Ewidencja zwrotów towarów a kasa fiskalna

Zwroty towarów od klientów to zjawisko powszechne w działalności handlowej. Ich przyczyny mogą być bardzo różne – od wadliwego produktu po zmianę decyzji zakupowej nabywcy.
Niezależnie jednak od powodu zwrotu, sprzedawca musi wiedzieć, jak prawidłowo ująć taką transakcję w swojej ewidencji – zwłaszcza gdy sprzedaż została wcześniej zaewidencjonowana na kasie rejestrującej.

Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej

Podatnicy prowadzący sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów) oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Niemniej mogą skorzystać ze zwolnienia z jej stosowania, jeżeli w ciągu roku nie przekroczą (rocznego) limitu obrotu 20 000 zł. Do tego limitu sprzedawca zalicza tylko wartość sprzedaży dokonanej na rzecz konsumentów (osób fizycznych nieprowadzących działalności albo osób kupujących towar lub usługę, jako konsument).

W nawiązaniu do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17.12.2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2025 r. poz. 845) do obrotu, który ma być przyrównany do limitu 20 000 zł sprzedawca nie wlicza wartości ze sprzedaży:

na rzecz firm,
środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
nieruchomości,
pozostałych rzeczy ruchomych.

Warto jednak podkreślić, iż do limitu obrotu 20 000 zł sprzedawca ma obowiązek doliczyć sprzedaż wysyłkową oraz eksport towarów dokonywany na rzecz konsumentów w przypadku, gdy w ciągu roku wartość tej sprzedaży nie przekroczy sumy 42.000 zł (nie stosuje procedury VAT OSS).

UWAGA!
Do wartości limitu obrotu 20.000 zł wlicza się także sprzedaż usług na rzecz konsumentów spoza Polski, jeżeli miejscem opodatkowania jest terytorium RP.

Warto przypomnieć, iż przedsiębiorcy rozpoczynający działalność w trakcie roku, ale i rozpoczynający sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych ustalają limit zwolnienia z kasy proporcjonalnie do ilości dni prowadzenia sprzedaży (w roku rozpoczęcia działalności) na rzecz konsumentów.

UWAGA!
Nawet, jeżeli sprzedawca nie przekroczy limitu 20 000 zł, ale rozpocznie sprzedaż towarów lub usług wymienionych w § 4 rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących to będzie musiał już pierwszą sprzedaż towarów lub usług zaewidencjonować na kasie rejestrującej.

Wykaz tych towarów lub usług przedstawiono na końcu publikacji.

Zwroty towarów nie podlegają ewidencji przy pomocy kasy rejestrującej

Niemal w każdej działalności gospodarczej, w której przedsiębiorca stosuje kasę rejestrującą można napotkać się na sytuacje, w których klienci reklamują towar i dokonują jego zwrotu. W takiej sytuacji przedsiębiorca musi wiedzieć jak postąpić.

UWAGA!
W ewidencji sprzedaży prowadzonej za pomocą kasy rejestrującej sprzedawca nie ewidencjonuje zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług.

Podstawowa zasada jest taka, że wartość zwróconych towarów lub usług nie podlega rejestracji (ewidencji) na kasie fiskalnej. W jaki więc sposób należy zaewidencjonować zwroty?

Zwroty towarów

Zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości albo części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, przedsiębiorca ujmuje w odrębnej ewidencji, która może być prowadzona w formie papierowej albo w formie elektronicznej. Ewidencja zwrotów towarów, usług musi zawierać określone elementy. Zostały one zaprezentowane w poniższej tabeli.

Elementy ewidencji zwrotów towarów lub usług
Lp.	Wykaz elementów
1.	Data sprzedaży
2.	Nazwa towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy
3.	Termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi
4.	Wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wysokość podatku należnego – w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży
5.	Zwracana kwota (brutto) oraz odpowiadająca jej wysokość podatku VAT należnego – w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży
6.	Dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży, a w przypadku, gdy dokonanie sprzedaży potwierdza paragon fiskalny lub faktura w postaci elektronicznej – numer tego paragonu lub tej faktury oraz numer unikatowy
7.	Protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę albo notatkę służbową lub protokół z nabycia sprawdzającego

Przykład 1

Czynny podatnik VAT sprzedał w czerwcu 2025r. towar handlowy o wartości 1 500 zł netto, 345 zł VAT.

W tym samym miesiącu odbiorca dokonał zwrotu tego towaru. Poza zwrotem kwoty należności odbiorca zwrócił egzemplarz swojego paragonu, wypełnił protokół zwrotu towarów i podpisał go wraz ze sprzedawcą.

Sprzedawca wypełnił ewidencję zwrotów i dołączył do niej otrzymany paragon i kompletnie wypełniony i podpisany protokół zwrotu.

Na tej podstawie sprzedawca ma prawo ująć w JPK_V7X za okres czerwiec 2025 r. wartość sprzedaży dotyczącej zwrotu danego towaru in minus (dokument wewnętrzny z oznaczeniem w ewidencji sprzedaży – „RO”).

W przypadku zwrotu towarów sprzedawca musi uzyskać od nabywcy paragon sprzedaży, a więc dokument potwierdzający sprzedaż danego towaru (usługi), jaki został wydany nabywcy (egzemplarz paragonu, który posiada nabywca, ewentualnie inny dokument potwierdzający sprzedaż np. umowa handlowa, potwierdzenie zapłaty, pozostałe).

Kolejna nieodzowna kwestia to protokół przyjęcia zwrotu towaru (usługi) lub reklamacji towaru. Protokół ten jest sporządzany przez nabywcę na okoliczność zwrotu towaru (usługi). Następnie jest on przekazywany do sprzedawcy, który to podpisuje ten protokół (lub nie).

Dla kompletności i ważności prawnej zwrotu towarów protokół zwrotu musi być podpisany zarówno przez sprzedawcę jak i przez nabywcę.

Dopiero komplet dokumentów, a więc dokument sprzedaży, protokół zwrotu, ewentualnie inne dokumenty oraz uzupełniona ewidencja zwrotów na kasie fiskalnej stanowi podstawę do ujęcia w JPK_V7X korekty sprzedaży in minus, której dotyczy dany zwrot towaru.

UWAGA!
W ewidencji sprzedaży prowadzonej za pomocą kasy rejestrującej sprzedawca nie ewidencjonuje wartości sprzedaży obejmującej zwrot towaru natomiast dokonuje tego ewidencji JPK_V7X z oznaczeniem „RO”.

Należy podkreślić, jak istotne jest kompletne zgromadzenie dokumentacji dotyczącej zwrotu towaru. Sprzedawca, aby móc ująć wartość zwrotu w ewidencji JPK_V7K (lub JPK_V7M) jako pozycję „in minus”, musi dysponować pełnym zestawem wymaganych dokumentów. Szczególne znaczenie mają podpisy – zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy – potwierdzające zwrot. W przypadku prowadzenia ewidencji zwrotów od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, obowiązek podpisania dokumentu spoczywa wyłącznie na sprzedawcy.

Sprzedaż towarów lub usług, dla których wymagana jest ewidencja za pomocą kasy rejestrującej

Zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia ws. zwolnień z kasy rejestrującej limit obrotu 20.000 zł – zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji przy pomocy kasy rejestrującej nie dotyczy sprzedaży towarów lub usług na rzecz konsumentów przedstawionych w poniższej tabeli.

Usługi, których sprzedaż wymaga stosowania kasy fiskalnej bez względu na nieprzekroczenie limitu 20.000 zł
Pkt.	Opis usługi
a)	przewozy pasażerskie w samochodowej komunikacji, z wyłączeniem przewozów wymienionych w poz. 15 i 16 załącznika do rozporządzenia ws. zwolnień z kasy rejestrującej
b)	przewozy taksówkami (PKWiU 49.32.11.0), z wyłączeniem wynajmu samochodów osobowych z kierowcą
c)	naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania
d)	wymiana opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów
e)	badania i przeglądy techniczne pojazdów
f)	opieka medyczna świadczona przez lekarzy i lekarzy dentystów, z wyłączeniem usług świadczonych przez osoby wymienione w poz. 48 załącznika do rozporządzenia ws. zwolnień z kasy rejestrującej
g)	prawnicze, z wyłączeniem usług określonych w poz. 27 załącznika do rozporządzenia ws. zwolnień z kasy rejestrującej
h)	doradztwo podatkowe
i)	usługi związane z wyżywieniem (PKWiU ex 56.10, PKWiU 56.21, PKWiU ex 56.29, PKWiU ex 56.30), wyłącznie catering oraz świadczone przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo
j)	fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne
k)	kulturalne i rozrywkowe – wyłącznie w zakresie wstępu na przedstawienia cyrkowe
l)	związane z rozrywką i rekreacją – wyłącznie w zakresie wstępu do wesołych miasteczek, parków rozrywki, na dyskoteki, sale taneczne
m)	mycie, czyszczenie samochodów i usługi zbliżone (PKWiU 45.20.30.0), mycie przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie lub banknotach, lub innej formie (bezgotówkowej)

Z kolei sprzedaż towarów na rzecz konsumentów, dla której wymagane jest stosowanie kasy rejestrującej zaprezentowano w poniższej tabeli.

Towary, których sprzedaż wymaga stosowania kasy fiskalnej bez względu na nieprzekroczenie limitu 20.000 zł
Punkt	Opis Towaru
a)	gaz płynny
b)	części do silników (CN 8409 91 00 i 8409 99 00)
c)	silniki do napędu pojazdów i motocykli, silników spalinowych tłokowych z zapłonem iskrowym i samoczynnym do różnego rodzaju jednostek, w tym motocykli (CN 8407 i 8408)
d)	nadwozia do pojazdów silnikowych (CN 8707)
e)	przyczepy i naczepy (CN 8716 10, 8716 31 00, ex 8716 39, 8716 40 00), kontenerów (CN 8609 00)
f)	części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego (CN 8716 90)
g)	części i akcesoriów do pojazdów silnikowych (CN 8708, 9401 99 20 i 9401 99 80), z wyłączeniem motocykli, to jest do: ciągników, pojazdów silnikowych do przewozu dziesięciu lub więcej osób z kierowcą,samochodów i pozostałych pojazdów silnikowych przeznaczonych zasadniczo do przewozu osób, włącznie z samochodami osobowo-towarowymi (kombi) oraz samochodami wyścigowymi, pojazdów silnikowych do transportu towarów, pojazdów silnikowych specjalnego przeznaczenia, innych niż te zasadniczo przeznaczone do przewozu osób lub towarów, w szczególności: pojazdów pogotowia technicznego, dźwigów samochodowych, pojazdów strażackich, betoniarek samochodowych, zamiatarek, polewaczek, przewoźnych warsztatów, ruchomych stacji radiologicznych
h)	komputery, wyroby elektroniczne i optyczne oraz silniki elektryczne, prądnice i transformatory (PKWiU ex 26 i ex 27.11)
i)	sprzęt fotograficzny, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego (PKWiU ex 26.70.1)
j)	wyroby z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT
k)	zapisane i niezapisane nośniki danych cyfrowych i analogowych
l)	wyroby przeznaczone do użycia, oferowane na sprzedaż lub używane jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na kod CN
m)	wyroby tytoniowe (CN 2401, 2402, 2403), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów
n)	napoje alkoholowe o zawartości alkoholu powyżej 1,2% a także będące mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5% (bez względu na kod CN), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów
o)	perfumy i wody toaletowe (CN 3303 00 10, 3303 00 90), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów