Księgowość

Przedsiębiorcy często potrzebują pomocy w prowadzeniu swojej działalności gospodarczej. Oczywiście mogą zatrudnić pracowników czy skorzystać z usług zleceniobiorców. Niemniej niektórzy przedsiębiorcy chcą pomocy kogoś z najbliższej rodziny, z najbliższego otoczenia.

I tutaj przychodzi rozwiązanie prawne w postaci osoby współpracującej z przedsiębiorcą. Zanim jednak przedsiębiorca zdecyduje się na skorzystanie z tej formy pomocy przy prowadzeniu działalności powinien wiedzieć o wielu ważnych aspektach.

Osoba współpracująca, czyli kto

Osoby fizyczne prowadzące działalność często zastanawiają się, jakie możliwości daje skorzystanie z pomocy osoby współpracującej. Powstaje w tym momencie podstawowe pytanie – kogo można zaliczyć do grona osób współpracujących?

Osoba współpracująca to osoba, która pomaga przedsiębiorcy przy prowadzeniu działalności gospodarczej i z tego tytułu otrzymuje lub nie otrzymuje należnego wynagrodzenia za tę pomoc a przy tym należy do najbliższej rodziny przedsiębiorcy. Definicję osoby współpracującej można znaleźć w art. 8 ust. 11 ustawy z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 350 zwanej dalej ustawą o SUS).

Za osobę współpracującą z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność, zleceniobiorcami oraz z osobami fizycznymi, uważa się:

• małżonka,
• dzieci własne,
• dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione,
• rodziców,
• macochę i ojczyma,
• osoby przysposabiające

– jeżeli pozostają z nimi we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracują przy prowadzeniu tej działalności lub wykonywaniu umowy agencyjnej lub umowy zlecenia.

Osobą współpracującą nie będzie osoba, z którą została zawarta umowa o pracę w celu przygotowania zawodowego.

Ustawodawca jasno tutaj wymaga, aby osoba uznana za osobę współpracującą z przedsiębiorcą:

1. należała do grona rodzinnego przedsiębiorcy oraz
2. pozostawała z nim we wspólnym gospodarstwie domowym oraz
3. współpracowała z przedsiębiorcą przy prowadzeniu tej działalności.

Osoba współpracująca podlega ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu

Zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt 4, 5, 6 ustawy o SUS osoby współpracujące podlegają obowiązkowo ubezpieczeniu emerytalnemu oraz rentowemu (ubezpieczeniom społecznym, w tym dobrowolnie ubezpieczeniu chorobowemu). Z racji obowiązkowego podlegania ubezpieczeniu emerytalnemu oraz rentowemu obligatoryjnie podlegają także pod ubezpieczenie zdrowotne.

Na mocy art. 81 ust. 2ya ustawy z dnia 27.08.2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 146) podstawa do obliczenia składki zdrowotnej osób współpracujących z osobami prowadzącymi działalność pozarolniczą stanowi kwota odpowiadająca 75% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w 4 kwartale roku poprzedniego, włącznie z wypłatami z zysku, ogłaszanego przez Prezesa GUS w Dzienniku Urzędowym RP „Monitor Polski”.

Składka zdrowotna osób współpracujących obowiązuje od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia danego roku kalendarzowego i jest stała przez cały rok kalendarzowy.

Przeciętne miesięczne wynagrodzenie w sektorze przedsiębiorstw w 4 kwartale roku poprzedniego, włącznie z wypłatami z zysku wyniosło 8 549,18 zł.

75% x 8 549,18 zł = 6 411,89 zł.

Należy jednak postawić w tym momencie pytanie, na jakiej podstawie prawnej osoba współpracująca może pomagać przedsiębiorcy i czy w każdym przypadku będzie podlegała składkom ZUS?

Podstawy prawne pracy osoby współpracującej z przedsiębiorcą a składki ZUS oraz podatek dochodowy

Osoby współpracujące mogą pomagać przedsiębiorcy przy prowadzeniu działalności:

1. bez umowy – wówczas podlega pod ubezpieczenia społeczne w takiej wysokości jak przedsiębiorca opłacający tzw. pełny ZUS a pod ubezpieczenie zdrowotne w wysokości 577,07 zł miesięczne w 2025r. (75% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w 4 kwartale roku poprzedniego),
2. na podstawie umowy o pracę – wówczas podlega pod ubezpieczenia społeczne w takiej wysokości jak przedsiębiorca opłacający tzw. pełny ZUS a pod ubezpieczenie zdrowotne w wysokości 577,07 zł miesięczne w 2025r. (75% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w 4 kwartale roku poprzedniego),
3. na podstawie umowy zlecenie – wówczas podlega pod ubezpieczenia społeczne i zdrowotne obliczane od należnego wynagrodzenia brutto otrzymywanego z tytułu tej umowy.

W tym miejscu należy podkreślić bardzo istotną rzecz. Jeżeli pracownik spełnia wyżej wymienione cechy osoby współpracującej wtedy dopiero podlega składkom ZUS w wysokości przedstawionej w poniższej tabeli. Powyższe zależności przedstawiono w poniższej tabeli.

Należy zauważyć, że w przypadku, gdy osoba współpracująca pomaga przedsiębiorcy przy prowadzeniu działalności bez umowy albo na podstawie umowy o pracę obciążenie składkami ZUS będzie takie same (poza FGŚP).

Natomiast, gdy przedsiębiorca postanowi zawrzeć umowę zlecenie z osobą współpracującą (najbliższą rodziną) w takim wypadku wysokość składek ZUS będzie zależeć wyłącznie od wysokości wynagrodzenia, jaką chce wypłacać osobie współpracującej, ponieważ składki ZUS będą liczone właśnie od tego wynagrodzenia. Co natomiast z podatkiem od wynagrodzenia PIT-4R? Odpowiedź przedstawiono w poniższej tabeli.

W sytuacji, gdy osoba współpracująca pomaga przedsiębiorcy bez umowy wówczas przedsiębiorca nie ma obowiązku złożenia do urzędu skarbowego informacji PIT-11 za osobę współpracującą oraz deklaracji PIT-4R po zakończeniu roku kalendarzowego.

W sytuacji, gdy osoba współpracująca pomaga przedsiębiorcy na podstawie umowy zlecenie czy umowy o pracę wówczas przedsiębiorca jest zobligowany do złożenia do urzędu skarbowego informacji PIT-11 za osobę współpracującą oraz deklaracji PIT-4R po zakończeniu roku kalendarzowego.

Osoba współpracująca a ulgi w ZUS

Wielu przedsiębiorców zastanawia się czy osoba współpracująca może skorzystać z różnych ulg w ZUS w celu opłacania niższych składek ZUS.

Niestety, póki, co za osobę współpracującą z przedsiębiorcą obowiązują składki ZUS w tzw. pełnej wysokości (współpraca bez umowy albo na podstawie umowy o pracę).

Nie ma możliwości skorzystania z ulg powodujących obniżenie składek ZUS w stosunku do osób współpracujących.

Składki ZUS za osobę współpracują przedsiębiorca opłaca w takich samych terminach jak za siebie i za pracowników, zleceniobiorców

Na koniec warto przypomnieć, iż składki ZUS za osoby współpracujące niezależnie od formy prawnej współpracy opłaca przedsiębiorca. Termin jest taki sam jak w przypadku składek ZUS opłacanych za przedsiębiorcę czy jego pracowników. Przedsiębiorca opłaca składki ZUS za osobę współpracującą razem ze swoimi składkami ZUS w terminie do 20-go dnia miesiąca następnego po miesiącu rozliczeniowym

Zapłaty składek ZUS przedsiębiorca dokona jednym przelewem na swoje indywidualne konto przeznaczone do zapłaty składek ZUS a udostępnione przez generator kont ZUS.

Autor:

Krzysztof Ulicki

Źródła:

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163) [z dnia 24.06.2025].

Ustawa z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 497) [z dnia 24.06.2025].

Ustawa z dnia 27.08.2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 146) [z dnia 24.06.2025].

Ustawa z dnia 29.08.1997 – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111) [z dnia 24.06.2025].

Ustawa z dnia 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2024 r. poz. 1061) [z dnia 24.06.2025].

Indywidualna stawka amortyzacyjna to możliwość optymalizacji ujęcia kosztów uzyskania przychodów w działalności. Indywidualna stawka amortyzacyjna znacznie przyspiesza amortyzację środków trwałych a to z kolei wpływa na zwiększenie poziomu kosztów w krótszym czasie.

Kiedy można zastosować indywidualną stawkę amortyzacyjną? Czy można ją uwzględnić w stosunku do wszystkich środków trwałych? Na czym polega jej zastosowanie.

Składnik majątku spełniający cechy środka trwałego

Ustawowe pojęcie środka trwałego występuje tylko na gruncie przepisów regulujących opodatkowanie przychodów, dochodów z prowadzonej działalności gospodarczej. To oznacza, że jeżeli składnik majątku spełnia cechy środka trwałego to jest używany w działalności gospodarczej.

Składnik majątku będzie stanowił środek trwały w działalności, jeżeli:

• został nabyty lub wytworzony przez podatnika we własnym zakresie,
• jest kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia do używania,
• stanowi własność lub współwłasność podatnika,
• będzie użytkowany w działalności dłużej niż rok,
• może zostać oddany przez podatnika do używania innemu podatnikowi na podstawie umowy najmu, dzierżawy.

Podatnik po nabyciu środka trwałego do firmy ma obowiązek wprowadzić go do ewidencji środków trwałych. Wyjątkiem od reguły jest tzw. niskocenny środek trwały o wartości początkowej niższej niż 10 000 zł.

W takim wypadku podatnik może go wprowadzić do ewidencji środków trwałych, ale może go zaksięgować jednorazowo w koszty firmy bez dodawania go do ewidencji środków trwałych. Jeżeli jednak podatnik wprowadzi środek trwały do ewidencji środków trwałych musi ustalić jego wartość początkową i od tej wartości naliczać odpisy amortyzacyjne według rocznej stawki amortyzacyjnej określonej przez Klasyfikację Środków Trwałych albo zastosować jednorazową amortyzację, jeżeli dany środek trwały się do niej kwalifikuje.

Klasyfikacja środków trwałych dostępna jest TUTAJ.

Zgodnie z tym, co mówi art. 22c ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 zwanej dalej ustawą o PDOF) amortyzacji nie podlegają:

1. grunty i prawa wieczystego użytkowania gruntów,
2. budynki mieszkalne wraz ze znajdującymi się w nich dźwigami, lokale mieszkalne stanowiące odrębną nieruchomość, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz prawo do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej, służące prowadzonej działalności gospodarczej lub wydzierżawiane albo wynajmowane na podstawie umowy,
3. składniki majątku, które nie są używane na skutek zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej na podstawie przepisów dotyczących zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej albo zaprzestania działalności, w której te składniki były używane; w tym przypadku składniki te nie podlegają amortyzacji od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawieszono albo zaprzestano tej działalności,
4. wartość firmy,
5. dzieła sztuki i eksponaty muzealne.

Indywidualna roczna stawka amortyzacyjna w praktyce

Podatnik ma możliwość zastosowania indywidualnej stawki amortyzacji, co do niektórych rodzajów środków trwałych. W praktyce oznacza to zwiększenie wysokości kosztów w okresie amortyzacji oraz skrócenie okresu amortyzacji. Indywidualna stawka amortyzacji to roczna stawka amortyzacyjna.

Zgodnie art. 22j ust. 1 ustawy o PDOF podatnicy mogą indywidualnie ustalić stawki amortyzacyjne dla:

1. używanych środków trwałych lub
2. ulepszonych środków trwałych

– po raz pierwszy wprowadzonych do ewidencji środków trwałych danego podatnika. Indywidualna stawka amortyzacji nie może być jednak wyższa niż minimalny okres amortyzacji. Zależność tę przedstawiono w poniższej tabeli.

Ustawodawca jasno zaznacza, że indywidualna stawka amortyzacji może być zastosowana:

1. tylko do niektórych środków trwałych,
2. tylko do używanych lub ulepszonych środków trwałych,
3. do środków trwałych po raz pierwszy wprowadzonych do ewidencji środków trwałych,

z uwzględnieniem ustawowych najkrótszych okresów amortyzacji.

Zastosowanie indywidualnej rocznej stawki amortyzacyjnej na przykładzie

Podatnicy, którzy chcą skorzystać z indywidualnej stawki amortyzacyjnej muszą wpierw zbadać następujące kwestie:

1. zweryfikować czy nabyty środek trwały kwalifikuje się do zastosowania indywidualnej stawki amortyzacyjnej tzn. sprawdzić czy rodzaj środka trwałego należy do grup 3-6 oraz 8 KŚT albo środków transportu albo budynków i budowli (tabela powyżej),
2. sprawdzić czy nabyty środek trwały spełnia cechy używanego środka trwałego lub ulepszonego środka trwałego (tabela powyżej),
3. sprawdzić jaka przypada na dany rodzaj środka trwałego – najniższa roczna stawka amortyzacji (tabela powyżej),
4. pomnożyć indywidualną roczną stawkę amortyzacyjną przez wartość początkową środka trwałego i w ten sposób podatnik otrzymuje roczną wartość środka trwałego, którą ujmie w koszty firmy poprzez odpisy amortyzacyjne.

Przykład 1

Podatnik prowadzący działalność gospodarczą – czynny podatnik VAT stosujący podatek liniowy jako formę opodatkowania przychodów z działalności nabył w maju 2025r. używany wózek widłowy z silnikiem spalinowym (nr KŚT 763) dla którego właściwą stawką amortyzacyjną jest 14%. Wartość początkowa wózka to 24 000 zł.

Z uwagi na to, iż wózek należy do grupy KŚT 7 to najkrótszy okres amortyzacji przy założeniu, iż wózek widłowy był używany to 30 miesięcy, a więc roczna amortyzacja tego wózka to 40%.

Podatnik ujmie, zatem w koszty firmy łączną sumę odpisów amortyzacyjnych według rocznej stawki 40%:

• rok 2025 – 5 600 zł,
• rok 2026 – 9 600 zł,
• rok 2027 – 8 800 zł,

Miesięczne odpisy amortyzacyjne w kwocie 800 zł rozpocznie od okresu czerwiec 2025r. a skończy w okresie listopad 2027r.

Poniżej przedstawiono przypadek podatniczki, która od 10 lat korzystała na mocy umowy najmu z części nieruchomości w budynku handlowo-usługowym trwale związanym z gruntem – o numerze z grupy środków trwałych 103 KŚT (chodzi o lokal użytkowy o powierzchni ok. 30 m² znajdujący się w tym budynku).

Pozostała część budynku była i nadal jest wynajmowana przez inne podmioty lub używana przez obecnych właścicieli budynku.

Budynek, co najmniej od 2005 r. był używany przez aktualnych właścicieli na potrzeby czerpania z niego korzyści w postaci czynszu z najmu.

Podatniczka będzie chciała kupić cały budynek i pozostawić dotychczasowych najemców, jako swoich klientów. Budynek będzie przeznaczony w całości na potrzeby związane z działalnością.

W momencie nabycia będzie on kompletny i zdatny do użytku w działalności a zaraz po tym nabyciu zostanie wprowadzony do ewidencji środków trwałych. Przewidywany okres jego używania w firmie będzie dłuższy niż rok. Zakres działalności podatniczki zostanie rozszerzony o wynajem i zarządzanie nieruchomościami własnymi lub dzierżawionymi (PKD 68.20.Z).

Podatniczka zastanawia się czy będzie mogła w odniesieniu do tego budynku skorzystać z indywidualnej stawki amortyzacyjnej.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 04.10.2024r. o sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.596.2024.1.MAP uznał, że tak – „(…) Z przedstawionego we wniosku opisu sprawy wynika, że przychód z prowadzonej przez Panią działalności opodatkowany jest liniowo.

Na potrzeby wykonywanej działalności gospodarczej początkowo, tj. od stycznia 2005 r., na podstawie umowy najmu z 3 stycznia 2005 r. wynajmowała Pani nieruchomość – trwale związany z gruntem budynek handlowo-usługowy wymieniony w rodzaju 103 Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT), o powierzchni zabudowy 216,61 m2 oraz powierzchni użytkowej 250,48 m2. Od ok. 10 lat wynajmuje Pani jedynie niewielką część Budynku, tj. lokal użytkowy o powierzchni ok. 30 m2.

Pozostała część Budynku, tj. ok. 220 m2 od 2015 r. była i nadal jest wynajmowana przez inne podmioty lub używana przez obecnych właścicieli Budynku. Budynek, co najmniej od 2005 r. był, więc używany przez aktualnych właścicieli na potrzeby czerpania z niego korzyści w postaci czynszu najmu.

Planuje Pani nabyć w drodze umowy kupna ww. Budynek. W momencie nabycia Budynek będzie kompletny i zdatny do używania. Przewidywany okres używania Budynku będzie dłuższy niż rok i będzie on wykorzystywany przez Panią na potrzeby związane z aktualnie prowadzoną działalnością lub wynajmowany innym podmiotom w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, której zakres zostanie rozszerzony o wynajem i zarządzanie nieruchomościami własnymi lub dzierżawionymi (PKD 68.20.Z). Zamierza Pani wprowadzić po raz pierwszy Budynek do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych po jego nabyciu.

Mając na uwadze przedstawione we wniosku zdarzenie przyszłe oraz powołane przepisy prawa podatkowego stwierdzić należy, że skoro budynek, który zamierza Pani nabyć zaliczony do rodzaju 103 Klasyfikacji Środków Trwałych przed jego nabyciem był wykorzystywany przez okres dłuższy niż 60 miesięcy, a ponadto zostanie on po raz pierwszy wprowadzony przez Panią do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, to stosownie do art. 22j ust. 1 pkt 3 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych można ustalić dla tego budynku indywidualny okres amortyzacji, przy czym okres ten nie może być krótszy niż 3 lata. (…)”.

Autor:

Krzysztof Ulicki

Źródła:

Klasyfikacja Środków Trwałych [z dnia 10.06.2025].

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163) [z dnia 10.06.2025].

Ustawa z dnia 29.08.1997 – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111) [z dnia 10.06.2025].

Ustawa z dnia 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2024 r. poz. 1061) [z dnia 10.06.2025].

Interpretacja indywidualna z dnia 04.10.2024r. o sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.596.2024.1.MAP Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej [z dnia 10.06.2025].

Rachunek zysków i strat to jeden z obligatoryjnych dokumentów kompletnego sprawozdania finansowego. Pokazuje on nie tylko osiągnięty wynik finansowy czy poniesioną stratę, ale pełni rolę sprawozdawczą, weryfikacyjną oraz uzgodnieniową.

Czym w ogóle jest rachunek zysków i strat? Kto powinien go sporządzać i kiedy? Co składa się na pozycje rachunku zysków i strat i o czym one informują?

Obowiązkowe elementy składowe podmiotów prowadzących księgi rachunkowe

Podmiot, który jest zobligowany lub dobrowolnie prowadzi księgi rachunkowe musi wykonywać szereg ustawowych obowiązków wyszczególnionych w ustawie z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 zwanej dalej ustawą o rachunkowości).

Przedstawiono je w poniższej tabeli.

Rachunek zysków i strat elementem sprawozdania finansowego

W nawiązaniu do art. 45 ust. 2 ustawy o rachunkowości  sprawozdanie finansowe jednostki prowadzącej księgi rachunkowe składa się z kilku elementów składkowych.

Rachunek zysków i strat podobnie jak bilans jest nieodłącznym i obligatoryjnym elementem składowym każdego sprawozdania finansowego. Jest jedną z najważniejszych części każdego sprawozdania finansowego. Przy tym nie ma znaczenia czy jednostka prowadzi księgi rachunkowe dobrowolnie czy obligatoryjnie. Należy w tym momencie wspomnieć także o dodatkowych elementach sprawozdania finansowego, które sporządzają już tylko niektóre jednostki.

Co to jest rachunek zysków i strat i jakie są jego zadania

Rachunek zysków i strat to zestawienie tzw. stanów końcowych kont wynikowych (sald wynikających z tych kont po ich zamknięciu), ułożone tematycznie zgodnie ze wzorcami zawartymi w ustawie o rachunkowości. Rachunek zysków i strat sporządzany więc jest na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych. Wykaz tych dni przedstawiono w dalszej części publikacji.

Rachunek zysków i strat to informacja dla przedsiębiorcy, kontrahentów, urzędu skarbowego, ZUS, GUS, banków, leasingodawców i całej masy innych podmiotów o uzyskiwanych przychodach i poniesionych przez przedsiębiorcę kosztach.

Rachunek zysków i strat w dużym uproszczeniu to skondensowana, zsumowana informacja o przychodach ze sprzedaży produktów, towarów (także tych, które nie zostały jeszcze zbyte – zmiana stanu produktów) a także kosztach sprzedaży tych produktów, towarów (amortyzacja, usługi obce, wynagrodzenia i ZUS, materiały, media, podatki i opłaty, pozostałe koszty) oraz przychodach i kosztach finansowych i podatku dochodowym jak i obowiązkowych obciążeniach wyniku finansowego.

Rachunek zysków i strat informuje o:

• wysokości przychodów ze sprzedaży towarów, materiałów, wyrobów gotowych, usług,
• wysokości kosztów działalności gospodarczej (wynik informacji zależy od stosowanego wariantu rachunku zysków i strat),
• średniej, rocznej rentowności sprzedaży,
• wysokości przychodów z pozostałej sprzedaży np. zysk ze zbycia środków trwałych, otrzymanie dotacji, zwrot składek ZUS, przedawnione zobowiązania, zmiany w wartościach środków trwałych, otrzymane odszkodowania czy kary, różnice groszowe przy przeksięgowaniach VAT, wiele innych
• wysokości pozostałych kosztów operacyjnych np. stracie ze zbycia środków trwałych, podatek VAT niepodlegający odliczeniu, zmiany w wartościach środków trwałych, zapłacone odszkodowania czy kary, różnice groszowe przy przeksięgowaniach VAT, koszty sądowe i egzekucyjne, wiele innych
• wysokości przychodów finansowych np. z tytułu różnic kursowych, otrzymanej dywidendy, z otrzymanych odsetek, zysk ze sprzedaży instrumentów finansowych, inne, zmiany w wartości aktywów finansowych, wiele innych
• wysokości kosztów finansowych np. z tytułu różnic kursowych, zapłaconych odsetek, straty ze sprzedaży instrumentów finansowych, zmiany w wartości aktywów finansowych, wiele innych
• wysokości zysku brutto, a więc przed i po opodatkowaniu podatkiem dochodowym (zysku netto) albo o wysokości poniesionej stracie,
• wysokości innych obowiązkowych obciążeniach wyniku finansowego.

Zadaniem rachunku zysków i strat jest dostarczenie informacji o rocznych wysokościach powyżej wymienionych kategorii, a więc osiąganych przychodach i kosztach z działalności operacyjnej, pozostałej oraz finansowej np. w sytuacji:

1. wewnętrznej kontroli przedsiębiorcy,
2. oceny wiarygodności dokonywanej przez kontrahentów,
3. ubiegania się o kredyt, leasing,
4. analizy i kontroli dokonywanej przez organy podatkowe, organy kontroli podatkowej,
5. zmiany formy prawnej,
6. momentu przed przekształceniem, restrukturyzacją podmiotu,
7. momentu przed połączeniem podmiotów,
8. dla celów analizy dokonywanej przez akcjonariuszy, udziałowców, podmioty powiązane,
9. innej.

Terminy zamknięcia i otwarcia ksiąg rachunkowych i sporządzenia sprawozdania finansowego

Sprawozdanie finansowe (w tym także rachunek zysków i strat) sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych. Należy zaznaczyć, iż jednostka nie jest zobligowana do zamknięcia ksiąg rachunkowych a więc sporządzania sprawozdania finansowego w przypadku przekształcenia spółki osobowej oraz spółki cywilnej w inną spółkę osobową, a także spółki kapitałowej w inną spółkę kapitałową albo połączenia jednostek, gdy w myśl ustawy o rachunkowości rozliczenie połączenia następuje metodą łączenia udziałów i nie powoduje powstania nowej jednostki. Ustawowe dni zamknięcia ksiąg rachunkowych, ale dni otwarcia ksiąg zaprezentowano w poniższej tabeli.

Co zawiera rachunek zysków i strat

Rachunek zysków i strat zawiera uporządkowane tematycznie w podziale na ustawowe główne punkty i podpunkty – zestawienie sald zamknięcia kont księgowych. Niezwykle ważną rzeczą jest to, iż rachunek zysków i strat jest sporządzany odrębnie na każdy kolejny rok obrotowy. Oznacza to, że w przeciwieństwie do bilansu nie są przenoszone salda poszczególnych pozycji rachunku zysków i strat.

W każdym roku obrotowym zamykane zostają konta wynikowe a ich salda końcowe zostają przenoszone na wynik finansowy i do odpowiednich rubryk rachunku zysków i strat. Bez znaczenia w tym wypadku pozostaje fakt kontynuowania przez jednostkę działalności czy też nie.

Rachunek zysków i strat podobnie jak bilans obejmuje dane finansowe za poprzedni rok obrotowy oraz rok go poprzedzający. Rachunek zysków i strat można sporządzić także dobrowolnie na inny dzień od wyżej wskazanych.

Należy w tym miejscu zaznaczyć, iż rachunek zysków i strat to informacja o wysokościach przychodów i kosztów oraz wyniku finansowym na ostatni dzień roku obrotowego, a więc jest to wynik operacji gospodarczych na kontach wynikowych, jakie nastąpiły w ciągu roku obrotowego. W trakcie roku obrotowego występuje przecież wiele operacji gospodarczych (transakcji zakupu, sprzedaży, operacji zapłat, wpłat, różnego rodzaju korekt, wystąpienia pewnych zjawisk, wystąpienia różnych innych okoliczności np. zniszczenie środka trwałego na skutek powodzi itd.).

Rachunek zysków i strat pokazuje, zatem końcowy skutek wszystkich operacji gospodarczych, które miały miejsce, ale tylko w jednym konkretnym roku obrotowym w poprzednim i jeszcze poprzednim) a więc dane za okres zamknięty. Warto wspomnieć, iż w zależności od typu i wielkości jednostki rachunek zysków i strat może zawierać rozszerzone niektóre pozycje a inne z kolei mogą być bardziej uproszczone.

Warto przedstawić jeszcze jedno zestawienie.

Warto teraz zaznajomić się, co oznaczają poszczególne pozycje rachunku zysków i strat.

Dwa warianty rachunku zysków i strat

Rachunek zysków i strat ma określony wzór. To, jaki wzór jednostka powinna zastosować określa ustawa o rachunkowości w swoich załącznikach od nr 1 do 6. Wszystko zależy od rodzaju i wielkości jednostki m.in. od formy prawnej, przedmiotu działalności, wielkości rocznych obrotów, rocznego zatrudnienia, rocznej sumy aktywów, pasywów, od pozostałych warunków.

Przykładowo z innego niż większość jednostek wzoru rachunku zysków i strat korzystają zakłady ubezpieczeń, z innego banki a jeszcze z innego jednostki mikro, jednostki małe, jednostki inne niż mikro i małe.

Jeden z najczęściej stosowanych wzorów rachunku zysków i strat jest przedstawiony w załączniku nr 1 do ustawy o rachunkowości.

Rachunek zysków i strat występuje w wersji kalkulacyjnej i porównawczej. Na główne kategorie rachunku zysków i strat w wersji porównawczej oraz kalkulacyjnej wchodzą:

Jednostki, które stosują tylko zespół kont „4” i „7” a więc ewidencjonują koszty działalności operacyjnej w ujęciu rocznym bez podziału na miejsca ich powstawania stosują rachunek zysków i strat w wersji porównawczej.

Natomiast jednostki, które stosują zespół kont „4, 5” i „7” a więc ewidencjonują koszty w ujęciu rocznym według miejsc ich powstawania mogą stosować rachunek zysków i strat w wersji kalkulacyjnej albo porównawczej

Różnice pomiędzy tymi wariantami polegają właśnie na sposobie rozliczania kosztów.

Rachunek zysków i strat w wersji kalkulacyjnej umożliwia ujęcie kosztów według miejsc ich powstania, czyli koszty powstałe np. na magazynie, w dziale produkcyjnym, w dziale administracji. To jednak nie wszystko ta wersja rachunku zysków i strat informuje o wysokości kosztów sprzedaży w ogólnym podziale na:

• ogólne koszty sprzedaży,
• koszty wytworzonych produktów i towarów.

I ponownie w tych kategoriach kosztowych na kontach zespołu „5” ewidencjonowane są koszty w miejscu, w którym powstały.

Rachunek zysków i strat w wersji porównawczej umożliwia rozliczenie kosztów według ich w ogólnym ujęciu rocznym.

Nie jest wskazane miejsce, gdzie te koszty powstały a są wymienione rodzaje tych kosztów takie jak:

1. amortyzacja,
2. zużycie materiałów i energii (mediów),
3. usługi obce,
4. podatki i opłaty,
5. wynagrodzenia,
6. ZUS,
7. pozostałe koszty.

W tym wariancie rachunku zysków i strat występuje dodatkowo pozycja kosztu wytworzenia produktów na własne potrzeby jednostki.

Natomiast pozostałe pozycje są takie same.

Rachunek zysków i strat w wersji kalkulacyjnej stosują najczęściej firmy produkcyjne i większe podmioty, które muszą znać miejsca generowania poszczególnych rodzajów kosztów.

Rachunek zysków i strat w wersji porównawczej stosują mniejsze jednostki, którym wystarczy informacja o rocznej wysokości poszczególnych rodzajów kosztów działalności operacyjnej.

Wzór rachunku zysków i strat według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości (dla jednostki innej niż mikro i mała) w wersji porównawczej oraz kalkulacyjnej przedstawiono poniżej (pozycje rachunku zysków i strat).

https://druki.gofin.pl/podglad/dzial/134/druk/992/wersja/4907

https://druki.gofin.pl/podglad/dzial/134/druk/991/wersja/4906

Autor:

Krzysztof Ulicki

Źródła:

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120) [z dnia 12.05.2025].

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163) [z dnia 12.05.2025].

Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 2805) [z dnia 12.05.2025].

Ustawa z dnia 15.09.2000 r. Kodeks spółek handlowych (Dz. U. z 2024 r. poz. 18) [z dnia 12.05.2025].

Ustawa z dnia 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2024 r. poz. 1061) [z dnia 12.05.2025].

KOMUNIKAT MINISTRA FINANSÓW z dnia 27 grudnia 2018 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia aktualizacji Krajowego Standardu Rachunkowości Nr 7 „Zmiany zasad (polityki) rachunkowości, wartości szacunkowych, poprawianie błędów, zdarzenia następujące po dniu Rachunek zysków i stratowym – ujęcie i prezentacja” [z dnia 12.05.2025].

KOMUNIKAT MINISTRA ROZWOJU FINANSÓW z dnia 4 stycznia 2018 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia aktualizacji Krajowego Standardu Rachunkowości Nr 9 „Sprawozdanie z działalności” [z dnia 12.05.2025].

KOMUNIKAT MINISTRA ROZWOJU FINANSÓW z dnia 28 lipca 2021 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia aktualizacji Krajowego Standardu Rachunkowości Nr 14 „Kontynuacja działalności oraz rachunkowość jednostek przy braku kontynuowania działalności” [z dnia 12.05.2025].

Prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów wymaga, aby dokonywane w niej zapisy księgowe zdarzeń gospodarczych zaistniałych w firmie odbywały się w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów.

Czym są prawidłowe i rzetelne dowody księgowe będące podstawą zapisów zdarzeń gospodarczych w PKPiR?

Dowód księgowy w podatkowej księdze przychodów i rozchodów

Dowód księgowy to dokument źródłowy potwierdzający zdarzenie gospodarcze oraz jego rzeczywisty przebieg. Jeśli dokumentowane zdarzenie faktycznie miało miejsce, dowód księgowy stanowi podstawę do dokonania zapisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (PKPiR). To ogólna charakterystyka dowodu księgowego na gruncie ewidencji PKPiR.

Ustawodawca szczegółowo określił, co może być dowodem księgowym w PKPiR w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23.12.2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2019 r. poz. 2544 zwanym dalej rozporządzeniem).

Zgodnie z § 11 ww. rozporządzenia zapisy występujących u podatnika zdarzeń gospodarczych w PKPiR są dokonywane w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów księgowych.

Każdy zapis księgowy w PKPiR dokonany na podstawie dowodu księgowego musi być w PKPiR oznaczony numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu księgowego z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie. Dowód księgowy jest sporządzany w języku polskim. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała (mogą być zastosowane skróty ogólnie przyjęte).

Rodzaje dowodów księgowych w PKPiR

Prawodawca wymienia kilka rodzajów dowodów księgowych, na podstawie, których można dokonać zapisów zdarzeń gospodarczych w ewidencji PKPiR.

Prawodawca w § 12 oraz w § 13 ww. rozporządzenia wyjaśnia, czym mogą być tzw. inne dowody stwierdzające dokonanie przez podatnika operacji gospodarczej. Warto w tym miejscu wspomnieć też o tak częstym dowodzie księgowym (dowodzie źródłowym) jak lista płac umów o pracę lub lista płac umów cywilnoprawnych. Należy podkreślić, iż wynagrodzenia muszą być przez pracodawcę uregulowane w ustawowym terminie, aby stanowiły u niego koszty uzyskania przychodów.

Inne dowody księgowe w PKPiR W powyższym rozporządzeniu ustawodawca określił dodatkowo, co może stanowić inny dowód księgowy, który może być podstawą zapisu zdarzenia gospodarczego w ewidencji PKPiR. Cechy innych dowodów przedstawiono w poniższej tabeli.

Jeżeli rozliczenie kosztów podróży służbowych pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących, jest ujmowane w PKPiR za pomocą dowodu wewnętrznego to ten dowód musi zawierać minimum:

• imię i nazwisko,
• cel podróży,
• nazwę miejscowości docelowej,
• liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu),
• stawkę i wartość przysługujących diet.

Warto dodać, iż gdy podatnik poniesie za granicą wydatki na zakup paliwa i olejów to wydatki te mogą być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi. W tym wypadku stosuje się wymogi tych samych elementów, co przy zakupie w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych.

Do popularniejszych dowodów księgowych (źródłowych) księgowanych w PKPiR za pomocą dowodu wewnętrznego można wyróżnić:

1. polisy ubezpieczeniowe OC zawodu,
2. polisy ubezpieczeniowe majątku firmowego,
3. opłaty parkingowe,
4. opłaty za przejazd autostradą,
5. inne opłaty np. targowe, miejscowe, pozostałe,
6. opłaty administracyjne, skarbowe, sądowe,
7. składki przynależności do organizacji zawodowej (np. Krajowa Izba Budowlana),
8. składki ZUS jeśli są księgowane w koszty firmy zamiast odliczane od dochodu,
9. opłaty, bilety wstępu na różne wydarzenia,
10. opłaty bankowe,
11. odsetki od kredytu, odsetki w rachunku,
12. czynsze najmu,
13. rozliczenie kosztów podróży służbowych,
14. niektóre korekty PIT oraz VAT,
15. kary umowne stanowiące koszty uzyskania przychodów,
16. odpisy amortyzacyjne,
17. deklaracje podatkowe podatku od nieruchomości czy środków transportowych,
18. pozostałe.

Korekty dowodów księgowych

Jak już wyżej wskazano dowody księgowe muszą być kompletne i rzetelne, a więc przedstawiać operację gospodarczą dokonaną przez podatnika zgodnie z rzeczywistym jej przebiegiem. Dowody księgowe można poprawić, ale należy przestrzegać podstawowych zasad korekty. Poza tym nie wszystkie dowody księgowe można poprawić.

Powyższych zasad korekty nie stosuje się do:

1. dowodów obcych,
2. dowodów księgowych, dla których ustalono odrębnymi przepisami zakaz dokonywania jakichkolwiek korekt

Dowody obce mogą być poprawione przez wystawienie przez nabywcę i przesłanie sprzedawcy noty korygującej (w zależności od rodzaju błędu). Niektóre błędy może skorygować tylko sprzedawca za pomocą wystawienia faktury korygującej.

Chwila przed zaksięgowaniem dowodu księgowego w PKPiR

Zanim podatnik dokona księgowania wszystkich otrzymanych w danym okresie dokumentów warto, aby przed księgowaniem zweryfikował czy te dowody źródłowe są formalnie i merytorycznie poprawne.

Warto w tym momencie zweryfikować czy dowód źródłowy (dowód księgowy):

1. zawiera wszystkie formalne elementy,
2. zawiera poprawne rozliczenie (czy przypadkiem nie ma tam błędów natury rachunkowej np. sumy kwot, mnożenia itp.),
3. jest prawidłowo wystawiony – pozostałe elementy, które powinny zawierać (także podpisów uprawnionych osób, jeżeli powinny na nim figurować),
4. dokumentuje zdarzenie gospodarcze zgodnie ze stanem faktycznym.

Autor:

Krzysztof Ulicki

Źródła:

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163) [z dnia 05.05.2025].

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23.12.2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2019 r. poz. 2544) [z dnia 05.05.2025].

Rozporządzenie Ministra Rozwoju z dnia 16.12.2019 r. w sprawie sposobu przekazywania za pomocą środków komunikacji elektronicznej ksiąg podatkowych oraz wymagań technicznych dla informatycznych nośników danych, na których te księgi mogą być zapisane i przekazywane (Dz. U. z 2019 r. poz. 2451) [z dnia 05.05.2025].

Ustawa z dnia 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2024 r. poz. 1061) [z dnia 05.05.2025].

Bilans to podstawowy element sprawozdania finansowego. Pełni on rolę nie tylko formalno-rachunkową, weryfikacyjną czy uzgodnieniową, ale także sprawozdawczą.

Warto wyjaśnić, więc czym w ogóle jest bilans? Co składa się na pozycje bilansu i czym one są? Kiedy należy go sporządzić?

Rachunkowość jednostki prowadzącej księgi rachunkowe

Jednostka, która dobrowolnie lub obowiązkowo prowadzi księgi rachunkowe musi stosować zasady związane z prowadzeniem ksiąg i wykonywać wszelkie obowiązki, do których obliguje ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 zwanej dalej ustawą o rachunkowości).

Rachunkowość jednostki prowadzącej księgi rachunkowe obejmuje:

• przyjęte zasady (politykę) rachunkowości,
• prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,
• okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
• wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,
• sporządzanie sprawozdań finansowych (w tym bilans),
• gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą,
• poddanie badaniu, składanie do właściwego rejestru sądowego, udostępnianie i ogłaszanie sprawozdań finansowych w przypadkach przewidzianych ustawą.

Bilans i zadania bilansu

Jednym z obowiązków jednostki prowadzącej księgi rachunkowe jest sporządzenie sprawozdania finansowego. Bilans jest obligatoryjną częścią składową sprawozdania finansowego. Sam bilans jest tak naprawdę zestawieniem odpowiednio (tematycznie) zaprezentowanych sald kont księgowych, ale według ustawowego podziału na konkretne sekcje, do których należą konkretne konta oraz oczywiście ich saldo. Bilans to informacja dla przedsiębiorcy, kontrahentów, urzędu skarbowego, ZUS, GUS, banków, leasingodawców i całej masy innych podmiotów o sytuacji finansowo-majątkowej przedsiębiorcy.

Bilans w dużym skrócie to skondensowana informacja o posiadanym majątku rzeczowym, majątku finansowym, o kapitałach jednostki, zysku lub stracie oraz wszelkich zobowiązań jednostki wobec kontrahentów, urzędów, wspólników, innych podmiotów, ale i należnościach, czyli kwotach należnych dla jednostki.

Zadaniem bilansu jest dostarczenie informacji o sytuacji finansowo-majątkowej jednostki różnym podmiotom w przypadku:

1. oceny wiarygodności dokonywanej przez kontrahentów,
2. ubiegania się o kredyt, leasing,
3. analizy i kontroli dokonywanej przez organy podatkowe, organy kontroli podatkowej,
4. zmiany formy prawnej,
5. momentu przed przekształceniem, restrukturyzacją podmiotu,
6. momentu przed połączeniem podmiotów,
7. dla celów analizy dokonywanej przez akcjonariuszy, udziałowców, podmioty powiązane,
8. dla tradycyjnych, własnych celów kontrolnych,
9. pozostałych przyczyn.

Zgodnie z art. 45 ust. 2 ustawy o rachunkowości  (zwanej dalej ustawą o rachunkowości) obowiązkowymi elementami każdego sprawozdania finansowego są:

• bilans,
• rachunek zysków i strat,
• informacja dodatkowa, obejmująca wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia.

Tak, więc bilans jest jedną z najważniejszych części składowych sprawozdania finansowego. Jednostka zawsze, gdy sporządza obowiązkowo lub dobrowolnie sprawozdanie finansowe wówczas zawsze obligatoryjnie sporządza bilans, rachunek zysków i strat oraz wprowadzenie i informację dodatkową do sprawozdania finansowego.

Natomiast w myśl art. 45 ust. 3 ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe obejmuje ponadto zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym oraz rachunek przepływów pieniężnych u:

• jednostki innej niż jednostka mikro i jednostka mała oraz jednostka typu związki zawodowe, organizacje pracodawców, izby gospodarcze, przedstawicielstwa przedsiębiorców zagranicznych, społeczno-zawodowe organizacje rolników, organizacje samorządu zawodowego, organizacje samorządu gospodarczego rzemiosła i Polskie Biuro Ubezpieczycieli Komunikacyjnych,
• jednostki sektora finansów publicznych, która w poprzedzającym roku obrotowym, za który sporządzono sprawozdania finansowe, spełniła co najmniej dwa warunki (średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło, co najmniej 50 osób, suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 3 125 000 euro, przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 6 250 000 EUR),
• alternatywnej spółki inwestycyjnej.

Kiedy należy sporządzić sprawozdanie finansowe

Sprawozdanie finansowe (w tym oczywiście bilans) sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych. Ustawowe dni zamknięcia ksiąg rachunkowych oraz dni otwarcia ksiąg zaprezentowano w poniżej tabeli. Należy pamiętać, iż w przypadku jednostek kontynuujących działalność salda końcowe kont księgowych (bilans zamknięcia) na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych to to samo, co salda początkowe na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych (bilans otwarcia).

Warto podkreślić, iż jednostka nie ma obowiązku zamykania ksiąg rachunkowych, a więc sporządzania sprawozdania finansowego w sytuacji przekształcenia spółki osobowej oraz spółki cywilnej w inną spółkę osobową, a także spółki kapitałowej w inną spółkę kapitałową albo połączenia jednostek, gdy w myśl ustawy o rachunkowości rozliczenie połączenia następuje metodą łączenia udziałów i nie powoduje powstania nowej jednostki.

Jak widać sprawozdanie finansowe w tym bilans jest obowiązkowym elementem wszystkich jednostek prowadzących księgi rachunkowe. Bilans jest efektem – wynikiem zamknięcia ksiąg rachunkowych na konkretny moment (dzień) a zatem przedstawia on salda zamknięcia kont księgowych na konkretny dzień.

Powyższe oznacza, iż z bilansem powiązane są konta księgowe, więc bilans to stan kont księgowych na konkretny dzień.

Co zawiera bilans

Bilans zawiera zestawienie końcowych sald kont księgowych uporządkowanych według ustawowych zakresów informacji. Należy w tym miejscu zaznaczyć, iż bilans to końcowa informacja o zmianach, jakie nastąpiły w ciągu roku obrotowego. W ciągu roku obrotowego ma miejsce przecież szereg zdarzeń gospodarczych (transakcji zakupu, sprzedaży, operacji zapłat, wpłat, różnego rodzaju korekt, wystąpienia pewnych zjawisk, wystąpienia różnych innych okoliczności np. zniszczenie środka trwałego na skutek powodzi itd.).

Bilans pokazuje, zatem końcowy skutek wszystkich operacji gospodarczych, które miały miejsce w roku obrotowym, ale to nie wszystko. Bilans nie ogranicza się tylko do roku obrotowego.

Bilans to informacja ciągła. Co to oznacza? Pomimo, iż jest on sporządzany na konkretny dzień i zawiera wynik końcowy operacji gospodarczych zaistniałych w ciągu roku obrotowego to dodatkowo zawiera stany końcowe poprzedniego roku obrotowego.

Bilans to zestawienie aktywów i pasywów jednostki, odzwierciedlające jej sytuację majątkowo-finansową na określony dzień, zwany dniem bilansowym. Sporządzany jest na początek (bilans otwarcia) oraz na koniec (bilans zamknięcia) okresu sprawozdawczego. Bilans otwarcia przedstawia salda początkowe kont na pierwszy dzień roku obrotowego, natomiast bilans zamknięcia ukazuje salda końcowe na ostatni dzień tego roku. Salda końcowe wynikają z połączenia sald początkowych oraz zdarzeń gospodarczych zaistniałych w trakcie roku, uwzględniając ich wpływ na wynik finansowy jednostki.

Warto przedstawić jeszcze jedno zestawienie.

Należy podkreślić, że każdy bilans zawiera dane nie tylko za zamknięty rok obrotowy, ale także za rok go poprzedzający. Warto teraz zaznajomić się, co oznaczają poszczególne pozycje bilansu.

Ogólna charakterystyka bilansu

Sprawozdanie finansowe a konkretnie jego część, czyli bilans ma określony wzór. To, jaki wzór stosować określa ustawa o rachunkowości i odnosi się do załączników ustawy. Przykładowo banki korzystają z innego wzoru bilansu, zakłady ubezpieczeń z jeszcze innego.

Z innych wzorów bilansu korzystają jednostki mikro a z innego jednostki małe korzystające z uproszczeń. Jeden z najczęściej stosowanych wzorów bilansu jest przedstawiony w załączniku nr 1 do ustawy o rachunkowości i to on będzie tutaj omówiony.

Podstawowa zasada bilansu, a więc równowagi polega na tym, iż aktywa muszą być równe pasywom.

W tym miejscu należy podkreślić, iż w zależności od typu i wielkości jednostki bilans może zawierać inne pozycje; bardziej uproszczone lub bardziej rozszerzone. Najwięcej firm jest zobligowana do sporządzenia bilansu według załącznika nr 1 ustawy o rachunkowości a więc bilansu, który zawiera zakres informacji dla jednostek innych niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji.

Bilans składa się z aktywów i pasywów.

Na główne kategorię aktywów wchodzą:

1. AKTYWA TRWAŁE
   • Wartości niematerialne i prawne
   • Rzeczowe aktywa trwałe
   • Należności długoterminowe
   • Inwestycje długoterminowe
2. AKTYWA OBROTOWE
   • Zapasy
   • Należności krótkoterminowe
   • Inwestycje krótkoterminowe
   • Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe
3. NALEŻNE WPŁATY NA KAPITAŁ (FUNDUSZ) PODSTAWOWY
4. UDZIAŁY (AKCJE) WŁASNE.

Na główne kategorię pasywów wchodzą:

1. KAPITAŁ (FUNDUSZ) WŁASNY
   • Kapitał (fundusz) podstawowy
   • Kapitał (fundusz) zapasowy
   • Kapitał (fundusz) z aktualizacji wyceny
   • Pozostałe kapitały (fundusze) rezerwowe
   • Zysk (strata) z lat ubiegłych
   • Zysk (strata) netto
   • Odpisy z zysku netto w ciągu roku obrotowego (wielkość ujemna)
2. ZOBOWIĄZANIA I REZERWY NA ZOBOWIĄZANIA
   • Rezerwy na zobowiązania
   • Zobowiązania długoterminowe
   • Zobowiązania krótkoterminowe
   • Rozliczenia międzyokresowe

Widać wyraźnie, iż aktywa bilansu skupiają:

1. zasoby rzeczowego i niematerialnego majątku jednostki (środki trwałe, także w budowie, wartości niematerialne i prawne czy koszty prac rozwojowych, wartość firmy),
2. wszelkie należności od różnych podmiotów (długoterminowe, krótkoterminowe od podmiotów powiązanych i niepowiązanych),
3. wszelkie inwestycje w rzeczowy i finansowy majątek trwały i obrotowy,
4. zapasy materiałów, towarów, produkcji w toku, zaliczek na nie,
5. rozliczenia bankowe, kasy zakładowej, inne,
6. należne wpłaty na kapitał podstawowy,
7. udziały (akcje własne).

Z kolei, pasywa bilansu skupiają:

1. różnego rodzaju kapitały i wpłaty na nie tzn. podstawowy, zapasowy, rezerwowy,
2. kapitał z aktualizacji wyceny (różnego rodzaju nadwyżki w wartościach aktywów m.in. finansowych),
3. zysk (stratę) z lat ubiegłych,
4. zysk (stratę) netto z roku obrotowego,
5. odpisy z zysku netto w ciągu roku obrotowego (wielkość ujemna),
6. rezerwy na zobowiązania na świadczenia emerytalne, z tytułu odroczonego podatku dochodowego, pozostałe,
7. zobowiązania długoterminowe wobec podmiotów powiązanych i niepowiązanych z tytułu kredytów, pożyczek, emisji dłużnych papierów, wekslowe, inne tego typu,
8. zobowiązania krótkoterminowe wobec podmiotów powiązanych i niepowiązanych z tytułu dostaw towarów lub usług, podatków, składek ZUS, innych zobowiązań publicznych, kredytów, pożyczek, emisji dłużnych papierów, wekslowe, inne tego typu zobowiązania finansowe, pozostałe,
9. rozliczenia międzyokresowe przychodów,
10. ujemna wartość firmy.

Wzór bilansu według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości przedstawiono w poniższym linku (pozycje bilansu):

https://druki.gofin.pl/podglad/dzial/134/druk/990/wersja/4905

Autor:

Krzysztof Ulicki

Źródła:

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120) [z dnia 14.04.2025].

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163) [z dnia 14.04.2025].

Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 2805) [z dnia 14.04.205].

Ustawa z dnia 15.09.2000 r. Kodeks spółek handlowych (Dz. U. z 2024 r. poz. 18) [z dnia 14.04.2025].

Ustawa z dnia 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2024 r. poz. 1061) [z dnia 14.04.2025].

KOMUNIKAT MINISTRA FINANSÓW z dnia 27 grudnia 2018 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia aktualizacji Krajowego Standardu Rachunkowości Nr 7 „Zmiany zasad (polityki) rachunkowości, wartości szacunkowych, poprawianie błędów, zdarzenia następujące po dniu bilansowym – ujęcie i prezentacja” [z dnia 14.04.2025].

KOMUNIKAT MINISTRA ROZWOJU FINANSÓW z dnia 4 stycznia 2018 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia aktualizacji Krajowego Standardu Rachunkowości Nr 9 „Sprawozdanie z działalności” [z dnia 14.04.2025].

KOMUNIKAT MINISTRA ROZWOJU FINANSÓW z dnia 28 lipca 2021 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia aktualizacji Krajowego Standardu Rachunkowości Nr 14 „Kontynuacja działalności oraz rachunkowość jednostek przy braku kontynuowania działalności” [z dnia 14.04.2025].

Przedsiębiorcy często mają do czynienia z odsetkami ustawowymi, choć nie zawsze zdają sobie z tego sprawę. Odsetki te różnią się od odsetek naliczanych z tytułu zaległości podatkowych czy składkowych. Warto więc zadać kilka pytań: czym właściwie są odsetki ustawowe? W jaki sposób się je oblicza? Na co należy zwrócić szczególną uwagę?

Czym są odsetki

Odsetki to swoistego rodzaju dodatkowa opłata, która może mieć charakter typowo sankcyjny to znaczy doliczana jest z uwagi na opłacenie po terminie różnego rodzaju zobowiązań. Odsetki mogą też przybrać charakter wynagrodzenia tytułem udostępnienia kapitału dla innego podmiotu. W praktyce gospodarczej podatnicy najczęściej spotykają się z odsetkami o charakterze podatkowym albo ustawowym.

Czym będą odsetki ustawowe?

Ustawa z dnia 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2024 r. poz. 1061 zwana dalej Kodeksem Cywilnym) zawiera w sobie wyjaśnienie tego zagadnienia.

Odsetki ustawowe

Odsetki ustawowe można podzielić generalnie na dwie grupy:

1. odsetki naliczane z uwagi na opóźnienie w uregulowaniu zobowiązań z tytułu transakcji handlowych bądź innych zobowiązań niepodatkowych.
2. odsetki naliczane w sytuacji, gdy jedna ze stron udostępnia kapitał drugiej stronie i pobiera za to wynagrodzenie właśnie w postaci odsetek.

Ustawowe odsetki kapitałowe, czyli z tytułu udostępnienia kapitału

Jednym z dwóch typów odsetek ustawowych są odsetki z tytułu udostępnienia kapitału, czyli odsetki kapitałowe. Stanowią one wynagrodzenie wobec wykorzystania cudzego kapitału. Ten rodzaj odsetek został uregulowany w art. 359 Kodeksu Cywilnego. Odsetki od sumy pieniężnej (z tytułu udostępnionego kapitału) są należne tylko wtedy, gdy wynika to:

1. z czynności prawnej,
2. z ustawy,
3. z orzeczenia sądu,
4. z decyzji innego właściwego organu.

– stanowią wynagrodzenie z tytułu korzystania z cudzego kapitału a konkretnie wynagrodzenie od pozostałej do spłaty części tego kapitału.

Wysokość odsetek kapitałowych najczęściej określają strony umowy. Gdyby jednak tak się nie stało wówczas obowiązuje stawka ustawowa nie większa jednak niż stawka maksymalna. W sytuacji, gdy wysokość odsetek kapitałowych nie jest określona np. w umowie to na ich wysokość będzie składać się suma stopy referencyjnej NBP i 3,5 punktów procentowych.

Aktualna stopa referencyjna NBP wynosi 5,75 % i jeżeli doda się do tego 3,5% daje to łącznie 9,25% w skali roku.

Zatem aktualna łączna stopa procentowa odsetek kapitałowych w ww. przypadku wynosi 9,25% w skali roku. Należy też wspomnieć o dopuszczalnej maksymalnej wartości odsetek kapitałowych, bowiem regulacje o odsetkach maksymalnych nie mogą być w żaden sposób ograniczone. Maksymalna wysokość odsetek kapitałowych w skali roku nie może być wyższa niż dwukrotność wysokości odsetek ustawowych. Natomiast jeżeli w umowie określono odsetki kapitałowe większe niż maksymalne to należne odsetki będą wyłącznie te maksymalne.

Odsetki kapitałowe płatne są:

1. co roku z dołu w przypadku rocznego terminu płatności spłaty kapitału (raz w ciągu roku),
2. jednocześnie z zapłatą kapitału w sytuacji krótszego niż rok terminu płatności.

Odsetki kapitałowe występują najczęściej przy pożyczkach, kredytach czy różnego rodzaju inwestycjach.

Odsetki ustawowe z tytułu opóźnień w płatnościach

Druga grupa odsetek ustawowych dotyczy sytuacji, gdy odsetki są naliczane wobec zapłaty kontrahenta po upływie terminu płatności. Ich kwota będzie zależna od długości okresu czasu, od upływu terminu płatności do dnia zapłaty włącznie.

Zgodnie z art. 481 Kodeksu Cywilnego jeżeli dłużnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego, wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia, chociażby nie poniósł żadnej szkody i chociażby opóźnienie było następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi.

Stopę odsetek za opóźnienie w płatnościach określają strony umowy. Gdyby jednak jej nie ustaliły, wówczas odsetki ustawowe za opóźnienie są równe sumie stopy referencyjnej NBP i 5,5 punktów procentowych. Jednakże, gdy wierzytelność jest oprocentowana według stopy wyższej, wierzyciel może żądać odsetek za opóźnienie według tej wyższej stopy.

Aktualna stopa referencyjna NBP wynosi 5,75 % i jeżeli doda się do tego 5,5% daje to łącznie 11,25% w skali roku. Zatem aktualna łączna stopa procentowa odsetek kapitałowych w ww. przypadku wynosi 11,25% w skali roku.

Należy też wspomnieć o dopuszczalnej maksymalnej wartości odsetek. Podobnie jak powyżej maksymalna wysokość odsetek za opóźnienie nie może w stosunku rocznym przekraczać dwukrotności wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie. W sytuacji, gdy kwota odsetek za opóźnienie przekracza wysokość ww. odsetek maksymalnych wówczas należne są odsetki maksymalne.

Warunki spisanej umowy pomiędzy stronami nie mogą w żaden sposób ograniczać przepisów o odsetkach maksymalnych za opóźnienie.

W tej grupie odsetek ustawowych za płatność po terminie należy jeszcze wymienić odsetki za opóźnienie w zapłacie w transakcjach handlowych. Są one stosowane, gdy w odniesieniu w danej transakcji handlowej stronami są podmioty określone w art. 2 ustawy z dnia 8.03.2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1790) a więc:

• przedsiębiorcy – osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą a także działalność rolniczą,
• podmioty prowadzące działalność, o której mowa w art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców,
• podmioty, o których mowa w art. 4, art. 5 ust. 1 i art. 6 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1710, 1812, 1933 i 2185 oraz z 2023 r. poz. 412 i 825) – zamawiający, będący jednostkami sektora publicznego, zamawiający subsydiowani, także podmioty wykonujące działalność sektorową, pozostałe podmioty,
• osoby wykonujące wolny zawód,
• oddziały i przedstawicielstwa przedsiębiorców zagranicznych,
• przedsiębiorcy z państw członkowskich Unii Europejskiej, państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) – stron umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym lub Konfederacji Szwajcarskiej.

Wysokość odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych, od dnia 1 stycznia 2025 r. do dnia 30 czerwca 2025 r., wynosi:

• 13,75 % w stosunku rocznym ‒ w przypadku transakcji handlowych, w których dłużnikiem jest podmiot publiczny będący podmiotem leczniczym,
• 15,75 % w stosunku rocznym ‒ w przypadku transakcji handlowych, w których dłużnikiem nie jest podmiot publiczny będący podmiotem leczniczym.

Odsetki ustawowe z tytułu nieterminowych płatności niepodatkowych oblicza się w następujący sposób.

Odsetki ustawowe za płatność zobowiązań niepodatkowych po terminie należy liczyć od pierwszego dnia po terminie płatności wynikającym z umowy lub faktury. Odsetki ustawowe za nieterminowe płatności zobowiązań niepodatkowych oblicza się od kwoty należnej do zapłaty, a więc od kwoty brutto. W razie zwłoki dłużnika w zapłacie wierzyciel poza odsetkami może żądać naprawienia ewentualnej szkody na zasadach ogólnych.

Przykład 1

Przedsiębiorca nabył od innego przedsiębiorcy towary handlowe o wartości 15.000 zł brutto. Wraz z towarami otrzymał fakturę wystawioną dnia 10.01.2025r. o terminie płatności 17.01.2025r.

Nabywca uregulował fakturę jednak 14.03.2025r.

Liczba dni płatności po terminie: 63 dni licząc od 11.01.2025r. do 14.03.2025r.

Obliczenie odsetek ustawowych:

(15 000 zł x 63 dni) / 365 dni x 15,75% = 407,77 zł

Sprzedawca ma prawo w takim wypadku doliczyć nabywcy odsetki ustawowe w kwocie 407,77 zł.

Przykład 2

Osoba fizyczna na podstawie umowy sprzedaży zbyła samochód osobowy o wartości 39.000 zł. Termin płatności wynikający z umowy to 03.03.2025r.

Osoba fizyczna będąca nabywcą zapłaciła za samochód dnia 17.03.2025r.

Liczba dni płatności po terminie: 14 dni licząc od 04.03.2025r. do 17.03.2025r.

Obliczenie odsetek ustawowych:

(39 000 zł x 14 dni) / 365 dni x 11,25% = 168,29 zł

Osoba fizyczna sprzedająca samochód ma prawo w takim wypadku doliczyć nabywcy odsetki ustawowe w kwocie 168,29 zł.

Przykład 3

Pracownik nie otrzymał wynagrodzenia w terminie do dnia 10.03.2025r. Kwota należnego wynagrodzenia to 8 000 zł brutto.  Pracodawca wypłacił wynagrodzenia dnia 17.03.2025r.

Liczba dni płatności po terminie: 7 dni licząc od 11.03.2025r. do 17.03.2025r.

Obliczenie odsetek ustawowych:

(8 000 zł x 7 dni) / 365 dni x 11,25% = 17,26 zł

Pracodawca poza należnym wynagrodzeniem powinien wypłacić pracownikowi odsetki ustawowe w kwocie 17,26 zł.

Wykaz odsetek ustawowych poza ww. obwieszczeniami można także znaleźć na stronach Regionalnych Izb Obrachunkowych.

Autor:

Krzysztof Ulicki

Źródła:

Obwieszczenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 16 października 2023 r. w sprawie wysokości odsetek ustawowych (M.P. poz. 1122) [z dnia 02.04.2025].

Obwieszczenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 16 października 2023 r. w sprawie wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie (M.P. poz. 1123) [z dnia 02.04.2025].

Obwieszczenie Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 19 grudnia 2024r. w sprawie wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych [z dnia 02.04.2025].

Ustawa z dnia 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2024 r. poz. 1061) [z dnia 02.04.2025].

Ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1710, 1812, 1933 i 2185 oraz z 2023 r. poz. 412 i 825) [z dnia 02.04.2025].

Ustawa z dnia 8.03.2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1790) [z dnia 02.04.2025].

Biuletyn Informacji Publicznej Izby Obrachunkowej w Krakowie [z dnia 02.04.2025].

Aktualne stopy referencyjne na stronach Narodowego Banku Polskiego [z dnia 02.04.2025]

Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą najczęściej rozpoczyna prowadzenie ewidencji księgowej od Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR). Może jednak zdarzyć się, że w miarę rozwoju przedsiębiorstwa konieczna będzie zmiana formy ewidencji księgowej. Kiedy może wystąpić taka sytuacja?

Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów jest prowadzona, gdy przedsiębiorca:

• rozlicza się na zasadach ogólnych według skali podatkowej lub liniowo,
• prowadzi działalność gospodarczą indywidualnie albo w formie spółki cywilnej osób fizycznych, spółki jawnej osób fizycznych, spółki partnerskiej lub przedsiębiorstwa w spadku,
• przychody netto (bez VAT) z działalności gospodarczej albo przychody spółki nie przekroczyły w poprzednim roku 2,5 mln euro.

Dla potrzeb przeliczenia wartości wyrażonej w euro istotny jest kurs walut z 1 października roku poprzedniego, który w roku 2024 wyniósł 4,2846. Limit na 2025r. wynosi zatem 10 711 500 zł.

W przypadku, gdy przedsiębiorca zweryfikuje wielkość przychodów za poprzedni rok i stwierdzi, że przekroczył wskazany wyżej limit, jest zobowiązany do prowadzenia ksiąg rachunkowych (pełnej księgowości) od początku następnego roku obrotowego.

Zgodnie z art. 19 ustawy o rachunkowości, jednostka, która nie prowadziła wcześniej ksiąg rachunkowych, jest zobowiązana sporządzić wykaz aktywów i pasywów (inwentarz). Pozycje inwentarza powinny odpowiadać poszczególnym pozycjom bilansu otwarcia. Spis ten powinien zawierać podstawowe pozycje, które następnie będą mogły być przetworzone na bilans otwarcia dla ksiąg rachunkowych.

Po stronie aktywów podstawowe pozycje inwentarza to:

• wartości niematerialne i prawne,
• środki trwałe,
• zapasy, tj. znajdujące się w posiadaniu przedsiębiorcy materiały i towary na dzień zakończenia ewidencji w postaci KPiR,
• należności,
• środki pieniężne.

Po stronie pasywów będą to:

• zobowiązania,
• kredyty (także kredyty w rachunku bankowym),
• kapitał właściciela.

Ze względu na specyfikę prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów, ustalenie informacji potrzebnych do sporządzenia zestawienia może wymagać dodatkowej pracy. Wszystkie kwoty ustalamy na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji w KPiR, czyli najczęściej na ostatni dzień roku.

Najłatwiej ustalić wartości związane z zasobami w postaci środków trwałych. Bez względu na rodzaj prowadzonej ewidencji księgowej, zasady prowadzenia ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych są takie same. W tym przypadku niezbędne będzie wprowadzenie do ksiąg rachunkowych wartości początkowe z tabeli środków trwałych oraz wartości dotychczasowych umorzeń.

W kolejnych krokach konieczne jest ustalenie, jakie zobowiązania i należności pozostają nierozliczone na dzień zakończenia prowadzenia KPiR. Będą to zatem faktury dokumentujące zarówno sprzedaż i zakup nieopłacone do końca roku prowadzenia uproszczonej ewidencji księgowej. Do tej kategorii należą także zobowiązania z tytułu nieopłaconych podatków, składek ZUS czy innych zobowiązań budżetowych. Oczywiście może to być także należność budżetowa związana np. z nadpłatą podatku do urzędu skarbowego.

Jeśli przedsiębiorstwo posiada zapasy w postaci niesprzedanych towarów, produktów czy materiałów niewykorzystanych w procesie produkcyjnym, należy je również ująć w zestawieniu. Stanowią one majątek firmy, który podlega wykazaniu w bilansie otwarcia ksiąg rachunkowych. W przypadku prowadzenia KPiR na koniec roku podatnik zobowiązany jest przeprowadzić inwentaryzację dla potrzeb ustalenia podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym. Te informacje można a nawet trzeba wykorzystać na potrzeby przygotowania zestawienia do otwarcia ksiąg rachunkowych.

Przedsiębiorca zobowiązany jest także zweryfikować stan środków pieniężnych w kasie i na rachunku bankowym. Te wartości również podlegają wykazaniu w bilansie otwarcia ksiąg rachunkowych. W przypadku firmowego konta bankowego może zdarzyć się, że przedsiębiorca korzysta z kredytu w rachunku. Saldo konta będzie zatem wartością ujemną. W takim przypadku informacja powinna być wykazana po stronie pasywów bilansu.

Zasadą prowadzenia ksiąg handlowych jest zasada podwójnego zapisu, zgodnie z którą każda operacja gospodarcza musi być ujęta na co najmniej dwóch kontach księgowych, po przeciwnych stronach (Winien i Ma) oraz w tej samej kwocie. W konsekwencji suma wprowadzonych kwot do bilansu otwarcia po stronie pasywów i aktywów musi być równa. Jednym z elementów bilansu otwarcia jest kapitał podstawowy, który informuje o źródłach finansowania majątku firmy. W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, zobowiązanej do prowadzenia ksiąg handlowych z powodu przekroczenia określonych limitów, kapitał ten stanowi wkład własny właściciela. W inwentarzu będzie to różnica między sumą aktywów a pasywów. Wartość tę wprowadzamy do odpowiedniej pozycji bilansu otwarcia jako kapitał właściciela.

Przykład Inwentarza

Autor:

Beata Tęgowska

Dowód księgowy w księgach rachunkowych stanowi najważniejsze źródło udokumentowanego zdarzenia gospodarczego, które miało miejsce w jednostce. Dowód księgowy to tak naprawdę dowód źródłowy.

Dowód księgowy musi spełniać określone cechy, aby został uznany za podstawę dokonania zapisu (księgowań) w księgach rachunkowych, czyli za dokument na podstawie, którego można dokonać zaksięgowania zdarzenia gospodarczego.

Czym jest dowód księgowy w świetle ustawy o rachunkowości

W nawiązaniu do art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (zwanej dalej ustawą o rachunkowości) jednostka prowadząca księgi rachunkowe ma obowiązek m.in.:

• ujmować w tych księgach zapisy zdarzeń (operacji gospodarczych) w porządku chronologicznym i systematycznym na podstawie dowodów księgowych, oraz
• gromadzić i przechowywać dowody księgowe oraz pozostałą dokumentację przewidzianą ustawą o rachunkowości.

Zatem jednym z obowiązków jednostki jest ujęcie w jej księgach rachunkowych okresu sprawozdawczego każdego zdarzenia, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym a ujęcia dokonuje się na podstawie dowodów księgowych.

Czym jest w takim razie dowód księgowy?

Co w takim razie ma znaczenie, iż dany dokument może stanowić dowód księgowy? Dowód księgowy to przede wszystkim dokument źródłowy dokumentujący wystąpienia zdarzenia gospodarczego. Należy podkreślić, iż dowodem księgowym mogą być dokumenty księgowe, dokumenty wewnętrzne jednostki i inne. Dowodem księgowym mogą być dokumenty elektroniczne, papierowe, ale też i pozostałe. Jakie są, więc wymogi formalne dowodu księgowego?

Są jednak wyjątki od reguły.

Dowód księgowy będzie to, zatem dowód źródłowy, który spełnia ww. cechy, jest zgodny z faktycznym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentuje, jest kompletny, i zawiera powyżej wymienione elementy formalne wolne od błędów rachunkowych.

Rodzaje dowodów księgowych

Ustawa o rachunkowości w art. 20, 21 oraz 22 wyróżnia kilka istotnych podziałów dowodów.

Dowody księgowe mogą pochodzić od źródeł:

• zewnętrznych (obcych) – są to dowody otrzymane od kontrahentów,
• zewnętrznych (własnych) – są to dowody przekazywane w oryginale kontrahentom,
• wewnętrznych – są to dowody dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Należy w tym miejscu podkreślić, iż jednostka może również samodzielnie sporządzać dowody księgowe.

Jeżeli jednostka prowadzi księgi rachunkowe przy użyciu komputera (systemu księgowego) dowody źródłowe to także zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach.

Niemniej dokonane w systemie księgowym zapisy księgowe (uznane za dowody księgowe) muszą spełniać poniższe warunki:

• być czytelne i trwale zapisane w systemie księgowym,
• zawierać elementy dowodu księgowego,
• umożliwiać zidentyfikowanie źródła ich pochodzenia oraz osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie,
• umożliwić sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów,
• być chronione w miejscu ich powstania, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres 5 lat.

Korekty dowodów księgowych

Jak już wyżej wskazano dowody księgowe muszą być kompletne i rzetelne, a więc przedstawiać operację gospodarczą dokonaną przez jednostkę zgodnie z rzeczywistym jej przebiegiem.

Dowody księgowe powinny być, zatem wolne od błędów rachunkowych. Zdarza się jednak, iż zawierają różnego rodzaju pomyłki. Jak je skorygować?

Jeżeli jednostka zauważy błędy w swoich wewnętrznych dowodach księgowych wówczas może dokonać korekty przez:

• skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, oraz
• wpisanie treści poprawnej i daty poprawki, oraz
• złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej.

Należy podkreślić, iż nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr. Jeżeli natomiast jednostka zauważy błędy w dowodach księgowych zewnętrznych obcych lub własnych, wówczas musi wysłać do wystawcy tego dokumentu pismo zawierające sprostowanie błędnego dokumentu wraz z uzasadnieniem tegoż sprostowania.

Warto pamiętać, iż gdy zdarzenie gospodarcze zostało udokumentowane kilkoma dowodami księgowymi, wówczas kierownik jednostki musi ustalić tryb postępowania w zakresie księgowania lub nie, konkretnych dowodów księgowych.

Moment przed zaksięgowaniem dowodu księgowego w księgach rachunkowych

Na koniec warto na chwilę zatrzymać się w momencie, kiedy jednostka otrzymuje lub wystawia dowód księgowy. Dokumenty te ma już przed sobą (czy to w formie papierowej czy elektronicznej). Zanim jednak przystąpi do księgowania powinna pamiętać o kilku praktycznych kwestiach.

Przed ujęciem dowodu w księgach rachunkowych jednostka powinna:

1. sprawdzić czy dowód księgowy zawiera wszystkie formalne elementy,
2. sprawdzić czy rozliczenie w dowodzie księgowym jest poprawne (czy przypadkiem nie ma tam błędów natury rachunkowej np. sumy kwot, mnożenia itp.),
3. sprawdzić poprawność wystawienia dowodu księgowego – pozostałe elementy, które powinny zawierać (także podpisów uprawnionych osób, jeżeli powinny na nim figurować),
4. zweryfikować czy dowód księgowy dokumentuje zdarzenie gospodarcze zgodnie ze stanem faktycznym.

Na koniec należy zaznaczyć, iż gdy jednostka dysponuje dowodem księgowym wyrażonym w walucie obcej to na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta ma ona obowiązek zapewnić wiarygodne przetłumaczenie dowodów wskazanych do kontroli na język polski.

Autor:

Krzysztof Ulicki

Źródła:

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120) [z dnia 27.03.2025].

KOMUNIKAT MINISTRA FINANSÓW z dnia 27 grudnia 2018 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia aktualizacji Krajowego Standardu Rachunkowości Nr 7 „Zmiany zasad (polityki) rachunkowości, wartości szacunkowych, poprawianie błędów, zdarzenia następujące po dniu bilansowym – ujęcie i prezentacja” [z dnia 27.03.2025].

Ustawa z dnia 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2024 r. poz. 1061) [z dnia 27.03.2025].

Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą korzystają z różnego rodzaju ulg podatkowych, które mogą obniżyć osiągnięty dochód oraz powodują w niektórych przypadkach powstania nadpłaty w podatku dochodowym od osób fizycznych PIT. To z kolei umożliwia wnioskowanie o zwrot tegoż podatku.

Jedną z ulg, z których podatnicy często korzystają jest ulga termomodernizacyjna. Od 2025r. nastąpiły w niej zmiany w postaci aktualizacji rodzajów wydatków na towary i usługi możliwych do odliczenia w ramach ulgi termomodernizacyjnej.

Co to jest ulga termomodernizacyjna

Ulga termomodernizacyjna to możliwość odliczenia od dochodu na etapie sporządzania zeznania rocznego wydatków na termomodernizację jednorodzinnego budynku mieszkalnego.

Podatnik, który otrzymał dofinansowanie do przedsięwzięcia termomodernizacyjnego ma obowiązek pomniejszyć o te dofinansowanie kwotę poniesionych wydatków. Odliczeniu podlega wtedy różnica pomiędzy kwotą wydatków a otrzymanym dofinansowaniem.

W sytuacji, gdy podatnik po złożeniu zeznania, w którym odliczył wydatki na termomodernizację otrzyma dofinansowanie, wówczas powinien zwiększyć dochód (zmniejszyć stratę) podatkowy w zeznaniu za rok otrzymania dofinansowania lub złożyć korektę zeznania rocznego, w którym odliczył wydatki na termomodernizację.

Kto jest beneficjentem ulgi termomodernizacyjnej

Z ulgi termomodernizacyjnej mogą skorzystać dwie grupy osób fizycznych, które są właścicielem lub współwłaścicielem ukończonego (oddanego do użytkowania) budynku mieszkalnego jednorodzinnego, chodzi o:

1. osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą albo
2. osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej,

– które w roku podatkowym poniosły wydatki na materiały budowlane, urządzenia i usługi, związane z realizacją przedsięwzięcia termomodernizacyjnego w tym budynku, które zostanie zakończone w okresie 3 kolejnych lat, licząc od końca roku podatkowego, w którym poniesiono pierwszy wydatek.

Powyższe oznacza, iż podatnik może dokonywać wydatków na przedsięwzięcie termomodernizacyjne w kolejnych 3 latach i odliczać je w ramach korzystania z ulgi termomodernizacyjnej, ale w trzecim roku przedsięwzięcie musi być zakończone. Odliczenia wydatków na przedsięwzięcie termomodernizacyjne podatnik dokonuje za rok podatkowy, w którym dokonał wydatków (bez możliwości dzielenia ulgi).

Warto w tym miejscu postawić sobie pytanie, czym jest jednorodzinny budynek mieszkalny.

W przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą chodzi o osoby fizyczne, które wybrały ryczałt, skalę podatkową albo podatek liniowym, jako formę opodatkowania przychodów z działalności gospodarczej.

Z ulgi tej nie skorzystają, więc wspólnicy spółek sp. z o.o., komandytowych, komandytowo-akcyjnych, akcyjnych, prostych spółek akcyjnych. Natomiast z ulgi tej nie skorzystają także wspólnicy spółki jawnej, która stała się podatnikiem CIT.

Zasady funkcjonowania ulgi termomodernizacyjnej

Ustawodawca wyraźnie zaznacza w art. 26h ust. 3 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163 zwanej dalej ustawą o PDOF), że wysokość wydatków na przedsięwzięcie termomodernizacyjne ustala się na podstawie faktur wystawionych przez podatnika (sprzedawcę) podatku od towarów i usług niekorzystającego ze zwolnienia z VAT, czyli przez sprzedawcę – czynnego podatnika VAT.

Wydatki na przedsięwzięcie termomodernizacyjne uprawnieni podatnicy mogą odliczyć w rozliczeniu rocznym za rok dokonania tych wydatków pod warunkiem jednak, iż przedsięwzięcie zostało ukończone:

• podatnicy stosujący ryczałt dokonają odliczenia od przychodu do opodatkowania poprzez wpisanie sumy ww. wydatków w załączniku PIT-O do zeznania PIT-28,
• podatnicy stosujący skalę podatkową dokonają odliczenia od dochodu do opodatkowania poprzez wpisanie sumy ww. wydatków w załączniku PIT-O do zeznania PIT-36,
• podatnicy stosujący podatek liniowy dokonają odliczenia od dochodu do opodatkowania poprzez wpisanie sumy ww. wydatków w załączniku PIT-O do zeznania PIT-36L.

Podatnicy, którzy zrealizowali przedsięwzięcie termomodernizacyjne w 2024r.

Kwota odliczenia w ramach ulgi termomodernizacyjnej nie może przekroczyć sumy 53 000 zł. Limit ten dotyczy łącznie wszystkich realizowanych przedsięwzięć termomodernizacyjnych w poszczególnych budynkach, których podatnik jest właścicielem lub współwłaścicielem.

W roku poniesienia wydatków na przedsięwzięcie termomodernizacyjne podatnik musi ująć łączną sumę wszystkich wydatków. Nie ma tutaj możliwości odliczenia części ulgi i pozostawienia kwoty wolnej od podatku w skali podatkowej i odliczenie pozostałej kwoty ulgi w kolejnym roku. Niestety kwota ulgi wpływa na niewykorzystanie kwoty wolnej od podatku (jeżeli oczywiście kwota ulgi przewyższa osiągnięty dochód w tej części – w części dochodu zwolnionego z podatku).

Niewykorzystaną kwotę ulgi będzie można odliczyć w kolejnych latach nie dłużej jednak niż przez 6 lat licząc od końca roku podatkowego, w którym poniesiono pierwszy wydatek. Jeżeli podatnik nie ukończy przedsięwzięcia termomodernizacyjnego w ciągu 3 lat wówczas będzie musiał doliczyć kwoty wydatków wcześniej odliczone do dochodu za rok podatkowy, w którym upłynął ten termin.

Co w przypadku, gdy podatnik złożył już zeznania roczne, ale nie odliczył wydatków na termomodernizację?

Zasady funkcjonowania ulgi termomodernizacyjnej w przypadku wspólności majątkowej małżonków

W wielu okolicznościach oboje małżonków we wspólnocie majątkowej są współwłaścicielami jednorodzinnego domu mieszkalnego.

Warto w tym miejscu zaznaczyć, iż faktura za wydatki na termomodernizację może być wystawiona na obojga małżonków albo na każdego z nich bądź tylko na jednego małżonka. Ma to jednak też swoje konsekwencje.

Jeżeli pomiędzy małżonkami istnieje wspólność majątkowa a dom został nabyty w trakcie jej trwania do majątku wspólnego wówczas, gdy faktura dot. wydatków na termomodernizację wystawiona jest:

1. na obojga małżonków wówczas oboje mogą odliczyć po 50% z takiej faktury, ale do wysokości limitu 53 000 zł na każdego małżonka,
2. tylko na jednego z małżonków wówczas odliczenia może dokonać jeden lub drugi małżonek w dowolnej proporcji, ale do wysokości limitu 53 000 zł na każdego z małżonków,
3. na każdego małżonka odrębnie wówczas małżonkowie dokonują odliczenia według wysokości wydatków przypadających na każdego z nich, ale oczywiście do wysokości limitu – 53 000 zł na każdego z małżonków.

Warto dodać, iż małżonkowie, którzy nabyli dom w trakcie trwania rozdzielności majątkowej – są zobligowani do pozyskania od sprzedawcy faktur wystawionych odrębnie na każdego z małżonków. W tej sytuacji limit odliczenia na każdego z małżonków wynosi 53 000 zł. W tym miejscu należy zadać sobie pytanie, jakie wydatki mogą być odliczone w ramach skorzystania z ulgi termomodernizacyjnej.

Zmiany w 2025 roku w zakresie wydatków na materiały budowlane i urządzenia możliwych do odliczenia w ramach ulgi termomodernizacyjnej

Na mocy art. 26h ust. 10 ustawy o PDOF wydatki możliwe do odliczenia w ramach ulgi termomodernizacyjnej określono w drodze rozporządzenia Ministra Inwestycji i Rozwoju z dnia 21.12.2018 r. w sprawie określenia wykazu rodzajów materiałów budowlanych, urządzeń i usług związanych z realizacją przedsięwzięć termomodernizacyjnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 273). Trzeba podkreślić, iż z dniem 01.01.2025r. nastąpiły w nim istotne zmiany. Aktualny wykaz wydatków na materiały budowlane przedstawiono poniżej.

Zmiany w 2025 roku w zakresie wydatków na usługi możliwych do odliczenia w ramach ulgi termomodernizacyjnej

Ustawodawca w ww. rozporządzeniu zmodyfikował z dniem 01.01.2025r. wykaz wydatków dotyczących usług podlegających odliczeniu w ramach ulgi termomodernizacyjnej.

Podatnik złożył już zeznanie roczne, co z ulgą?

Jeżeli podatnik złożył już zeznanie roczne, ale zapomniał dokonać odliczenia wydatków na termomodernizację, to może tego jeszcze dokonać składając po prostu korektę tego zeznania. W korekcie tej ujmie wydatki na termomodernizację w załączniku PIT-O.

Autor:

Krzysztof Ulicki

Źródła:

Ustawa z dnia 7.07.1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2023 r. poz. 682 Dz. U. z 2024 r. poz. 725) [z dnia 24.03.2025].

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163) [z dnia 24.03.2025].

Rozporządzenie Ministra Inwestycji i Rozwoju z dnia 21.12.2018 r. w sprawie określenia wykazu rodzajów materiałów budowlanych, urządzeń i usług związanych z realizacją przedsięwzięć termomodernizacyjnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 273) [z dnia 24.03.2025].

Podatek liniowy to jedna z popularniejszych form opodatkowania dochodów z działalności gospodarczej. Łączy w sobie niektóre cechy skali podatkowej, ale różni się od niej w istotnych aspektach.

Charakterystyka podatku liniowego

Podatek liniowy jest jedną z dostępnych form opodatkowania dochodów osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą. Mogą go wybrać osoby prowadzące działalność w formie:

1. jednoosobowej działalności gospodarczej (również zatrudniające pracowników),
2. wspólników spółki cywilnej,
3. wspólników spółki jawnej,
4. wspólników spółki partnerskiej.

Podatek liniowy obejmuje:

1. dochody z działalności gospodarczej (pozarolniczej),
2. dochody ze specjalnej produkcji rolnej.

W przeciwieństwie do skali podatkowej, podatek liniowy nie jest domyślną formą opodatkowania. Aby go wybrać, podatnik (zarówno kontynuujący działalność, jak i ją rozpoczynający) musi złożyć oświadczenie w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym uzyskał pierwszy przychód w danym roku kalendarzowym. Może to zrobić w formie:

• aktualizacji wniosku CEIDG (online lub w urzędzie),
• pisemnego oświadczenia w urzędzie skarbowym.

Podatek liniowy charakteryzuje się zastosowaniem jednej stałej stawki podatkowej wynoszącej 19% dochodu.

Ustalanie dochodu do opodatkowania

Dochód w podatku liniowym ustala się podobnie jak w przypadku skali podatkowej, ale z jedną istotną różnicą – brak jest kwoty wolnej od podatku. Dochód oblicza się według wzoru:
Przychody z działalności − Koszty uzyskania przychodów − Składki ZUS społeczne = Dochód do opodatkowania podatkiem liniowym.

Nie wszyscy podatnicy mogą wybrać podatek liniowy. Zgodnie z art. 9a ust. 3 ustawy o PDOF, podatnik traci prawo do stosowania podatku liniowego, jeśli uzyskuje przychody ze świadczenia usług na rzecz:

Ograniczenia w stosowaniu podatku liniowego

1. byłego lub obecnego pracodawcy,
2. w zakresie czynności wykonywanych w ramach stosunku pracy w danym roku podatkowym.

W przypadku utraty prawa do opodatkowania liniowego podatnik musi:

1. obliczyć zaliczki na podatek dochodowy według skali podatkowej od początku roku,
2. uiścić należne zaliczki wraz z odsetkami za zwłokę.

Cechy podatku liniowego w 2025 roku

Podatek liniowy w 2025 roku wyróżnia:

1. Stała stawka podatku – 19%, niezależnie od wysokości dochodu.
2. Możliwość odliczenia zapłaconych składek ZUS społecznych.
3. Możliwość odliczenia strat podatkowych z ostatnich 5 lat.
4. Możliwość odliczenia składki zdrowotnej (do rocznego limitu 12 900 zł).
5. Brak kwoty wolnej od podatku.
6. Brak możliwości rozliczenia jako osoba samotnie wychowująca dziecko.
7. Brak możliwości rozliczenia wspólnie z małżonkiem.
8. Elastyczność w wyborze sposobu obliczania zaliczek na podatek dochodowy (miesięczne, kwartalne lub uproszczone).
9. Ograniczona liczba ulg podatkowych.

Zaliczki na podatek liniowy

Podatnik stosujący podatek liniowy musi wpłacać zaliczki na podatek dochodowy w trakcie roku. Do wyboru są trzy formy:

1. Zaliczki miesięczne – dostępne dla każdego podatnika.
2. Zaliczki kwartalne – dostępne dla:
   • małych podatników PIT (przychód ze sprzedaży w 2024 roku nieprzekraczający 8 569 200 zł),
   • osób rozpoczynających działalność gospodarczą.
3. Zaliczki uproszczone – ustalane na podstawie dochodu z poprzedniego roku lub sprzed dwóch lat (niedostępne dla nowych przedsiębiorców).

Terminy płatności zaliczek kwartalnych:

• I kwartał – do 20 kwietnia,
• II kwartał – do 20 lipca,
• III kwartał – do 20 października,
• IV kwartał – do 20 stycznia następnego roku.

Składka zdrowotna w podatku liniowym

Składka zdrowotna wynosi 4,9% dochodu z działalności gospodarczej. Jeśli dochód nie występuje lub jest bardzo niski, składka wynosi minimalnie:

• 381,78 zł (w roku składkowym 2024),
• 314,96 zł (w roku składkowym 2025).

Minimalna składka zdrowotna za rok 2025 wyniesie 3 846,34 zł.

Dochód będący podstawą składki zdrowotnej nie może być pomniejszony o straty podatkowe z poprzednich lat ani ulgi podatkowe.

Podsumowanie

Podatek liniowy w 2025 roku to atrakcyjna forma opodatkowania dla przedsiębiorców osiągających wysokie dochody, ale niekorzystna dla tych, którzy chcieliby korzystać z licznych ulg podatkowych. Jego stała stawka 19% jest jednak prostą i przewidywalną alternatywą dla skali podatkowej.

Autor:

Krzysztof Ulicki

Źródła:

1. art. 9a ust. 3 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 226 [z dnia 2025.01.20]
2. art. 44 ust. 3h ustawy o PDOF [z dnia 2025.01.20
3. art. 44 ust. 6b ustawy o PDOF [z dnia 2025.01.20]