Podatnicy prowadzący i nieprowadzący działalność gospodarczą często zastanawiają się, który identyfikator podatkowy będzie dla nich właściwy. Pytanie jest o tyle ważne, że tym identyfikatorem mają obowiązek się posługiwać przy składaniu jakichkolwiek zeznań podatkowych, przy zapłatach podatków, przy kontrolach podatkowych, przy składaniu wyjaśnień w sprawach administracyjnych, przy wystąpieniach w sprawach sądowych i w bardzo wielu innych okolicznościach. Istotnym jest więc który identyfikator podatkowy będzie dla podatnika właściwy.
Tylko dwa identyfikatory podatkowe dla polskich podatników
W Polsce osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz inne podmioty i płatnicy składek, które na podstawie odrębnych ustaw są podatnikami podlegają obowiązkowi ewidencyjnemu.
Obowiązek ewidencyjny wiąże się z nadaniem tym podmiotom identyfikatorów podatkowych.
W polskim systemie podatkowym występują dwa główne identyfikatory podatkowe:
- numer PESEL,
- numer NIP.
Dla kogo PESEL a dla kogo NIP
Zgodnie z art. 3 ustawy z dnia 13.10.1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2025 r. poz. 237) identyfikatorem jest PESEL albo NIP.
| Identyfikator podatkowy | ||
| Dla kogo NIP | Dla kogo PESEL | |
| W przypadku pozostałych podmiotów podlegających obowiązkowi ewidencyjnemu: osoby fizyczne prowadzące działalność (także tylko jako VAT-owcy), osoby prawne i jednostki organizacyjnoprawne będące podatnikami,płatnicy podatków,płatnicy składek ZUS,osoby fizyczne, które na podstawie odrębnych ustaw są podatnikami | Podatnicy będący osobami fizycznymi | |
| Niezarejestrowani jako podatnicy VAT | Wykonujący działalność nierejestrowaną (art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2024 r. poz. 236, z późn. zm.) | |
| NIP nie może mieć ukrytego lub jawnego charakteru znaczącego, określającego pewne cechy podatnika, płatnika podatku albo płatnika składek ubezpieczeniowych | Nieprowadzący działalności gospodarczej | |
W przypadku, gdy z odrębnych przepisów wynika obowiązek podawania NIP, obowiązek ten dotyczy wyłącznie podmiotów, które są obowiązane posiadać NIP na podstawie przepisów niniejszej ustawy.
Przykłady podatników, dla których właściwy jest numer NIP albo PESEL
Po powyższej analizie warto skupić się na przykładach podatników, dla których właściwym numerem jest NIP albo PESEL.
Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą zarejestrowana w ewidencji CEIDG niezależnie od tego:
- czy jest zarejestrowanym podatnikiem VAT lub
- czy prowadzi sprzedaż przy użyciu kasy rejestrującej
– ma obowiązek posługiwania się numerem NIP, jako swoim właściwym identyfikatorem podatkowym.
Osoby prawne oraz inne jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej również mają obowiązek stosować numer NIP, jako swój identyfikator podatkowy (także przedsiębiorstwa państwowe, jednostki i zakłady budżetowe, inne instytucje i organizacje państwowe, administracja państwowa, stowarzyszenia, fundacje, spółki itd.).
Dla przypomnienia osobami prowadzącymi działalność, którzy mają obowiązek posługiwać się numerem NIP są:
- jednoosobowe działalności,
- osoby fizyczne będące wspólnikami spółek jawnych, partnerskich, cywilnych.
Występują też inne grupy podatników, którzy nie prowadzą działalności, ale mają prawo do udziałów w zyskach spółek, w których są wspólnikami i są płatnikami składek ZUS, (choć nie zawsze). Są to osoby fizyczne będące wspólnikami spółek z o.o., komandytowych, komandytowo-akcyjnych, akcyjnych, prostych spółek akcyjnych. Jedna i druga grupa wspólników ma obowiązek posługiwać się numerem NIP jako swoim identyfikatorem podatkowym.
Identyfikator podatkowy NIP będzie również właściwy dla osób podlegających zarejestrowaniu jako podatnicy VAT lub zarejestrowanych, jako podatnicy VAT. I tutaj, jako przykład można podać osoby fizyczne, które nie prowadzą żadnej działalności, ale zarejestrowały się np. jako czynni podatnicy VAT, bo jest to dla nich opłacalne w przypadku jednorazowej transakcji zakupu i sprzedaży nieruchomości.
Z identyfikatora podatkowego NIP mają obowiązek korzystać także osoby, które opłacają składki ZUS za siebie nawet, gdy nie prowadzą działalności.
NIP będzie właściwym identyfikatorem dla płatników podatków. Poza podmiotami i osobami prowadzącymi działalność płatnikiem podatku może być rolnik zarejestrowany, jako czynny podatnik VAT. Natomiast rolnik, który nie jest zarejestrowany jako podatnik VAT stosuje numer PESEL, jako swój identyfikator podatkowy. Warto w tym miejscu wspomnieć o jeszcze jednym przypadku. Osoby fizyczne posiadające miejsce zamieszkania poza terytorium RP, które chcą w Polsce podjąć działalność gospodarczą często nie posiadają numeru PESEL nadanego w Polsce.
Niektóre z tych osób starają się o nadanie numeru PESEL, ale inne tego nie robią a chcą podjąć działalność gospodarczą w Polsce. W takim wypadku w toku rejestracji działalności zostanie im nadany numer NIP i będą się posługiwać numerem NIP, jako tym właściwy identyfikatorem.
Najem prywatny oraz działalność nierejestrowana a właściwy identyfikator podatkowy
Wiele osób wynajmuje prywatnie mieszkania, garaże, maszyny niemniej nie prowadzi tego w ramach działalności gospodarczej ani nie są zarejestrowani, jako podatnicy VAT. Jaki, wobec tego będzie dla nich właściwy identyfikator podatkowy? Właściwy identyfikator podatkowy w tej sytuacji to numer PESEL.
Jeżeli jednak najem prywatny prowadzi osoba fizyczna, która:
- jest zarejestrowana w CEIDG jako prowadząca działalność, lub
- jest zarejestrowana jako podatnik VAT
– to jej właściwym identyfikatorem będzie numer NIP. Kolejna kwestia to sprawa działalności nierejestrowanej. Wiele osób zanim podejmie działalność gospodarczą próbuje swoich sił rozpoczynając prowadzenie działalności nierejestrowanej. Sytuacja w tym wypadku będzie wyglądała tak jak poniżej.
| W przypadku, gdy osoba fizyczna wykonująca działalność nierejestrowaną: 1) jest zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT lub 2) prowadzi ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących – identyfikatorem podatkowym jest NIP. |
Zatem osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrowaną, która:
- postanowiła zarejestrować działalność w CEIDG jako prowadząca działalność, lub
- jest zarejestrowana jako podatnik VAT, lub
- prowadzi ewidencję sprzedaży przy pomocy kasy rejestrującej
– będzie posługiwała się numerem NIP, jako swoim identyfikatorem podatkowym.
Jeżeli jednak nie będzie zarejestrowana, jako podatnik VAT ani nie podejmie decyzji, aby zarejestrować działalność w CEIDG to w takim wypadku jej właściwym identyfikatorem będzie numer PESEL.
Kwestia mikrorachunku podatkowego
Na koniec należy wspomnieć, że ustalenie, jaki jest prawidłowy identyfikator podatkowy dla danego podatnika jest ogromnie ważne. Podatnik swój identyfikator podatkowy użyje do wygenerowania mikrorachunku podatkowego, ale to nie wszystko.
Identyfikator podatkowy będzie służył tak naprawdę wszędzie tam, gdzie podatnik będzie podlegał (w swoich sprawach) pod przepisy podatkowe, przepisy postępowania sądowego, egzekucyjnego i innych. Warto, więc aby dokładnie określić, jaki identyfikator jest właściwy dla danego podatnika.
Autor:
Krzysztof Ulicki
Źródła:
Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2024 r. poz. 236, z późn. zm.)
Ustawa z dnia 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2024 r. poz. 1061).
Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163).
Ustawa z dnia 29.08.1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111).
