Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czym właściwie jest podatek VAT naliczony i co oznacza jego odliczenie.
Pytanie to jest jak najbardziej zasadne – zrozumienie mechanizmu odliczania podatku VAT ma istotne znaczenie zarówno przy dokonywaniu zakupów, jak i przy planowaniu wydatków.
Znajomość zasad odliczania VAT-u pozwala przedsiębiorcy szybko oszacować, o ile zmniejszy się kwota podatku VAT należnego do zapłaty za dany miesiąc lub kwartał (jeżeli oczywiście w tym okresie powstanie zobowiązanie podatkowe).
Informacja o wysokości podatku naliczonego umożliwia również obliczenie, w jakiej kwocie podatnik może ubiegać się o zwrot VAT z urzędu skarbowego.
Czym jest podatek VAT
Podatek od towarów i usług zwany często podatkiem VAT to podatek pośredni, który występuje przy odpłatnej sprzedaży towarów lub usług jak i nieodpłatnym ich przekazaniu.
Chodzi tu o następujące transakcje:
- odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług między podatnikami posiadającymi siedzibę, miejsce zamieszkania terytorium RP,
- eksport towarów – sprzedaż towarów do krajów poza UE,
- import towarów na terytorium RP – zakup towarów z krajów spoza UE,
- wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów za wynagrodzeniem na terytorium RP – zakup towarów od firm posiadających siedzibę na terytorium UE, ale poza Polską,
- wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów – sprzedaż towarów do firm posiadających siedzibę na terytorium UE, ale nie na terytorium RP,
- nieodpłatne przekazanie towarów (poza wyjątkami),
- nieodpłatne świadczenie usług (poza wyjątkami).
Podatek VAT nalicza producent, sprzedawca, pośrednik, ale finalnie jest on przerzucony na ostatecznego odbiorcę, którym może być firma, konsument czy podmiot administracji państwowej i pozapaństwowej.
Podatek VAT jest doliczany do wartości zbywanych towarów lub usług w przypadku, gdy:
- sprzedawca jest zarejestrowanym – czynnym podatnikiem VAT albo
- sprzedawca jest podatnikiem zwolnionym z VAT, ale rozpocznie sprzedaż towarów lub usług objętych obowiązkiem opodatkowania podatkiem VAT.
Doliczony podatek VAT do wartości sprzedawanych towarów lub usług można odnaleźć na wystawianych przez sprzedawców fakturach a otrzymanych (przekazanych) przez nabywców tych towarów lub usług. Podatek VAT stanowi główne źródło dochodu budżetu państwa.
Rozliczenie podatku VAT jest szeroko monitorowane przez administrację skarbową poprzez m.in. ewidencję JPK_V7X, pliki JPK_FA, Krajowy System e-Faktur czy czynności sprawdzające, kontrole podatkowe i poprzez inne dostępne narzędzia administracyjne i sądowe.
Czym jest i jak funkcjonuje podatek VAT naliczony
Powyżej krótko omówiono funkcjonowanie podatku VAT, ale tzw. należnego, a więc podatku VAT do zapłaty, który jest doliczany do wartości sprzedawanych towarów lub usług. W tym miejscu powstaje jednak inne pytanie. Czy obok podatku VAT należnego, a więc do zapłaty występuje inny podatek VAT?
Nie występuje.
Należy podkreślić, iż podatek VAT to podatek VAT należny do zapłaty. Innego nie ma.
| Podatek VAT należny wynika ze sprzedaży towarów lub usług | -> | Występuje (jest doliczany) przy sprzedaży towarów lub usług przez czynnego podatnika VAT według stawki VAT właściwej dla danego towaru lub usługi |
Natomiast niektórzy podatnicy dokonujący zakupów na cele działalności (czynni podatnicy VAT) mają prawo dokonać odliczenia, obniżenia wartości podatku VAT należnego (wynikającego z dokonanej przez nich sprzedaży) o sumę podatku VAT z otrzymanych faktur za dokonane zakupy. Jednakże tylko wtedy, kiedy przeznaczają zakupione towary lub usługi na cele prowadzonej działalności i jednocześnie na sprzedaż podlegającą opodatkowaniu VAT (albo sprzedaż mieszaną, wtedy odliczenie VAT następuje w części).
Podatek VAT wykazany na fakturze sprzedaży staje się dla nabywcy podatkiem VAT naliczonym, o który może obniżyć swój podatek VAT należny wynikający z własnej sprzedaży towarów lub usług.
| Podatek VAT naliczony wynika z otrzymanych faktur za zakup towarów lub usług | -> | Występuje przy zakupie towarów lub usług przez podatnika prowadzącego działalność |
Poniżej zobrazowano funkcjonowanie podatku VAT należnego i naliczonego u przedsiębiorcy będącego czynnym podatnikiem VAT.
| Wystawione faktury dokumentujące dokonaną sprzedaż towarów lub usług | <- | Przedsiębiorca czynny podatnik VAT | -> | Otrzymane faktury dokumentujące zakup towarów lub usług |
| Podatek VAT należny | minus | Podatek VAT naliczony | ||
W tym miejscu warto zadać sobie pytanie – co się dzieje, gdy podatnik w toku prowadzonej działalności dokona w jednym lub w wielu okresach rozliczeniowych więcej zakupów aniżeli sprzedaży i odwrotnie.
Podatek VAT z zakupów towarów lub usług | > | Podatek VAT ze sprzedaży towarów lub usług | = | Nadwyżka podatku VAT naliczonego nad należnym | Zwrot podatku VAT lub wykorzystanie w kolejnym okresie rozliczeniowym |
Podatek VAT naliczony | < | Podatek VAT należny | = | Nadwyżka podatku VAT należnego nad naliczonym | Podatek VAT do zapłaty |
Nie każdy podatnik może odliczyć podatek VAT należny wynikający z wystawionych przez siebie faktur sprzedaży o podatek VAT naliczony wynikający z otrzymanych faktur zakupu.
Nie każdy podatnik prowadzący działalność ma prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z otrzymanych faktur
W nawiązaniu do art. 86 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775) prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, a więc prawo do obniżenia podatku VAT należnego do zapłaty o podatek VAT z faktur kosztowych ma czynny, zarejestrowany podatnik VAT, który:
- przeznacza nabyte towary lub usługi na sprzedaż, która jest opodatkowana VAT (nie jest zwolniona z VAT w całości podmiotowo lub przedmiotowo) w prowadzonej działalności, oraz
- nie wykorzystuje ich w żaden sposób prywatnie (poza wyjątkami w postaci użytkowania mieszanego samochodów osobowych).
Autor:
Krzysztof Ulicki
Źródła:
Ustawa z dnia 29.08.1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111).
Ustawa z dnia 6.03.2018 r. Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2024 r. poz. 236).
