. Drugie przedstawienie kończy się wieczorem co skutkuje tym, iż bez zapewnienia przez organizatora posiłku ekipy nie mają, kiedy poszukać i nabyć posiłku.

Podatnik twierdzi, że zakupywane wyżywienie dla ekip przedstawień dotyczy tylko czynności opodatkowanych VAT. Nabyte wyżywienie jest udokumentowane fakturami określającymi dokładnie ilość, rodzaj, wartość produktów. Wobec powyższych okoliczności podatnik uważa, iż może odliczyć podatek VAT, naliczony w fakturach za nabycie artykułów spożywczych typu woda, kawa, herbata, cukier, soki, owoce, drobne przekąski czy gotowych obiadów w postaci cateringu dla uczestniczących w przedstawieniach artystów, aktorów i obsługi sceny z uwagi na to, iż poniesienie tych wydatków jest koniecznie na mocy zawartych umów organizacji przedstawień.

Fiskus uznał, że podatnik ma prawo do odliczenia podatku VAT od nabywanych artykułów spożywczych. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w wydanej interpretacji indywidualnej z dnia 18.10.2024r. o sygn. 0112-KDIL3.4012.553.2024.1.MC stwierdził, że „[…] Jednoznacznie Pani wskazała, że nabywane wyżywienie dla artystów, aktorów i obsługi sceny związane jest wyłącznie z wykonywaniem czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT i niekorzystających ze zwolnienia z podatku VAT. Nabywane wyżywienie dla wykonawców spektakli dokumentowane jest fakturami VAT z wykazaną kwotą podatku VAT. Ponadto, w rozpatrywanej sprawie, jak Pani wskazała, zakupione usługi cateringowe posiadają oznaczenie PKWiU 56.21.19.0.

W konsekwencji, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy, przysługuje Pani prawo do odliczenia podatku VAT z faktur dokumentujących poniesione wydatki na zakup produktów spożywczych (woda, kawa, herbata, cukier, soki, owoce, drobne przekąski) oraz gotowe obiady w postaci cateringu, służące realizacji zapisów umów wystawienia spektakli dla uczestniczących w nich artystów, aktorów i obsługi sceny. […].

Drugi omawiany przypadek dotyczy spółki prowadzącej działalność produkcyjną, posiadającą wiele oddziałów. Spółka zatrudnia szereg pracowników jak i zleceniobiorców.

Spółka chce zapewnić pracownikom odpowiednie warunki pracy jak i przyjmowania kontrahentów. W tym celu pracownicy mają dostęp do ogólnego firmowego zaplecza socjalnego, gdzie są takie artykuły spożywcze jak kawa, herbata, woda, cukier, mleko, czasem słodycze i inne przekąski oraz artykuły higieniczne do utrzymania czystości w pomieszczeniach tego zaplecza. Ogólne firmowe zaplecze posiada też lodówki, ekspresy do kawy, czajniki elektryczne oraz mikrofalówki.

Nabyte artykuły spożywcze są podawane na spotkaniach wewnętrznych zarządu albo pracowników spółki albo spotkaniach zarządu z kontrahentami lub także wspólnie z pracownikami. Artykuły spożywcze są także udostępnione na potrzeby pracowników w ogólnych zapleczach socjalnych, ale tylko w godzinach pracy. Spółka nie prowadzi ewidencji na jakie spotkania i komu zostały wydane konkretne artykuły spożywcze. Niemniej nabyte artykuły spożywcze służą celom prowadzonej działalności i nie mają charakteru wystawnego. Udostępnienie ich pracownikom, współpracownikom, kontrahentom jest wręcz standardem w wielu firmach.

Artykuły spożywcze są spożywane wyłącznie w dniach pracy. Możliwość spożycia artykułów spożywczych polepsza nie tylko atmosferę biznesu w pracy, ale ma też faktyczny wpływ na wydajność pracy. Zakupy te służą celom działalności gospodarczej i mają realny wpływ na korzyści ekonomiczne uzyskiwane przez spółkę. Wydatki na artykuły spożywcze związane są ze sprzedażą opodatkowaną VAT. Poza tym na mocy wydatków na zakup napojów dokonywane są również na mocy § 112 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26.09.1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. z 2003 r. nr 169, poz. 1650) a niekiedy inne nabyte artykuły spożywcze są potraktowane jako poczęstunek w trakcie spotkań biznesowych z obecnymi lub potencjalnymi kontrahentami.

Spółka wspomina, iż udostępnienie ww. artykułów spożywczych w trakcie spotkań wewnętrznych zarządu lub pracowników spółki, spotkań z kontrahentami, w których udział bierze zarząd lub pracownicy:

• wpływa pozytywnie na atmosferę spotkań,
• zwiększa jakość, wydajność i efektywność pracy,
• ma wpływ na uzyskiwane przychody, a więc ma wpływ na zabezpieczenie źródła przychodu,
• przyczynia się do utrzymania wyspecjalizowanej kadry,
• utrzymuje w spółce wysoką kulturę biznesową i nie tylko,
• zacieśniania w spółce więzi międzyludzkie między pracownikami,
• buduje lojalność wobec spółki
• zwiększa wyniki spółki,
• buduje korzystny wizerunek spółki.

Sami pracownicy przyznają, iż udostępnienie posiłków bezpośrednio wpływa na postrzeganie spółki jako korzystnej na gruncie oferty pozapłacowych składników wynagrodzenia. Niestety. Fiskus uznał, że podatnik nie ma prawa do odliczenia podatku VAT od zakupionych artykułów spożywczych typu kawa, herbata, woda, cukier, kawa, herbata, mleko, czasem słodycze i inne przekąski, ponieważ podatnik nie prowadzi ewidencji, z której będzie wynikać dokładne przyporządkowanie jaka część nabytych artykułów spożywczych jest wykorzystywana na potrzeby udostępnienia:

1. pracownikom w ogólnodostępnych miejscach oraz
2. w trakcie spotkań wewnętrznych Zarządu lub pracowników, oraz
3. w trakcie spotkań z kontrahentami, w których udział biorą zarząd lub pracownicy.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w wydanej interpretacji indywidualnej z dnia 07.03.2024r. o sygn. 0114-KDIP4-2.4012.13.2024.3.WH uznał, iż „[…] Udostępnienie przez Państwa pracownikom produktów takich, jak: woda, cukier, kawa, herbata, mleko w opisanej sytuacji, nie jest przekazaniem towarów na cele osobiste pracowników. Konieczność zapewnienia napojów przez Wnioskodawcę swoim pracownikom w czasie pracy wynika bezpośrednio z przepisów powołanego przez Państwa rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.

Zatem przysługuje Państwu prawo do odliczenia podatku naliczonego od zakupów produktów takich, jak: woda, cukier, kawa, herbata, mleko, udostępnianych przez Państwa swoim pracownikom w czasie pracy. Nabywane przez Państwa ww. artykuły spożywcze przeznaczone są bowiem do zużycia w związku z przepisami BHP i mają związek (pośredni) z wykonywaniem czynności opodatkowanych.

Jednakże wskazać należy, że skoro w rozpatrywanej sprawie, jak wskazano we wniosku, nie prowadzą Państwo ewidencji, z której wynikać ma dokładne przyporządkowanie jaka część nabytych artykułów spożywczych jest wykorzystywana na potrzeby udostępnienia pracownikom w ogólnodostępnych miejscach oraz jaka część nabytych artykułów spożywczych jest wykorzystywana w trakcie spotkań wewnętrznych Zarządu lub pracowników, spotkań z kontrahentami, w których udział biorą zarząd lub pracownicy, to tym samym nie można dokładnie przyporządkować jaka część zakupów będzie wykorzystana do wykonywania czynności opodatkowanych.

W konsekwencji nie przysługuje Państwu w ogóle prawo do odliczenia podatku naliczonego z tytułu nabycia opisanych we wniosku artykułów spożywczych zużytych w okolicznościach wskazanych w opisie stanu faktycznego. […]”.

Ostatnia analizowana sytuacja tyczy się spółki prowadzącej działalność polegającej na tworzeniu programów komputerowych przy pomocy osób zatrudnionych na umowę o pracę, umowę zlecenie. Spółka korzysta także z usług firm.

Dla utrzymania odpowiednich warunków pracy spółka z własnej dobrowolnej inicjatywy regularnie kupuje wodę, kawę, herbatę, mleko, soki, napoje gazowane (cola, sprite, fanta), orzeszki, krakersy, wafle ryżowe, ciastka, czekoladki, herbatniki, paluszki, cukierki, owoce i warzywa.

Produkty spożywcze są udostępnione w ogólnych miejscach w firmie i nie stanowią wyrobów wyrafinowanych, lecz standardowe artykuły dostępne w zdecydowanej większości sklepów spożywczych. Korzystanie z artykułów spożywczych odbywa się w trakcie pracy i w godzinach pracy w dowolnym momencie pracy, na spotkaniach organizacyjnych, naradach zarządu, innych spotkaniach w firmie np. zespołów pracowniczych a to pozwala na większym skupieniu się na wykonywanych zadaniach, skróceniu czasu przygotowania i spożywania posiłków czy nawet niekiedy wymianę pomysłów w czasie konsumpcji. Personel czuje się m.in. przez to doceniony i nie szuka zatrudnienia w innych firmach a spółce bardzo zależy na utrzymaniu aktualnych specjalistów.

Wspólne spożywanie posiłków to m.in. zwiększenie relacji między pracownikami, wzrost motywacji do pracy, polepszenie atmosfery pracy, zwiększenie wydajności, jakości oraz efektywności pracy, wymiana doświadczeń, odpoczynek od wykonywanych zadań, skrócenie czasu potrzebnego do wykonania niektórych zadań. Spółka nie prowadzi ewidencji zużycia artykułów spożywczych przez poszczególnych pracowników. Nie jest też zobligowana do zapewnienia ww. artykułów spożywczych na mocy przepisów BHP. Spółka uważa, iż w powyżej przedstawionych okolicznościach ma prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur dokumentujących zakup powyżej wymienionych artykułów spożywczych.

Fiskus uznał jednak, iż podatnik nie ma w tej sytuacji prawa do odliczenia podatku VAT od nabywanych artykułów spożywczych. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w wydanej interpretacji indywidualnej z dnia 12.02.2024r. o sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.771.2023.2.PRP uznał, iż „[…] Skoro w analizowanym przypadku nie są Państwo w stanie dokładnie przyporządkować jaka część nabytych artykułów spożywczych jest wykorzystywana przez Państwa na potrzeby udostępnienia Personelowi w ogólnodostępnych miejscach w Państwa siedzibie oraz jaka część nabytych artykułów spożywczych jest wykorzystywana przez Państwa w trakcie spotkań organizowanych przez Państwa w ramach zespołów projektowych, szkoleń wewnętrznych i narad z Państwa zleceniodawcami, w których udział bierze Personel, to tym samym nie można dokładnie przyporządkować jaka część zakupów będzie wykorzystana do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.Nie będzie więc Państwu przysługiwało w ogóle prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z tytułu nabycia artykułów spożywczych udostępnianych Personelowi w ogólnodostępnych miejscach w Państwa siedzibie oraz artykułów spożywczych udostępnianych w trakcie spotkań organizowanych przez Państwa w ramach zespołów projektowych, szkoleń wewnętrznych i narad z Państwa zleceniodawcami, w których udział bierze Personel, z uwagi na brak możliwości przyporządkowania jaka część zakupów będzie wykorzystana do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług. […].

Autor:

Krzysztof Ulicki

Źródła:

1. art. 86 ust. 1 ustawy o VAT [z dnia 2024.12.23]
2. ustawa z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465) [z dnia 2024.12.23]
3. interpretacja indywidualna z dnia 18.10.2024r. o sygn. 0112-KDIL3.4012.553.2024.1.MC [z dnia 2024.12.23]
4. § 112 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26.09.1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. z 2003 r. nr 169, poz. 1650) [z dnia 2024.12.23]
5. interpretacja indywidualna z dnia 07.03.2024r. o sygn. 0114-KDIP4-2.4012.13.2024.3.WH [z dnia 2024.12.23]
6. interpretacja indywidualna z dnia 12.02.2024r. o sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.771.2023.2.PRP [z dnia 2024.12.23]