Rachunek zysków i strat jako element sprawozdania finansowego

Rachunek zysków i strat to jeden z obligatoryjnych dokumentów kompletnego sprawozdania finansowego. Pokazuje on nie tylko osiągnięty wynik finansowy czy poniesioną stratę, ale pełni rolę sprawozdawczą, weryfikacyjną oraz uzgodnieniową.

Czym w ogóle jest rachunek zysków i strat? Kto powinien go sporządzać i kiedy? Co składa się na pozycje rachunku zysków i strat i o czym one informują?

Obowiązkowe elementy składowe podmiotów prowadzących księgi rachunkowe

Podmiot, który jest zobligowany lub dobrowolnie prowadzi księgi rachunkowe musi wykonywać szereg ustawowych obowiązków wyszczególnionych w ustawie z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 zwanej dalej ustawą o rachunkowości).

Przedstawiono je w poniższej tabeli.

Rachunek zysków i strat elementem sprawozdania finansowego

W nawiązaniu do art. 45 ust. 2 ustawy o rachunkowości  sprawozdanie finansowe jednostki prowadzącej księgi rachunkowe składa się z kilku elementów składkowych.

Rachunek zysków i strat podobnie jak bilans jest nieodłącznym i obligatoryjnym elementem składowym każdego sprawozdania finansowego. Jest jedną z najważniejszych części każdego sprawozdania finansowego. Przy tym nie ma znaczenia czy jednostka prowadzi księgi rachunkowe dobrowolnie czy obligatoryjnie. Należy w tym momencie wspomnieć także o dodatkowych elementach sprawozdania finansowego, które sporządzają już tylko niektóre jednostki.

Co to jest rachunek zysków i strat i jakie są jego zadania

Rachunek zysków i strat to zestawienie tzw. stanów końcowych kont wynikowych (sald wynikających z tych kont po ich zamknięciu), ułożone tematycznie zgodnie ze wzorcami zawartymi w ustawie o rachunkowości. Rachunek zysków i strat sporządzany więc jest na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych. Wykaz tych dni przedstawiono w dalszej części publikacji.

Rachunek zysków i strat to informacja dla przedsiębiorcy, kontrahentów, urzędu skarbowego, ZUS, GUS, banków, leasingodawców i całej masy innych podmiotów o uzyskiwanych przychodach i poniesionych przez przedsiębiorcę kosztach.

Rachunek zysków i strat w dużym uproszczeniu to skondensowana, zsumowana informacja o przychodach ze sprzedaży produktów, towarów (także tych, które nie zostały jeszcze zbyte – zmiana stanu produktów) a także kosztach sprzedaży tych produktów, towarów (amortyzacja, usługi obce, wynagrodzenia i ZUS, materiały, media, podatki i opłaty, pozostałe koszty) oraz przychodach i kosztach finansowych i podatku dochodowym jak i obowiązkowych obciążeniach wyniku finansowego.

Rachunek zysków i strat informuje o:

• wysokości przychodów ze sprzedaży towarów, materiałów, wyrobów gotowych, usług,
• wysokości kosztów działalności gospodarczej (wynik informacji zależy od stosowanego wariantu rachunku zysków i strat),
• średniej, rocznej rentowności sprzedaży,
• wysokości przychodów z pozostałej sprzedaży np. zysk ze zbycia środków trwałych, otrzymanie dotacji, zwrot składek ZUS, przedawnione zobowiązania, zmiany w wartościach środków trwałych, otrzymane odszkodowania czy kary, różnice groszowe przy przeksięgowaniach VAT, wiele innych
• wysokości pozostałych kosztów operacyjnych np. stracie ze zbycia środków trwałych, podatek VAT niepodlegający odliczeniu, zmiany w wartościach środków trwałych, zapłacone odszkodowania czy kary, różnice groszowe przy przeksięgowaniach VAT, koszty sądowe i egzekucyjne, wiele innych
• wysokości przychodów finansowych np. z tytułu różnic kursowych, otrzymanej dywidendy, z otrzymanych odsetek, zysk ze sprzedaży instrumentów finansowych, inne, zmiany w wartości aktywów finansowych, wiele innych
• wysokości kosztów finansowych np. z tytułu różnic kursowych, zapłaconych odsetek, straty ze sprzedaży instrumentów finansowych, zmiany w wartości aktywów finansowych, wiele innych
• wysokości zysku brutto, a więc przed i po opodatkowaniu podatkiem dochodowym (zysku netto) albo o wysokości poniesionej stracie,
• wysokości innych obowiązkowych obciążeniach wyniku finansowego.

Zadaniem rachunku zysków i strat jest dostarczenie informacji o rocznych wysokościach powyżej wymienionych kategorii, a więc osiąganych przychodach i kosztach z działalności operacyjnej, pozostałej oraz finansowej np. w sytuacji:

1. wewnętrznej kontroli przedsiębiorcy,
2. oceny wiarygodności dokonywanej przez kontrahentów,
3. ubiegania się o kredyt, leasing,
4. analizy i kontroli dokonywanej przez organy podatkowe, organy kontroli podatkowej,
5. zmiany formy prawnej,
6. momentu przed przekształceniem, restrukturyzacją podmiotu,
7. momentu przed połączeniem podmiotów,
8. dla celów analizy dokonywanej przez akcjonariuszy, udziałowców, podmioty powiązane,
9. innej.

Terminy zamknięcia i otwarcia ksiąg rachunkowych i sporządzenia sprawozdania finansowego

Sprawozdanie finansowe (w tym także rachunek zysków i strat) sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych. Należy zaznaczyć, iż jednostka nie jest zobligowana do zamknięcia ksiąg rachunkowych a więc sporządzania sprawozdania finansowego w przypadku przekształcenia spółki osobowej oraz spółki cywilnej w inną spółkę osobową, a także spółki kapitałowej w inną spółkę kapitałową albo połączenia jednostek, gdy w myśl ustawy o rachunkowości rozliczenie połączenia następuje metodą łączenia udziałów i nie powoduje powstania nowej jednostki. Ustawowe dni zamknięcia ksiąg rachunkowych, ale dni otwarcia ksiąg zaprezentowano w poniższej tabeli.

Co zawiera rachunek zysków i strat

Rachunek zysków i strat zawiera uporządkowane tematycznie w podziale na ustawowe główne punkty i podpunkty – zestawienie sald zamknięcia kont księgowych. Niezwykle ważną rzeczą jest to, iż rachunek zysków i strat jest sporządzany odrębnie na każdy kolejny rok obrotowy. Oznacza to, że w przeciwieństwie do bilansu nie są przenoszone salda poszczególnych pozycji rachunku zysków i strat.

W każdym roku obrotowym zamykane zostają konta wynikowe a ich salda końcowe zostają przenoszone na wynik finansowy i do odpowiednich rubryk rachunku zysków i strat. Bez znaczenia w tym wypadku pozostaje fakt kontynuowania przez jednostkę działalności czy też nie.

Rachunek zysków i strat podobnie jak bilans obejmuje dane finansowe za poprzedni rok obrotowy oraz rok go poprzedzający. Rachunek zysków i strat można sporządzić także dobrowolnie na inny dzień od wyżej wskazanych.

Należy w tym miejscu zaznaczyć, iż rachunek zysków i strat to informacja o wysokościach przychodów i kosztów oraz wyniku finansowym na ostatni dzień roku obrotowego, a więc jest to wynik operacji gospodarczych na kontach wynikowych, jakie nastąpiły w ciągu roku obrotowego. W trakcie roku obrotowego występuje przecież wiele operacji gospodarczych (transakcji zakupu, sprzedaży, operacji zapłat, wpłat, różnego rodzaju korekt, wystąpienia pewnych zjawisk, wystąpienia różnych innych okoliczności np. zniszczenie środka trwałego na skutek powodzi itd.).

Rachunek zysków i strat pokazuje, zatem końcowy skutek wszystkich operacji gospodarczych, które miały miejsce, ale tylko w jednym konkretnym roku obrotowym w poprzednim i jeszcze poprzednim) a więc dane za okres zamknięty. Warto wspomnieć, iż w zależności od typu i wielkości jednostki rachunek zysków i strat może zawierać rozszerzone niektóre pozycje a inne z kolei mogą być bardziej uproszczone.

Warto przedstawić jeszcze jedno zestawienie.

Warto teraz zaznajomić się, co oznaczają poszczególne pozycje rachunku zysków i strat.

Dwa warianty rachunku zysków i strat

Rachunek zysków i strat ma określony wzór. To, jaki wzór jednostka powinna zastosować określa ustawa o rachunkowości w swoich załącznikach od nr 1 do 6. Wszystko zależy od rodzaju i wielkości jednostki m.in. od formy prawnej, przedmiotu działalności, wielkości rocznych obrotów, rocznego zatrudnienia, rocznej sumy aktywów, pasywów, od pozostałych warunków.

Przykładowo z innego niż większość jednostek wzoru rachunku zysków i strat korzystają zakłady ubezpieczeń, z innego banki a jeszcze z innego jednostki mikro, jednostki małe, jednostki inne niż mikro i małe.

Jeden z najczęściej stosowanych wzorów rachunku zysków i strat jest przedstawiony w załączniku nr 1 do ustawy o rachunkowości.

Rachunek zysków i strat występuje w wersji kalkulacyjnej i porównawczej. Na główne kategorie rachunku zysków i strat w wersji porównawczej oraz kalkulacyjnej wchodzą:

Jednostki, które stosują tylko zespół kont „4” i „7” a więc ewidencjonują koszty działalności operacyjnej w ujęciu rocznym bez podziału na miejsca ich powstawania stosują rachunek zysków i strat w wersji porównawczej.

Natomiast jednostki, które stosują zespół kont „4, 5” i „7” a więc ewidencjonują koszty w ujęciu rocznym według miejsc ich powstawania mogą stosować rachunek zysków i strat w wersji kalkulacyjnej albo porównawczej

Różnice pomiędzy tymi wariantami polegają właśnie na sposobie rozliczania kosztów.

Rachunek zysków i strat w wersji kalkulacyjnej umożliwia ujęcie kosztów według miejsc ich powstania, czyli koszty powstałe np. na magazynie, w dziale produkcyjnym, w dziale administracji. To jednak nie wszystko ta wersja rachunku zysków i strat informuje o wysokości kosztów sprzedaży w ogólnym podziale na:

• ogólne koszty sprzedaży,
• koszty wytworzonych produktów i towarów.

I ponownie w tych kategoriach kosztowych na kontach zespołu „5” ewidencjonowane są koszty w miejscu, w którym powstały.

Rachunek zysków i strat w wersji porównawczej umożliwia rozliczenie kosztów według ich w ogólnym ujęciu rocznym.

Nie jest wskazane miejsce, gdzie te koszty powstały a są wymienione rodzaje tych kosztów takie jak:

1. amortyzacja,
2. zużycie materiałów i energii (mediów),
3. usługi obce,
4. podatki i opłaty,
5. wynagrodzenia,
6. ZUS,
7. pozostałe koszty.

W tym wariancie rachunku zysków i strat występuje dodatkowo pozycja kosztu wytworzenia produktów na własne potrzeby jednostki.

Natomiast pozostałe pozycje są takie same.

Rachunek zysków i strat w wersji kalkulacyjnej stosują najczęściej firmy produkcyjne i większe podmioty, które muszą znać miejsca generowania poszczególnych rodzajów kosztów.

Rachunek zysków i strat w wersji porównawczej stosują mniejsze jednostki, którym wystarczy informacja o rocznej wysokości poszczególnych rodzajów kosztów działalności operacyjnej.

Wzór rachunku zysków i strat według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości (dla jednostki innej niż mikro i mała) w wersji porównawczej oraz kalkulacyjnej przedstawiono poniżej (pozycje rachunku zysków i strat).

https://druki.gofin.pl/podglad/dzial/134/druk/992/wersja/4907

https://druki.gofin.pl/podglad/dzial/134/druk/991/wersja/4906

Autor:

Krzysztof Ulicki

Źródła:

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120) [z dnia 12.05.2025].

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163) [z dnia 12.05.2025].

Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 2805) [z dnia 12.05.2025].

Ustawa z dnia 15.09.2000 r. Kodeks spółek handlowych (Dz. U. z 2024 r. poz. 18) [z dnia 12.05.2025].

Ustawa z dnia 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2024 r. poz. 1061) [z dnia 12.05.2025].

KOMUNIKAT MINISTRA FINANSÓW z dnia 27 grudnia 2018 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia aktualizacji Krajowego Standardu Rachunkowości Nr 7 „Zmiany zasad (polityki) rachunkowości, wartości szacunkowych, poprawianie błędów, zdarzenia następujące po dniu Rachunek zysków i stratowym – ujęcie i prezentacja” [z dnia 12.05.2025].

KOMUNIKAT MINISTRA ROZWOJU FINANSÓW z dnia 4 stycznia 2018 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia aktualizacji Krajowego Standardu Rachunkowości Nr 9 „Sprawozdanie z działalności” [z dnia 12.05.2025].

KOMUNIKAT MINISTRA ROZWOJU FINANSÓW z dnia 28 lipca 2021 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia aktualizacji Krajowego Standardu Rachunkowości Nr 14 „Kontynuacja działalności oraz rachunkowość jednostek przy braku kontynuowania działalności” [z dnia 12.05.2025].