Dowód księgowy w księgach rachunkowych
Dowód księgowy w księgach rachunkowych stanowi najważniejsze źródło udokumentowanego zdarzenia gospodarczego, które miało miejsce w jednostce. Dowód księgowy to tak naprawdę dowód źródłowy.
Dowód księgowy musi spełniać określone cechy, aby został uznany za podstawę dokonania zapisu (księgowań) w księgach rachunkowych, czyli za dokument na podstawie, którego można dokonać zaksięgowania zdarzenia gospodarczego.
Czym jest dowód księgowy w świetle ustawy o rachunkowości
W nawiązaniu do art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (zwanej dalej ustawą o rachunkowości) jednostka prowadząca księgi rachunkowe ma obowiązek m.in.:
- ujmować w tych księgach zapisy zdarzeń (operacji gospodarczych) w porządku chronologicznym i systematycznym na podstawie dowodów księgowych, oraz
- gromadzić i przechowywać dowody księgowe oraz pozostałą dokumentację przewidzianą ustawą o rachunkowości.
Zatem jednym z obowiązków jednostki jest ujęcie w jej księgach rachunkowych okresu sprawozdawczego każdego zdarzenia, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym a ujęcia dokonuje się na podstawie dowodów księgowych.
Czym jest w takim razie dowód księgowy?
| UWAGA! Dowód księgowy zwany w ustawie o rachunkowości też dowodem źródłowym to każdy dokument, który rzeczywiście stwierdza dokonanie operacji gospodarczej i może stanowić podstawę zapisu operacji gospodarczych w księgach rachunkowych (zawiera formalne ustawowe elementy). Niemniej nie każdy dokument może być podstawą do zapisu operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. |
| Elementy, jakie powinien zawierać dowód księgowy | |
|---|---|
| Lp. | Elementy |
| 1 | Rodzaj dowodu i jego numer identyfikacyjny |
| 2 | Nazwy oraz adresy stron dokonujących operacji gospodarczej |
| 3 | Opis operacji oraz jej wartość (określoną także w jednostkach naturalnych) |
| 4 | Data dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także data sporządzenia dowodu |
| 5 | Podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów |
Co w takim razie ma znaczenie, iż dany dokument może stanowić dowód księgowy? Dowód księgowy to przede wszystkim dokument źródłowy dokumentujący wystąpienia zdarzenia gospodarczego. Należy podkreślić, iż dowodem księgowym mogą być dokumenty księgowe, dokumenty wewnętrzne jednostki i inne. Dowodem księgowym mogą być dokumenty elektroniczne, papierowe, ale też i pozostałe. Jakie są, więc wymogi formalne dowodu księgowego?
Są jednak wyjątki od reguły.
| Dokumenty stanowiące dowody księgowe, które mogą nie zawierać niektórych ustawowych elementów | |
|---|---|
| Okoliczność w drodze wyjątku | Wykaz elementów |
| W sytuacji, gdy wynika to z odrębnych przepisów | rodzaj i dowód i jego numer identyfikacyjny nazwy oraz adresy stron dokonujących operacji gospodarczej opis operacji oraz jej wartość (określoną także w jednostkach naturalnych) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów |
| W sytuacji, gdy wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych | stwierdzenie weryfikacji i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja, a więc wskazanie wszystkich niezbędnych kont księgowych dla zaksięgowania operacji gospodarczej) a także podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania |
| W sytuacji, gdy w toku przetwarzania w rachunkowości danych wyrażonych w jednostkach naturalnych nastąpi ich wycena, która następnie zostanie wydrukowana | Wartość w dowodzie księgowym |
Dowód księgowy będzie to, zatem dowód źródłowy, który spełnia ww. cechy, jest zgodny z faktycznym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentuje, jest kompletny, i zawiera powyżej wymienione elementy formalne wolne od błędów rachunkowych.
| UWAGA! Dowód księgowy wyrażony w walutach obcych powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie. |
Rodzaje dowodów księgowych
Ustawa o rachunkowości w art. 20, 21 oraz 22 wyróżnia kilka istotnych podziałów dowodów.
Dowody księgowe mogą pochodzić od źródeł:
- zewnętrznych (obcych) – są to dowody otrzymane od kontrahentów,
- zewnętrznych (własnych) – są to dowody przekazywane w oryginale kontrahentom,
- wewnętrznych – są to dowody dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
Należy w tym miejscu podkreślić, iż jednostka może również samodzielnie sporządzać dowody księgowe.
| Dowody księgowe sporządzone przez jednostkę | |
|---|---|
| Rodzaj dokumentów | Charakterystyka |
| Zbiorcze | Dowody księgowe służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione |
| Korygujące | Dowody księgowe wystawiane celem korekty już wystawionych dokumentów |
| Zastępcze | Dowody księgowe wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego |
| Rozliczeniowe | Dowody księgowe zawierające już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych |
Jeżeli jednostka prowadzi księgi rachunkowe przy użyciu komputera (systemu księgowego) dowody źródłowe to także zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach.
Niemniej dokonane w systemie księgowym zapisy księgowe (uznane za dowody księgowe) muszą spełniać poniższe warunki:
- być czytelne i trwale zapisane w systemie księgowym,
- zawierać elementy dowodu księgowego,
- umożliwiać zidentyfikowanie źródła ich pochodzenia oraz osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie,
- umożliwić sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów,
- być chronione w miejscu ich powstania, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres 5 lat.
| UWAGA! Jeżeli jednostka nie ma możliwości pozyskania zewnętrznych – obcych dowodów źródłowych, wówczas kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Powyższe nie dotyczy operacji gospodarczych nabycia opodatkowanych podatkiem VAT a także operacji skupu metali nieżelaznych od ludności. |
Korekty dowodów księgowych
Jak już wyżej wskazano dowody księgowe muszą być kompletne i rzetelne, a więc przedstawiać operację gospodarczą dokonaną przez jednostkę zgodnie z rzeczywistym jej przebiegiem.
| UWAGA! Bardzo ważną kwestią jest, iż niedopuszczalne jest dokonywanie wymazywania i przeróbek w dowodach księgowych. Wystawca dowodu księgowego (dowodu źródłowego) dokonuje jego korekty poprzez wystawienie dokumentu korygującego do tego dowodu księgowego. |
Dowody księgowe powinny być, zatem wolne od błędów rachunkowych. Zdarza się jednak, iż zawierają różnego rodzaju pomyłki. Jak je skorygować?
Jeżeli jednostka zauważy błędy w swoich wewnętrznych dowodach księgowych wówczas może dokonać korekty przez:
- skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, oraz
- wpisanie treści poprawnej i daty poprawki, oraz
- złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej.
Należy podkreślić, iż nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr. Jeżeli natomiast jednostka zauważy błędy w dowodach księgowych zewnętrznych obcych lub własnych, wówczas musi wysłać do wystawcy tego dokumentu pismo zawierające sprostowanie błędnego dokumentu wraz z uzasadnieniem tegoż sprostowania.
Warto pamiętać, iż gdy zdarzenie gospodarcze zostało udokumentowane kilkoma dowodami księgowymi, wówczas kierownik jednostki musi ustalić tryb postępowania w zakresie księgowania lub nie, konkretnych dowodów księgowych.
Moment przed zaksięgowaniem dowodu księgowego w księgach rachunkowych
Na koniec warto na chwilę zatrzymać się w momencie, kiedy jednostka otrzymuje lub wystawia dowód księgowy. Dokumenty te ma już przed sobą (czy to w formie papierowej czy elektronicznej). Zanim jednak przystąpi do księgowania powinna pamiętać o kilku praktycznych kwestiach.
| UWAGA! Jednostka powinna sposób (procedurę) weryfikacji dowodów księgowych i ich kwalifikację do dekretacji opisać w polityce rachunkowości. Oczywiście procedura weryfikacji, ujęcia w księgach dowodów księgowych będzie zależna od rodzaju prowadzonej działalności a także typu dokumentów źródłowych oraz obszaru kontroli dowodów księgowych. |
Przed ujęciem dowodu w księgach rachunkowych jednostka powinna:
- sprawdzić czy dowód księgowy zawiera wszystkie formalne elementy,
- sprawdzić czy rozliczenie w dowodzie księgowym jest poprawne (czy przypadkiem nie ma tam błędów natury rachunkowej np. sumy kwot, mnożenia itp.),
- sprawdzić poprawność wystawienia dowodu księgowego – pozostałe elementy, które powinny zawierać (także podpisów uprawnionych osób, jeżeli powinny na nim figurować),
- zweryfikować czy dowód księgowy dokumentuje zdarzenie gospodarcze zgodnie ze stanem faktycznym.
| UWAGA! W aktualnym stanie prawnym jednostka może zrezygnować z zamieszczania na dowodzie księgowym adnotacji o weryfikacji i dekretacji danego dowodu. Dzieje się tak, dlatego, iż systemy księgowe oferują sporządzenie powyższych danych dokumentujących weryfikację oraz dekretację dowodów księgowych a także ustalenie powiązań z innymi dowodami oraz identyfikację osób sporządzających, wprowadzających dowód księgowy. |
Na koniec należy zaznaczyć, iż gdy jednostka dysponuje dowodem księgowym wyrażonym w walucie obcej to na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta ma ona obowiązek zapewnić wiarygodne przetłumaczenie dowodów wskazanych do kontroli na język polski.
Autor:
Krzysztof Ulicki
Źródła:
Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120) [z dnia 27.03.2025].
Ustawa z dnia 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2024 r. poz. 1061) [z dnia 27.03.2025].
