Jak na gruncie przepisów podatkowych należy ocenić możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na zakup specjalistycznej odzieży ochronnej do jazdy motocyklem przez przedsiębiorcę wykorzystującego motocykl w prowadzonej działalności gospodarczej?
Wydatki stanowiące koszty uzyskania przychodu
W art. 22 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 592) zwanej dalej ustawą o PDOF ustawodawca określa, iż wydatki ponoszone przez przedsiębiorcę na cele prowadzenia działalności gospodarczej będą uznane za koszty uzyskania przychodów tylko, gdy będą spełniać poniższe warunki:
- muszą być poniesione na cele prowadzonej działalności gospodarczej,
- muszą być ostateczne, czyli faktycznie poniesione przez przedsiębiorcę,
- musi istnieć związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy wydatkiem a przychodem,
- powinny być poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
- nie znajdują się w ustawowym katalogu wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów,
- muszą być właściwie udokumentowane.
Powyższe warunki muszą być spełnione łącznie, aby dany wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów.
| UWAGA! Wydatek, którego poniesienie na cele firmowe jest uzasadnione stanowi koszt uzyskania przychodu a co za tym idzie obniża wysokość podatku dochodowego (zaliczki na podatek dochodowy). Wydatek nieuznany za koszt uzyskania przychodu nie obniża wysokości ani zaliczki na podatek dochodowy ani podatku dochodowego. Pozostaje, więc bez wpływu na wysokość podatku dochodowego (zaliczki). |
Wydatki na specjalistyczną odzież ochronną do jazdy motocyklem
Wśród różnego rodzaju wydatków, które ponoszą przedsiębiorcy występują także i takie, które nie są częstym przypadkiem w działalności gospodarczej. Jednym z takich wydatków jest odzież ochronna na motocykl stanowiący pojazd firmowy w działalności (użytek tylko na cele działalności albo użytek mieszany). Mowa tu o wydatkach na specjalistyczną odzież ochronną tj. kask motocyklowy, kurtka motocyklowa, spodnie motocyklowe oraz specjalistyczne buty motocyklowe dokonanych po zakupie motocykla.
Czy wydatki te będą stanowiły koszt uzyskania przychodów w działalności gospodarczej?
Po pierwsze wydatki te muszą mieć bezpośredni związek z osiąganymi przychodami. Jak powszechnie wiadomo kierowca motocykla ma obowiązek stosować odzież ochronną podczas jazdy. Wynika to z art. 40 ust. 1 ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. – Prawo o ruchu drogowym (Dz. U. z 2024 r. poz. 1251). Jest tam wprawdzie mowa o kasku, jednakże trudno sobie wyobrazić prowadzenie motocykla bez pozostałych elementów odzieży ochronnej. Stanowi ona, zatem o bezpieczeństwie i legalności poruszania się motocyklem na terytorium RP.
Co więcej odzież ochronna zabezpiecza zdrowie przedsiębiorcy w razie kolizji a zatem bezpośrednio zabezpiecza źródło przychodów z działalności. Po drugie nabytą, specjalistyczną odzież ochronną (każdy element tej odzieży) przedsiębiorca powinien trwale oznakować logo nazwą firmy. Oznakowanie to winno znajdować się w widocznym miejscu, aby bez problemu można było je dostrzec.
Warto pamiętać, iż logo firmy to także reklama tej firmy, jej działalności. Identyfikowalność loga firmy zawsze przynosi profity.
Po trzecie należy pamiętać, aby zakup specjalistycznej odzieży ochronnej rzeczy był potwierdzony dokumentem sprzedaży np. fakturą, rachunkiem (warunek prawidłowego udokumentowania wydatków). Motocykl jak i wydatki jego dotyczące (w tym specjalna odzież) przyczyniają się z pewnością do sprawnego i szybkiego poruszania po miastach. Pozwalają ominąć korki, dotrzeć do klientów na czas nawet, gdy ich położenie jest rozsiane po całym mieście.
Należy zaznaczyć, iż charakter wielu usług świadczonych przez firmy wymaga osobistych spotkań z klientami w różnych częściach miasta, ale również poza miastem zamieszkania. W dużych i średnich miastach (ale nie tylko) występuje znaczne natężenie ruchu a w godzinach szczytu niemożliwe jest przedostać się sprawnie samochodem z jednego odległego punktu miasta do drugiego.
Przykładem wydatków dotyczących specjalistycznej odzieży ochronnej może być kask motocyklowy, kurtka motocyklowa, spodnie motocyklowe, specjalistyczne buty motocyklowe.
Wydatki na specjalistyczną odzież ochronną do jazdy motocyklem oczami fiskusa
Przypadek zakupu specjalistycznej odzieży ochronnej do jazdy motocyklem był wielokrotnie poruszany w wydanych interpretacjach indywidualnych.
Aktualne stanowiska fiskusa są dla przedsiębiorców pozytywne, czyli pozwalają ująć w kosztach uzyskania przychodów ww. wydatki oczywiście, jeżeli faktycznie przyczyniają się do osiągania lub zabezpieczenia przychodów.
Przykładem takiego stanowiska jest interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 30.04.2026r. o sygn. 0112-KDIL2-2.4011.300.2026.2.KP. W interpretacji tej Dyrektor uznaje, że „(…) Z informacji przedstawionych we wniosku wynika, że prowadzi Pan działalność gospodarczą w zakresie doradztwa finansowego oraz kredytowego.
Z uwagi na charakter świadczonych usług musi Pan często odbywać spotkania z klientami w różnych częściach miasta oraz poza miastem zamieszkania. Ze względu na duże natężenie ruchu drogowego oraz trudności z zaparkowaniem samochodem w celu optymalizacji czasu pracy i zwiększenia efektywności planuje Pan zakupić motocykl, który zostanie wprowadzony do ewidencji środków trwałych.
W związku z użytkowaniem motocykla jako pojazdu firmowego, zamierza Pan zakupić specjalistyczną odzież ochronną, tj. kask motocyklowy, kurtkę motocyklową, spodnie motocyklowe oraz specjalistyczne buty motocyklowe. Każdy z elementów specjalistycznej odzieży ochronnej będzie odrębnie, w sposób trwały i widoczny oznaczony logo Pana firmy (np. przez niezmywalny nadruk, trwałe naszycie lub wytłoczenie). Odzież ochronna zabezpiecza Pana zdrowie w razie kolizji. Motocykl (a w konsekwencji odzież umożliwiająca bezpieczne i legalne poruszanie się nim) jest niezbędny do sprawnego i szybkiego przemieszczania się do klientów z pominięciem zatorów drogowych, co pozwala na odbycie większej liczby spotkań biznesowych i zwiększenie przychodów. Odzież ta dodatkowo chroni Pana ubiór biznesowy (garnitur), który jest wymagany podczas spotkań doradczych.
Dzięki trwałemu oznakowaniu (logo/nazwa firmy), w trakcie przejazdów do klientów odzież pełni funkcję nośnika reklamowego i marketingowego, budując rozpoznawalność marki na rynku, co bezpośrednio przyczynia się do pozyskiwania nowych zleceń. Wydatki na zakup wymienionej odzieży zostaną odpowiednio udokumentowane dla celów prowadzonej działalności gospodarczej. Dokumentację będą stanowić faktury VAT wystawione na dane Pana firmy.
Aby wydatki poniesione na zakup specjalistycznej odzieży ochronnej, tj. kask motocyklowy, kurtkę motocyklową, spodnie motocyklowe oraz specjalistyczne buty motocyklowe, można było uznać za koszty uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, ubiór motocyklisty musi spełniać określone wymogi.
Wnioskodawca musi wykazać związek przyczynowo-skutkowy lub przedstawić rzeczowe argumenty wskazujące na celowość i racjonalność poniesionych wydatków z punktu widzenia uzyskiwania przychodów z działalności gospodarczej, czy też zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów.
Wydatki powyższe nie mogą również zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Ponadto elementy specjalistycznej odzieży ochronnej muszą być zakupione wyłącznie na potrzeby wykonywanej działalności gospodarczej.
Zatem, aby poniesione wydatki na wskazane we wniosku elementy specjalistycznej odzieży ochronnej, tj. kask motocyklowy, kurtkę motocyklową, spodnie motocyklowe oraz specjalistyczne buty motocyklowe, mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, nie mogą być one wykorzystywane w celach prywatnych. To oznacza, że muszą utracić charakter odzieży osobistej.
Zakupione rzeczy będą oznaczone w sposób trwały logo Pana firmy. Jeżeli zatem w istocie specjalistyczna odzież ochronna będzie w sposób trwały oznaczona w widocznym miejscu logo Pana firmy i zostanie zakupiona wyłącznie na potrzeby wykonywanej działalności gospodarczej, to oznacza, że odzież ta nie będzie miała charakteru osobistego.
Zatem stwierdzam, że o ile spełnione zostaną powyższe warunki, to wydatki na zakup specjalistycznej odzieży ochronnej, tj. kasku motocyklowego, kurtki motocyklowej, spodni motocyklowych oraz specjalistycznych butów motocyklowych, opatrzonej w sposób trwały i widoczny cechami charakterystycznymi dla Pana firmy (nazwa firmy), mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej przez Pana działalności gospodarczej. (…).
Potwierdzają to także inne stanowiska fiskusa jak np. interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 31.10.2023r. o sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.525.2023.4.RK.
Autor:
Krzysztof Ulicki
Źródła:
Ustawa z dnia 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2026 r. poz. 795).
Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 592).
Ustawa z dnia 29.08.1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2026 r. poz. 622).
Ustawa z dnia 20.06.1997 r. – Prawo o ruchu drogowym (Dz. U. z 2024 r. poz. 1251).
