Prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów wymaga, aby dokonywane w niej zapisy księgowe zdarzeń gospodarczych zaistniałych w firmie odbywały się w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów.
Czym są prawidłowe i rzetelne dowody księgowe będące podstawą zapisów zdarzeń gospodarczych w PKPiR?
Dowód księgowy w podatkowej księdze przychodów i rozchodów
Dowód księgowy to dokument źródłowy potwierdzający zdarzenie gospodarcze oraz jego rzeczywisty przebieg. Jeśli dokumentowane zdarzenie faktycznie miało miejsce, dowód księgowy stanowi podstawę do dokonania zapisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (PKPiR). To ogólna charakterystyka dowodu księgowego na gruncie ewidencji PKPiR.
Ustawodawca szczegółowo określił, co może być dowodem księgowym w PKPiR w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23.12.2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2019 r. poz. 2544 zwanym dalej rozporządzeniem).
Zgodnie z § 11 ww. rozporządzenia zapisy występujących u podatnika zdarzeń gospodarczych w PKPiR są dokonywane w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów księgowych.
Każdy zapis księgowy w PKPiR dokonany na podstawie dowodu księgowego musi być w PKPiR oznaczony numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu księgowego z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie. Dowód księgowy jest sporządzany w języku polskim. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała (mogą być zastosowane skróty ogólnie przyjęte).
| UWAGA! Jeżeli wartość operacji gospodarczej w dowodzie księgowym jest podana w walucie obcej wówczas podatnik jest zobligowany do przeliczenia tej wartości na złote, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Wynik przeliczenia podatnik umieszcza w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej. |
Rodzaje dowodów księgowych w PKPiR
Prawodawca wymienia kilka rodzajów dowodów księgowych, na podstawie, których można dokonać zapisów zdarzeń gospodarczych w ewidencji PKPiR.
| RODZAJE DOWODÓW KSIĘGOWYCH W PKPiR | ||
| 1 grupa dowodów księgowych | ||
| Lp. | Rodzaj dowodu księgowego | Elementy |
| 1. | Faktury (w tym uproszczone) | Wynikają z odrębnych przepisów |
| 2. | Faktury VAT RR | |
| 3. | Rachunki | |
| 4. | Dokumenty celne | |
| 2 grupa dowodów księgowych | ||
| Lp. | Rodzaj dowodu księgowego | Elementy |
| 1. | Dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów w przypadku zapłaty za fakturę: gotówką za transakcję powyżej 15 000 zł,na rachunek kontrahenta spoza białej listy,z pominięciem mechanizmu podzielonej płatności – zawierające co najmniej Księgowanie tych dokumentów dokonuje się poprzez wpisanie kwoty zmniejszenia ze znakiem minus (-) lub kolorem czerwonym | Data wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów |
| Wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury, wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zaliczenia kosztu do kosztów uzyskania przychodów | ||
| Wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów lub zwiększa przychody | ||
| Podpis osoby sporządzającej dokument | ||
| 3 grupa dowodów księgowych | ||
| Lp. | Rodzaj dowodu księgowego | Elementy |
| 1. | Inne dowody stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające, co najmniej | Wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy |
| Data wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym, że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty | ||
| Przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych | ||
| Podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych | ||
Prawodawca w § 12 oraz w § 13 ww. rozporządzenia wyjaśnia, czym mogą być tzw. inne dowody stwierdzające dokonanie przez podatnika operacji gospodarczej. Warto w tym miejscu wspomnieć też o tak częstym dowodzie księgowym (dowodzie źródłowym) jak lista płac umów o pracę lub lista płac umów cywilnoprawnych. Należy podkreślić, iż wynagrodzenia muszą być przez pracodawcę uregulowane w ustawowym terminie, aby stanowiły u niego koszty uzyskania przychodów.
Inne dowody księgowe w PKPiR W powyższym rozporządzeniu ustawodawca określił dodatkowo, co może stanowić inny dowód księgowy, który może być podstawą zapisu zdarzenia gospodarczego w ewidencji PKPiR. Cechy innych dowodów przedstawiono w poniższej tabeli.
| RODZAJE INNYCH DOWODÓW KSIĘGOWYCH W PKPiR | ||
| 1 grupa innych dowodów księgowych | ||
| Lp. | Rodzaj innego dowodu księgowego | |
| 1. | Dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem | |
| 2. | Noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi | |
| 3. | Dowody przesunięć | |
| 4. | Dowody opłat pocztowych i bankowych | |
| 5. | Inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat oraz dokumenty zawierające dane wymienione w powyższej tabeli w 3 grupie dowodów | |
| 2 grupa innych dowodów księgowych | ||
| Lp. | Rodzaj dowodu księgowego | Jakich wydatków mogą dotyczyć wyszczególnione w tej grupie, inne dowody księgowe |
| 1. | Dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku). Dokumenty te mogą stanowić zapisy w PKPiR tylko niektórych kosztów (wymieniono je obok) | Zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt |
| Zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0) | ||
| Wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika | ||
| Zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych | ||
| Kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących | ||
| Zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych | ||
| Wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele | ||
| Opłat sądowych i notarialnych | ||
| Wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w 3 grupie rodzajów wydatków; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu | ||
Jeżeli rozliczenie kosztów podróży służbowych pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących, jest ujmowane w PKPiR za pomocą dowodu wewnętrznego to ten dowód musi zawierać minimum:
- imię i nazwisko,
- cel podróży,
- nazwę miejscowości docelowej,
- liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu),
- stawkę i wartość przysługujących diet.
| UWAGA! Zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych może być, dokumentowany paragonami zaopatrzonymi w: datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon,ilość, cenę jednostkową wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu podatnik uzupełnia jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru. |
Warto dodać, iż gdy podatnik poniesie za granicą wydatki na zakup paliwa i olejów to wydatki te mogą być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi. W tym wypadku stosuje się wymogi tych samych elementów, co przy zakupie w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych.
Do popularniejszych dowodów księgowych (źródłowych) księgowanych w PKPiR za pomocą dowodu wewnętrznego można wyróżnić:
- polisy ubezpieczeniowe OC zawodu,
- polisy ubezpieczeniowe majątku firmowego,
- opłaty parkingowe,
- opłaty za przejazd autostradą,
- inne opłaty np. targowe, miejscowe, pozostałe,
- opłaty administracyjne, skarbowe, sądowe,
- składki przynależności do organizacji zawodowej (np. Krajowa Izba Budowlana),
- składki ZUS jeśli są księgowane w koszty firmy zamiast odliczane od dochodu,
- opłaty, bilety wstępu na różne wydarzenia,
- opłaty bankowe,
- odsetki od kredytu, odsetki w rachunku,
- czynsze najmu,
- rozliczenie kosztów podróży służbowych,
- niektóre korekty PIT oraz VAT,
- kary umowne stanowiące koszty uzyskania przychodów,
- odpisy amortyzacyjne,
- deklaracje podatkowe podatku od nieruchomości czy środków transportowych,
- pozostałe.
Korekty dowodów księgowych
Jak już wyżej wskazano dowody księgowe muszą być kompletne i rzetelne, a więc przedstawiać operację gospodarczą dokonaną przez podatnika zgodnie z rzeczywistym jej przebiegiem. Dowody księgowe można poprawić, ale należy przestrzegać podstawowych zasad korekty. Poza tym nie wszystkie dowody księgowe można poprawić.
| UWAGA! Błędy w dowodach księgowych można poprawiać tylko przez: skreślenie niewłaściwie napisanego tekstu lub liczby, w sposób pozwalający odczytać tekst lub liczbę pierwotną,wpisanie tekstu lub liczby właściwej,potwierdzenie poprawki w dowodzie księgowym datą i podpisem osoby dokonującej poprawki. |
Powyższych zasad korekty nie stosuje się do:
- dowodów obcych,
- dowodów księgowych, dla których ustalono odrębnymi przepisami zakaz dokonywania jakichkolwiek korekt
Dowody obce mogą być poprawione przez wystawienie przez nabywcę i przesłanie sprzedawcy noty korygującej (w zależności od rodzaju błędu). Niektóre błędy może skorygować tylko sprzedawca za pomocą wystawienia faktury korygującej.
Chwila przed zaksięgowaniem dowodu księgowego w PKPiR
Zanim podatnik dokona księgowania wszystkich otrzymanych w danym okresie dokumentów warto, aby przed księgowaniem zweryfikował czy te dowody źródłowe są formalnie i merytorycznie poprawne.
Warto w tym momencie zweryfikować czy dowód źródłowy (dowód księgowy):
- zawiera wszystkie formalne elementy,
- zawiera poprawne rozliczenie (czy przypadkiem nie ma tam błędów natury rachunkowej np. sumy kwot, mnożenia itp.),
- jest prawidłowo wystawiony – pozostałe elementy, które powinny zawierać (także podpisów uprawnionych osób, jeżeli powinny na nim figurować),
- dokumentuje zdarzenie gospodarcze zgodnie ze stanem faktycznym.
| UWAGA! Zawsze procentuje ułożona przez podatnika procedura weryfikacyjna otrzymywanych dokumentów źródłowych. Nie dość, że jest ona zazwyczaj skrojona pod potrzeby podatnika to przyspiesza weryfikację dokumentów. |
Autor:
Krzysztof Ulicki
Źródła:
Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163) [z dnia 05.05.2025].
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23.12.2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2019 r. poz. 2544) [z dnia 05.05.2025].
Ustawa z dnia 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2024 r. poz. 1061) [z dnia 05.05.2025].
