Niemal każdy podatnik w toku prowadzonej działalności nabywa, sprzedaje, dzierżawi, leasinguje składnik majątku będący środkiem trwałym. Zasady rozliczania kosztów nabycia lub wytworzenia środków trwałych różnią się od wydatków na pozostałe składniki majątku. Jedną z podstawowych różnic jest wymóg zaewidencjonowania składników majątku będących środkiem trwałym w ewidencji środków trwałych (z pewnymi wyjątkami).
Warto, więc przybliżyć, czym właściwie jest ewidencja środków trwałych i co konkretnie jest w niej zawarte.
Czym jest ewidencja środków trwałych
Ewidencja środków trwałych to wykaz ruchomych i nieruchomych składników majątku należących i w niektórych przypadkach nienależących do przedsiębiorcy o określonej wartości. Ewidencja środków trwałych zawiera wartość tych składników majątku, dopuszczalne koszty możliwe do rozliczenia w czasie, czyli obliczone od wartości początkowej tych środków trwałych.
Ewidencja środków trwałych zawiera wartość początkową środków trwałych jak i wartość bieżącą netto środków trwałych (wartość księgową) a więc wartość początkową pomniejszoną o odpisy amortyzacyjne, ale i o inne odpisy związane ze zmianą wartości środka trwałego na skutek zaistnienia różnych zdarzeń. Ewidencja środków trwałych to także sklasyfikowanie przyjętego do używania w firmie środka trwałego według Klasyfikacji Środków Trwałych.
Ewidencja środków trwałych to również kwota łączna, roczna, ale i okresowa odpisów amortyzacyjnych dokonywanych od środka trwałego. Należałoby w tym miejscu jeszcze dopowiedzieć, czym właściwie są środki trwałe.
Czym są środki trwałe
W nawiązaniu do art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 zwanej dalej ustawą o rachunkowości) oraz ustaw o podatku dochodowym przez hasło środki trwałe należy rozumieć rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki.
Zalicza się do nich w szczególności:
- nieruchomości – w tym grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu, budowle i budynki, a także będące odrębną własnością lokale, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego,
- maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy,
- ulepszenia w obcych środkach trwałych,
- inwentarz żywy.
Składnik majątku stanowiący środek trwały musi spełniać poniższe warunki:
- stanowić własność lub współwłasność podatnika,
- być nabyty lub wytworzony we własnym zakresie,
- być kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia do używania,
- o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok,
- wykorzystywany przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą.
Środki trwałe mogą zostać oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu. W takim wypadku zalicza się je do aktywów trwałych (do ewidencji środków trwałych) jednej ze stron umowy.
Warto w tym miejscu wspomnieć, iż środek trwały może także aktualnie być w budowie, a więc podatnik dokonuje wytworzenia środka trwałego. Środkiem trwałym w budowie jest składnik majątku zaliczony do aktywów trwałych w okresie jego budowy, montażu lub ulepszenia już istniejącego środka trwałego.
Zanim taki środek trwały zostanie przyjęty do używania w działalności wszystkie nakłady na jego budowę zasilają jego wartość. Po zakończeniu budowy i oddaniu do użytkowania wartość ta stanowi jego wartość początkową.
Obowiązek stosowania ewidencji środków trwałych u osób prawnych i innych jednostek organizacyjnych i nie tylko
Zgodnie z art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 zwanej dalej ustawą o rachunkowości) księgi rachunkowe obowiązkowo prowadzą m.in:
- spółki jawne, jeżeli wspólnikami tej spółki są zarówno osoby fizyczne jak i przynajmniej jedna prawna, a spółka nie złoży przed rozpoczęciem roku obrotowego informacji o podatnikach podatku CIT oraz podatnikach podatku PIT (CIT-15J),
- spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych, spółki partnerskie, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów za poprzedni rok obrotowy wyniosły, co najmniej równowartość w walucie polskiej 2 500 000 euro,
- spółki akcyjne, proste spółki akcyjne, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,
- spółki komandytowo-akcyjne, spółki komandytowe,
- jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej (np. stowarzyszenie, fundacja),
- gminy, powiaty, województwa, inne podmioty państwowe i samorządowe,
- jednostki organizacyjne działające na podstawie przepisów prawa bankowego, o obrocie papierami wartościowymi, o świadczeniu usług finansowania społecznościowego dla przedsięwzięć gospodarczych, o funduszach inwestycyjnych i zarządzaniu alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi, o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, o SKOK-ach lub o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych, bez względu na wielkość przychodów,
- pozostałe podmioty i pozostali podatnicy.
W nawiązaniu do art. 13 ust. 1 ustawy o rachunkowości każdy podmiot, który dobrowolnie bądź obowiązkowo stosuje księgi rachunkowe ma obowiązek prowadzić te księgi w postaci takiej jak:
- dziennik,
- księgę główną,
- księgi pomocnicze,
- zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,
- wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).
I tutaj należy podkreślić jedną rzecz. Zgodnie z art. 22n ust. 1 ustawy o PDOF, która mówi, iż podatnicy prowadzący księgi rachunkowe są obowiązani do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych.
| UWAGA! Podmioty zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych albo dobrowolnie je stosujące mają obowiązek prowadzić ewidencję środków trwałych, a więc wykaz środków trwałych zawierający ustawowe elementy. |
I bardzo ważna rzecz.
| UWAGA! W razie braku ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonywane odpisy amortyzacyjne nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. |
Obowiązek stosowania ewidencji środków trwałych u osób fizycznych stosujących księgi rachunkowe i nie tylko
Osoby fizyczne prowadzące działalność będą miały obowiązek zaprowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych, jeżeli przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów (dotyczące tej działalności) za poprzedni rok obrotowy wyniosły, co najmniej równowartość w walucie polskiej 2 500 000 EUR.
Osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych, spółki partnerskie oraz przedsiębiorstwa w spadku mogą dobrowolnie przejść na prowadzenie ksiąg rachunkowych. Mogą jednak tego dokonać dopiero od początku następnego roku obrotowego. Mowa tu o przypadkach, kiedy ich przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów za poprzedni rok obrotowy są niższe niż równowartość w walucie polskiej 2 500 000 EUR.
W tej sytuacji osoby te lub wspólnicy przed rozpoczęciem roku obrotowego są obowiązani do zawiadomienia o zaprowadzeniu od początku roku ksiąg rachunkowych urzędu skarbowego, właściwego w sprawach opodatkowania podatkiem dochodowym. Osoby fizyczne lub wspólnicy spółek cywilnych mogą tego dokonać za pomocą aktualizacji swojego wniosku w CEIDG. W obu przypadkach osoby fizyczne prowadzące działalność będą miały obowiązek prowadzenia ewidencji środków trwałych.
| UWAGA! Zapisów dotyczących środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podatnik dokonuje w ewidencji najpóźniej w miesiącu przekazania ich do używania. Późniejszy termin wprowadzenia uznaje się za ujawnienie środka trwałego. |
W przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą i stosujących uproszczoną księgowość (zamiast ksiąg rachunkowych należy zaznaczyć, iż nie wszystkie te osoby będą zobowiązane do prowadzenia ewidencji środków trwałych.
| UWAGA! Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą i stosujące podatkową księgę przychodów i rozchodów mają obowiązek prowadzić ewidencję środków trwałych. |
Co z ryczałtem i kartą podatkową?
| UWAGA! Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą i stosujące formę opodatkowania ryczałt ewidencjonowany mają obowiązek prowadzić ewidencję środków trwałych na mocy art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 20.11.1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz. U. z 2025 r. poz. 843). Natomiast osoby fizyczne prowadzące działalność i stosujące kartę podatkową nie mają obowiązku prowadzenia ewidencji środków trwałych, ale mogą ją prowadzić dobrowolnie. |
Co powinna zawierać ewidencja środków trwałych
W żadnej ustawie nie występuje wzór ewidencji środków trwałych. Przedsiębiorcy mają, więc swobodę w kształtowaniu jej postaci. Należy jednak pamiętać, iż musi ona zawierać pewne niezbędne elementy. Natomiast przedsiębiorcy mają możliwość jej rozbudowania o kolejne istotne dla nich dane i informacje.
W nawiązaniu do art. 22n ustawy o PDOF ewidencja środków trwałych musi zawierać przynajmniej poniżej wymienione elementy.
| Obowiązkowe elementy ewidencji środków trwałych | |
| Lp. | Wykaz elementów |
| 1. | Liczba porządkowa środków trwałych |
| 2. | Data nabycia / wytworzenia środka trwałego |
| 3. | Data przyjęcia do używania środka trwałego |
| 4. | Określenie dokumentu stwierdzającego nabycie środka trwałego |
| 5. | Określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej |
| 6. | Symbol Klasyfikacji Środków Trwałych |
| 7. | Wartość początkowa środków trwałych |
| 8. | Roczna stawka amortyzacyjna dla środków trwałych podlegających amortyzacji |
| 9. | Kwota odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy i narastająco za okres dokonywania tych odpisów, w tym także, gdy składnik majątku był kiedykolwiek wprowadzony do ewidencji (wykazu), a następnie z niej wykreślony i ponownie wprowadzony |
| 10. | Zaktualizowana wartość początkowa środka trwałego |
| 11. | Zaktualizowana kwota odpisów amortyzacyjnych dla środków trwałych podlegających amortyzacji |
| 12. | Wartość ulepszenia zwiększającą wartość początkową środków trwałych |
| 13. | Data likwidacji oraz jej przyczynę albo data zbycia |
Obowiązek wpisu nabytego składnika majątku do ewidencji środków trwałych
Każdy nabyty składnik majątku, który spełnia ww. cechy środka trwałego podatnik ma obowiązek wprowadzić do ewidencji środków trwałych, jeżeli jego wartość początkowa przekracza sumę 10 000 zł. Jeżeli wartość początkowa nie przekracza tej sumy wówczas podatnik może dobrowolnie wprowadzić taki składnik do ewidencji środków trwałych, ale może tego nie dokonywać i ująć wartość nabytego składnika bezpośrednio w kosztach.
Ujęcie nabytego składnika majątku w ewidencji środków trwałych podatnik dokonuje w miesiącu przekazania go do używania w działalności, ale oczywiście musi on być kompletny i zdatny do użytku w działalności. Jeżeli tak nie jest podatnik ponosi wydatki zwiększające wartość początkową tego środka trwałego przystosowując go do używania. Gdy już dokona jego przystosowania wówczas wprowadza dany składnik do ewidencji środków trwałych.
| UWAGA! Pierwszy odpis amortyzacyjny – rozpoczęcie amortyzacji danego środka trwałego podatnik dokonuje w miesiącu następnym po miesiącu przekazania go do używania w działalności. Jednorazowy odpis amortyzacyjny – jednorazowa amortyzacja pełnej (albo prawie pełnej) wartości początkowej środka trwałego podatnik dokonuje w miesiącu przyjęcia środka trwałego do używania w działalności. |
Jeżeli jednak podatnik wprowadza dany składnik majątku (musi ustalić, czy spełnia on cechy środka trwałego) do ewidencji środków trwałych to jeszcze przed jego wprowadzeniem musi ustalić:
- numer klasyfikacyjny danego środka trwałego z Klasyfikacji Środków Trwałych,
- wartość początkową – wartość tą podatnik ustala w zależności od sposobu nabycia np. jeżeli nabycie następuje poprzez zakup do działalności wówczas wartość początkowa to cena nabycia składnika majątku, jeżeli np. środek trwały otrzymano w postaci darowizny wówczas wartość początkowa to wartość rynkowa z dnia nabycia, chyba że umowa darowizny albo umowa o nieodpłatnym przekazaniu określa tę wartość w niższej wysokości,
- metodę amortyzacji, którą będzie wobec niego stosował,
- roczną stawkę amortyzacji dostępną również w Klasyfikacji Środków Trwałych zgodnie z ustalonym numerem klasyfikacji,
- ewentualnie pozostałe istotne kwestie.
Amortyzacja środków trwałych
Amortyzacja środków trwałych oznacza to, że wartość nabycia lub wytworzenia (wartość początkowa) jest ujmowana:
- w czasie zgodnie z odnalezioną, właściwą roczną stawką amortyzacyjną z KŚT albo
- jednorazowo do 50 000 EUR (grupy 3-8 z KŚT z wyłączeniem samochodów osobowych) albo dla nowych środków trwałych do 100 000 zł grupy 3-6 oraz grupa 8 z KŚT).
Amortyzacja środków trwałych to ustalone od wartości początkowej odpisy amortyzacyjne albo jeden jednorazowy odpis amortyzacyjny, które stanowią w całości lub niekiedy tylko w części, koszty uzyskania przychodów. Nie stanowią, bowiem kosztów uzyskania przychodów wydatki na nabycie środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych. Wydatki te stanowią koszty właśnie w postaci odpisów amortyzacyjnych rozłożonych w czasie.
Natomiast jednorazowy odpis amortyzacyjny stanowi koszt uzyskania przychodów w miesiącu jego dokonania. Należy jednak uważać na kwestię przekroczenia limitu jednorazowej amortyzacji. Amortyzacja środków trwałych to dla przedsiębiorców koszt uzyskania przychodów natomiast w sensie definicji to koszt oznaczający stopniowe zużycie się składnika majątku stanowiącego środek trwały w działalności.
Jeżeli podatnik dobrowolnie lub obowiązkowo będzie stosował amortyzację rozłożoną w czasie (nie jednorazową) to do wyboru będzie miał dwie metody amortyzacji:
- liniową – odpisy amortyzacyjne są równe przez cały (kilkuletni) okres amortyzacji, bowiem metoda ta zakłada zużycie środka trwałego na stałym, równym poziomie,
- degresywną – odpisy amortyzacyjne są w początkowym okresie amortyzacji większe a następnie wraz z upływem okresu czasu amortyzacji maleją, ponieważ metoda ta zakłada zwiększone zużycie środków trwałych w początkowym okresie i stopniowo zmniejszające się wraz z postępującym okresem czasu amortyzacji.
Należy podkreślić, iż podatnik ma obowiązek jeszcze przed rozpoczęciem amortyzacji wybrać metodę amortyzacji. Metodę tę stosuje przez pełen okres amortyzacji.
W czasie użytkowania środka trwałego w działalności gospodarczej podatnik ma obowiązek dokonywania okresowej jego wyceny albo raz na koniec roku albo w dniu wystąpienia określonego zdarzenia (jeżeli w wyniku zdarzenia albo na koniec roku została ujawniona istotna utrata wartości środka trwałego wówczas podatnik dokonuje odpisu aktualizacyjnego z tytułu utraty jego wartości).
Zasady wyceny środków trwałych zostały zawarte w ustawie o rachunkowości jak i w Komunikacie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 25.05.2017 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia Krajowego Standardu Rachunkowości nr 11 „Środki trwałe” (Dz. Urz. MRiF z 2017 r. poz. 105).
Amortyzacji podlegają środki trwałe takie jak:
- budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,
- maszyny, urządzenia i środki transportu,
- inne przedmioty,
- inwestycja w obcych środkach trwałych,
- budynki i budowle wybudowane na cudzym gruncie,
- tabor transportu morskiego w budowie (PKWiU ex 30.11)
Amortyzacji podlegają także tzw. wartości niematerialne i prawne takie jak:
- autorskie lub pokrewne prawa majątkowe,
- licencje,
- wartość stanowiąca równowartość uzyskanych informacji związanych z wiedzą w dziedzinie przemysłowej, handlowej, naukowej lub organizacyjnej (know-how),
- spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego,
- koszty prac rozwojowych zakończonych wynikiem pozytywnym,
- wartość firmy, jeżeli wartość ta powstała w wyniku nabycia przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części w drodze kupna lub przyjęcia do odpłatnego korzystania, a odpisów amortyzacyjnych dokonuje korzystający (także w przypadku przeniesienia przedsiębiorstwa lub zorganizowanej jego części na terytorium RP).
| UWAGA! Amortyzacji podlegają również ww. składniki majątku (środki trwałe, wartości niematerialne i prawne) niestanowiące własności lub współwłasności podatnika, wykorzystywane przez niego na potrzeby związane z prowadzoną działalnością na podstawie umowy leasingu finansowego lub podobnej umowy zawartej z właścicielem lub współwłaścicielami albo uprawnionymi do korzystania z tych wartości, jeżeli odpisów amortyzacyjnych dokonuje korzystający. |
Należy podkreślić, iż nie wszystkie składniki majątku będące środkami trwałymi podlegają ujęciu w ewidencji środków trwałych.
| UWAGA! Nie podlegają objęciu ewidencją: budynki mieszkalne, lokale mieszkalne stanowiące odrębną nieruchomość, grunty lub prawo użytkowania wieczystego gruntu, związane z tym budynkiem lub lokalem, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz prawo do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej,spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego, którego wartość początkową podatnik ustala przyjmując w każdym roku podatkowym wartość stanowiącą iloczyn metrów kwadratowych wynajmowanej, wydzierżawianej lub używanej przez właściciela powierzchni użytkowej tego lokalu i kwoty 988 zł, przy czym za powierzchnię użytkową uważa się powierzchnię przyjętą dla celów podatku od nieruchomości. |
Czy coś jeszcze?
| UWAGA! Jeżeli podatnik nabędzie lub wytworzy składnik majątku spełniający cechy środka trwałego, ale jego wartość będzie równa lub niższa niż 10 000 zł wówczas będzie miał następujące możliwości: wprowadzić dany środek trwały do ewidencji środków trwałych i rozpocząć amortyzację rozłożoną w czasie według właściwej rocznej stawki amortyzacyjnej wynikającej z Klasyfikacji Środków Trwałych, albowprowadzić dany środek trwały do ewidencji środków trwałych i dokonać jednorazowej amortyzacji środków trwałych na mocy art. 22f ust. 3 ustawy o PDOF, albonie wprowadzać danego środka trwałego do ewidencji środków trwałych i ująć jego wartość bezpośrednio w koszty uzyskania przychodów. |
Uwaga na środki trwałe niepodlegające amortyzacji
Należy zaznaczyć, iż prawodawca wyłączył z możliwości dokonywania amortyzacji niektóre składniki majątku, które stanowią środki trwałe. Są to:
- grunty i prawa wieczystego użytkowania gruntów,
- budynki mieszkalne wraz ze znajdującymi się w nich dźwigami, lokale mieszkalne stanowiące odrębną nieruchomość, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz prawo do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej, służące prowadzonej działalności gospodarczej lub wydzierżawiane albo wynajmowane na podstawie umowy,
- dzieła sztuki i eksponaty muzealne,
- wartość firmy w określonych przypadkach,
- składniki majątku, które nie są używane na skutek zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej albo zaprzestania działalności, w której te składniki były używane, w tym przypadku składniki te nie podlegają amortyzacji od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawieszono albo zaprzestano tej działalności.
Jest tu jednak pewna mała pułapka. Fakt, że wyżej wymienione środki trwałe i wartości niematerialne i prawne nie podlegają amortyzacji pozostaje bez znaczenia w kwestii obowiązku ich ujęcia w ewidencji środków trwałych. Powyżej wymienione środki trwałe podlegają, więc obowiązkowemu ujęciu w ewidencji środków trwałych w miesiącu przyjęcia ich do używania w działalności. Oczywiście, jeżeli ich wartość będzie równa lub niższa niż 10 000 zł, (co będzie raczej bardzo rzadkim zjawiskiem, jeśli mowa o tych konkretnych środkach trwałych) wówczas podatnika zdecyduje, czy chce je wprowadzać do ewidencji środków trwałych.
Jakie informacje można odczytać z ewidencji środków trwałych, jakie elementy można do niej dodać
Podstawowe informacje, jakie może odczytać podatnik z prawidłowo prowadzonej ewidencji środków trwałych to:
- rodzaj środka trwałego według KŚT (po numerze KŚT),
- datę przyjęcia do używania,
- numer dokumentu potwierdzającego nabycie,
- wartość początkową,
- stawkę amortyzacyjną,
- datę rozpoczęcia amortyzacji,
- typ stosowanej amortyzacji,
- wysokość odpisów amortyzacyjnych, sumę rocznych odpisów,
- datę zakończenia amortyzacji,
- aktualną (na koniec miesiąca) wartość netto środka trwałego (wartość początkowa –/+ zmniejszenia, zwiększenia wartości – dokonane do tego okresu odpisy amortyzacyjne),
- sumy wartości początkowych wszystkich środków trwałych, wszystkich korekt, umorzeń, odpisów amortyzacyjnych, wartości brutto i netto środków trwałych.
Inne istotne informacje, jakie podatnik może odczytać z ewidencji środków trwałych to:
- wartość korekt – zmniejszeń lub zwiększeń wartości początkowej środka trwałego na skutek np. przystosowania środka trwałego, dokonania jego ulepszenia, trwałego uszkodzenia z różnych przyczyn, pierwotnego (na skutek błędu) zaniżenia albo zawyżenia jego wartości, inne przyczyny,
- wartość początkowa po korektach zmniejszających lub zwiększających tę wartość,
- wartość korekt odpisów amortyzacyjnych – zwiększeń albo zmniejszeń odpisów amortyzacyjnych na skutek m.in. trwałej utraty wartości środka trwałego z różnych przyczyn (ulepszenie, uszkodzenie, zmiana technologii), błędów rachunkowych,
- wartość początkowa po korektach zmniejszających lub zwiększających amortyzację,
- pozostałe informacje.
Ewidencja środków trwałych odgrywa bardzo ważną rolę informacyjno-ewidencyjną u podatników prowadzących działalność gospodarczą, ale i u pozostałych podmiotów zobowiązanych do jej prowadzenia. Podmioty czy podatnicy niezobowiązani do jej prowadzenia również mogą ją prowadzić na zasadzie dobrowolności. Warto to rozważyć z uwagi na charakter informacji, jakie ewidencja ta dostarcza podatnikowi.
Od stycznia 2026 roku obowiązek prowadzenia ewidencja środków trwałych przy użyciu programów komputerowych
Na koniec trzeba wspomnieć o istotnej zmianie, która wchodzi w życia już od stycznia 2026r. i dotyczy stricte ewidencji środków trwałych.
Ustawa z dnia 29.10.2021 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2105) wprowadza od 1 stycznia 2026r. obowiązek prowadzenia ewidencji środków trwałych przy użyciu programów komputerowych, ale i przesyłania tej ewidencji do urzędu skarbowego.
| Obowiązek prowadzenia ewidencji środków trwałych przy użyciu programów komputerowych i przesyłania tej ewidencji do urzędu skarbowego Od 1 stycznia 2026r. | |
| Podatnicy PIT (także na ryczałcie) | Podatnicy CIT |
| Osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą i prowadzące księgi rachunkowe albo PKPiR | Podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych prowadzący księgi rachunkowe |
| Mają obowiązek: prowadzenia ewidencji środków trwałych przy użyciu programów komputerowych oraz przesyłania jej drogą elektroniczną w formie ustrukturyzowanej (pliku JPK_ST albo JPK_ST_KR) właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego po zakończeniu roku podatkowego w terminie do dnia upływu terminu złożenia zeznania rocznego. | Mają obowiązek: prowadzenia ewidencji środków trwałych przy użyciu programów komputerowych oraz przesyłania jej drogą elektroniczną w formie ustrukturyzowanej (pliku JPK_ST_KR) właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego po zakończeniu roku podatkowego w terminie do dnia upływu terminu złożenia zeznania rocznego za poprzedni rok podatkowy albo w przypadku podatników na estońskim CIT do końca trzeciego miesiąca roku podatkowego za rok poprzedni. |
| Obowiązek przesłania ewidencji środków trwałych po raz pierwszy nastąpi za 2026r. w terminie do końca kwietnia 2027r. w przypadku czynnych podatników VAT a w przypadku podatników zwolnionych z VAT po raz pierwszy nastąpi za 2027r. w terminie do końca kwietnia 2028r. | Podatnicy CIT mają obowiązek przesłać ewidencję środków trwałych po raz pierwszy za rok podatkowy, a w przypadku spółek niebędących osobami prawnymi – za rok obrotowy, rozpoczynający się po dniu: 31 grudnia 2024 r. – w przypadku:podatkowych grup kapitałowych,podatników i spółek niebędących osobami prawnymi, u których wartość przychodu uzyskanego w poprzednim odpowiednio roku podatkowym albo roku obrotowym przekroczyła równowartość 50 mln euro przeliczonych na złote według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski w ostatnim dniu roboczym poprzedniego odpowiednio roku podatkowego albo roku obrotowego,31 grudnia 2025 r. – w przypadku podatników i spółek niebędących osobami prawnymi, obowiązanych do przesyłania ewidencji i deklaracji JPK_V7X – czynni podatnicy VAT,31 grudnia 2026 r. – w przypadku pozostałych podatników i spółek niebędących osobami prawnymi. |
Warto na koniec dodać, iż Minister Finansów wyda odrębne rozporządzenie, w którym określi grupę podmiotów zwolnionych z tego obowiązku.
Autor:
Krzysztof Ulicki
Źródła:
Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120).
Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2025 r. poz. 278).
Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163).
Ustawa z dnia 29.08.1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111).Ustawa z dnia 6.03.2018 r. Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2024 r. poz. 236).
