Usługa e-Doręczenia zbliża się wielkimi krokami. Warto zatem zweryfikować ostateczne terminy obowiązkowego jej stosowania przez różne podmioty.
Co oznacza termin e-Doręczenia
Termin e-Doręczenia oznacza usługę udostępnianą przez publiczne i niepubliczne podmioty (zarejestrowane w ewidencji prowadzonej przez Ministra Cyfryzacji) za pomocą, której przedsiębiorcy, ale także osoby niebędące przedsiębiorcami będą komunikować się z administracją państwową.
Komunikacja ta będzie odpowiednikiem listów poleconych (z funkcją potwierdzenia nadania i odbioru). Usługa e-Doręczenia jest, więc publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego na adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych.
Póki co e-Doręczenia stopniowo zastępują poszczególne płaszczyzny skrzynki e-PUAP. Docelowo mają całkowicie je zastąpić.
Kto jest i będzie zobowiązany z korzystania z usługi z e-Doręczeń
Posiadanie adresu do e-Doręczeń (rejestracja do usługi e-Doręczenia) jest obowiązkowe dla:
- adwokata wykonującego zawód;
- radcy prawnego wykonującego zawód;
- doradcy podatkowego wykonującego zawód;
- doradcy restrukturyzacyjnego wykonującego zawód;
- rzecznika patentowego wykonującego zawód;
- notariusza wykonującego zawód;
- podmiotu niepublicznego wpisanego do rejestru przedsiębiorców KRS;
- podmiotu niepublicznego wpisanego do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).
Obowiązek rejestracji do e-Doręczeń nie dotyczy osób w przypadkach niewykonywania zawodu, zawieszenia prawa do wykonywania zawodu, zawieszenia w czynnościach zawodowych, zawieszenia w czynnościach służbowych, zawieszenia stosunku pracy lub zawieszenia praw wynikających z licencji.
Nie w każdej sytuacji możliwe będzie skorzystanie z e-Doręczeń
Zgodnie z tym, co mówi art. 6 ustawy z dnia 18.11.2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1045) z usługi e-Doręczeń nie można skorzystać w poniżej przedstawionych przypadkach.
| Okoliczności, w których nie można skorzystać z e-Doręczeń | |
| Lp. | Określenie sytuacji |
| 1. | Podmiot wnosi o doręczenie oryginału dokumentu sporządzonego pierwotnie w postaci papierowej |
| 2. | Przepisy odrębne przewidują możliwość dokonywania doręczeń z wykorzystaniem także sposobów innych niż publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publiczna usługa hybrydowa, w szczególności przy pomocy swoich pracowników, a nadawca w konkretnych okolicznościach uzna inny sposób doręczenia za bardziej efektywny |
| 3. | Brak możliwości sporządzenia i przekazania dokumentu w postaci elektronicznej wynikający z przepisów odrębnych |
| 4. | Brak możliwości wykorzystania publicznej usługi hybrydowej (usługa pocztowa świadczona przez operatora wyznaczonego, jeżeli nadawcą przesyłki listowej jest podmiot publiczny) wynikający z przepisów odrębnych |
| 5. | Konieczność doręczenia niepodlegającego przekształceniu dokumentu utrwalonego w postaci innej niż elektroniczna lub rzeczy |
| 6. | Ważny interes publiczny, w szczególności bezpieczeństwo państwa, obronność lub porządek publiczny |
| 7. | Ograniczenia techniczno-organizacyjne wynikające z objętości korespondencji oraz inne przyczyny mające charakter techniczny |
Słowo o działaniu usługi e-Doręczenia
Należałoby zacząć od tego, że rozpoczęcie korzystania z usługi e-Doręczeń należy poprzedzić rejestracją do tej usługi (rejestracją adresu) realizowaną przez portal Biznes.gov.pl (podmioty wpisane do KRS jak i CEIDG).
Rejestracja adresu do doręczeń elektronicznych do bazy adresów elektronicznych jest równoznaczna z żądaniem doręczania korespondencji przez podmioty publiczne na ten adres. Każdy zarejestrowany podmiot będzie posiadał (lub już posiada) swój unikatowy adres elektroniczny w usłudze e-Doręczenia, który będzie widoczny w ewidencji CEIDG albo w ewidencji KRS w zależności od tego, który rejestr działalności jest właściwy dla danego podmiotu.
Podmiot, który dokona rejestracji od usługi e-Doręczenia otrzyma lub już otrzymał dostęp do systemu (do skrzynki pocztowej), w którym będzie mógł odbierać i wysyłać elektroniczną korespondencję. Każda wysyłka i odbiór poczty w usłudze e-Doręczenia jest rejestrowany.
Dostęp do usługi e-Doręczenia jest możliwy 7 dni w tygodniu przez 24 godziny na dobę (oczywiście poza okresem dokonywania konserwacji lub napraw w systemie).
Od kiedy obowiązkowe e-Doręczenia
Wiele podmiotów publicznych dokonało już rejestracji do korzystania z usługi e-Doręczeń z uwagi na to, iż termin obowiązkowej ich rejestracji przypadał na 1 stycznia 2025r. Chodzi tu m.in. o:
- Podmioty niepubliczne mające wpis w KRS
- NFZ, ZUS, KRUS, organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy
- Organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy, zawody zaufania publicznego
- Podmiot, który uzyskał wpis do KRS przed 5 lipca 2022 r
- Podmioty, które uzyskają wpis do KRS po 5 lipca 2022 r.
- Uczelnie wyższe, PAN
- Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki.
A jak kwestia obowiązkowej rejestracji do usługi e-Doręczeń wygląda w przypadku niektórych wolnych zawodów? Osoby fizyczne, które wykonują niektóre zawody miały także obowiązek rejestracji do usługi e-Doręczenia do dnia 1 stycznia 2025r. Są to zawody takie jak: adwokat, radca prawny, doradca podatkowy, doradca restrukturyzacyjny, rzecznik patentowy, notariusz.
Co natomiast z przedsiębiorcami występującymi w CEIDG?
| Obowiązek rejestracji do usługi e-Doręczenia u przedsiębiorców, dla których właściwą ewidencją działalności jest CEIDG | |
| Sytuacja przedsiębiorcy | Termin obowiązkowej rejestracji do usługi e-Doręczeń |
| Przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG do dnia 31 grudnia 2024r. | 1 października 2026r. |
| Przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG do dnia 31 grudnia 2024r., którzy po dniu 30 czerwca 2026r. dokonali aktualizacji danych dot. działalności w CEIDG | W dniu dokonywania aktualizacji CEIDG |
| Przedsiębiorcy, którzy zarejestrowali działalność w CEIDG nie wcześniej niż od dnia 1 stycznia 2025r. | W dniu rejestracji działalności poprzez CEIDG |
Przedsiębiorcy, którzy zarejestrowali działalności w CEIDG do dnia 31 grudnia 2024r. rejestrują się do usługi e-Doręczenia tylko elektronicznie za pomocą linku à https://www.biznes.gov.pl/pl/e-uslugi/00_0709_00
Nowi przedsiębiorcy i pozostali, którzy odpowiednio:
- dokonują rejestracji działalności po dniu 31 grudnia 2024r. albo
- po dniu 30 czerwca 2025r. dokonują zmian we wpisie dotyczącym działalności w CEIDG.
– obowiązkowej rejestracji do usługi e-Doręczeń dokonują poprzez rejestrację albo zmianę wpisu w działalności gospodarczej (bez wchodzenia w powyższy link).
A przedsiębiorcy, dla których właściwym rejestrem działalności jest KRS?
| Obowiązek rejestracji do usługi e-Doręczenia u przedsiębiorców, dla których właściwą ewidencją działalności jest KRS | |
| Sytuacja przedsiębiorcy | Termin obowiązkowej rejestracji do usługi e-Doręczeń |
| Przedsiębiorcy, którzy zarejestrowali działalność w KRS do dnia 31 grudnia 2024r. | Od 1 kwietnia 2025r. |
| Przedsiębiorcy, którzy zarejestrowali działalność w KRS od dnia 1 stycznia 2025r. | Od 1 stycznia 2025r. |
Przedsiębiorcy, dla których właściwym rejestrem działalności jest KRS dokonują obowiązkowej rejestracji do usługi e-Doręczeń:
- w przypadku nowych przedsiębiorców (rejestracja działalności od dnia 1 stycznia 2025r.) za pomocą wniosku o rejestrację działalności przy pomocy Portalu Rejestrów Sądowych albo portalu S24
- w przypadku przedsiębiorców, którzy zarejestrowali działalność przed dniem 1 stycznia 2025r. przy pomocy Portalu Rejestrów Sądowych albo portalu S24 albo narzędzia służącego wyłącznie do zakładania skrzynki e-Doręczenia.
– obowiązkowej rejestracji do usługi e-Doręczeń dokonują poprzez rejestrację albo zmianę wpisu w działalności gospodarczej (bez wchodzenia w powyższy link).
Na koniec warto jeszcze wspomnieć o tym, iż na poniżej podatnej stronie dostępna jest ogólna wyszukiwarka podmiotów, które dokonały już rejestracji do usługi e-Doręczenia.
Wyszukiwarka podmiotów z aktywną usługą e-Doręczenia.
Dostęp do usługi e-Doręczenia jest możliwy 7 dni w tygodniu przez 24 godziny na dobę (oczywiście poza okresem dokonywania konserwacji lub napraw w systemie).
Autor:
Krzysztof Ulicki
Źródła:
Ustawa z dnia 21 listopada 2024 r. o zmianie ustawy o doręczeniach elektronicznych
Ustawa z dnia 18.11.2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1045)
